Full Circle Magazine FR

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**Research coordinators would like to believe they are organized. However, after working with a project manager, I quickly realized how poorly organized my research projects are run. Thus my need for a digital project planner. The research activities can be boiled down to three distinct phases: organization, collecting, and post study research. I use Calligra-plan (C-P) in each of these phases. Let’s do a quick touch-base on the life cycle of a research project.

In the organization phase, the investigator develops a plausible research question and will look for grant funding to answer the question. Most of my projects are fully funded by the university. This is called internal funding. Yet I have been assigned to a research project that was funded externally. An external fund is when the government or outside organization offers to pay the cost of research. Once the funding is procured, the research study begins. It is extremely important on externally funded research to track all costs incurred on the research project. This is a caveat for external funds. The investigator will contact me and I begin to lay out all of the tasks for the research project’s life. **

Les coordonnateurs de recherches aimeraient croire qu'ils sont bien organisés. Cependant, ayant travaillé avec un chef de projet, je me suis vite rendu compte de la mauvaise organisation de mes projets de recherches. J'avais besoin donc d'un planificateur de projet numérique. Les activités de recherche peuvent se réduire à trois phases différentes : l'organisation, la collecte de données et les recherches faites après l'étude. J'utilise Calligra-plan (C-P) dans chacune de ces étapes. Voici un bref aperçu du cycle de vie d'un projet de recherche.

Lors de la phase d'organisation, l'enquêteur définit une sujet de recherche vraisemblable et cherchera des subventions pour pouvoir solutionner le problème posé. La plupart de mes projets sont financés entièrement par l'université, c'est ce qui s'appelle le financement interne. Et pourtant, on m'a assigné un projet de recherche à financement externe. C'est une subvention externe quand le gouvernement ou une organisation autre qu'universitaire propose de payer le coût des recherches. Une fois le financement assuré, l'étude commence. Quand vous faites des recherches à financement externe, il est extrêmement important de suivre tous les coûts occasionnés par le projet de recherche. C'est un avertissement concernant le financement externe. L'enquêteur me contactera, je commence une énumération de toutes les tâches à accomplir pendant la vie du projet.

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**The first step is write the physical documentation: standard of procedures, subject recruitment practices, data management plan, financial tracking, and study closure. I would have a detailed layout of required staff resources at all levels. A true project manager would be able to perform a cost break analysis of each task associated in the study. I use only a small sliver of the PMBOK principles. PMBOK is the overall code book of project management. I do not have any full projects from start to finish loaded into C-P, but I have a small project listed here. This is simple data-polish task on a project that I have guided for the last 5 years.

I open C-P to get to the main screen. There will be three options for developing a plan. I choose the basic project template for this example.

The user will then be taken to the heart of C-P. It’s here that all of the interconnected principles of project management become exposed. The options I use the most are tasks and Gantt Charts. Tasks are simply the detailed breakdown of the research project; you can think of this as your to-do list. In the easiest of terms, Gantt Charts are a simple timeline bar chart. Let’s move onto setting up the tasks in C-P. If you choose a more complex project management technique, you will have more options. The basic project template autogenerates the task work functions.**

Tout d'abord, il faut écrire la documentation physique : la standardisation des procédures, le recrutement des sujets, un projet de gestion des données, le suivi financier et la clôture de l'étude. J'aurais un plan détaillé des ressources personnelles nécessaires à tous les niveaux. Un vrai gestionnaire de projet serait capable de faire une analyse de rentabilité de chaque tâche comprise dans l'étude. Je n'utilise que quelques-uns des principes PMBOK. PMBOK est un livre global de code de gestion de projet. Je n'ai aucun projet complet, du début jusqu'à la fin, chargé dans C-P, mais j'ai un petit projet listé ici. C'est une tâche simple de polissage des données d'un projet dont je suis le gestionnaire depuis les cinq dernières années.

J'ouvre C-P pour atteindre l'écran principal. Il y aura trois options pour le développement d'un plan. Je choisis le modèle du projet de base pour cet exemple.

L'utilisateur sera alors transporté au cœur de C-P. C'est là que tous les principes interconnectés de la gestion de projet sont révélés. Les options que j'utilise le plus sont les tâches et les diagrammes de Gantt. Les tâches sont tout simplement la répartition détaillée du projet de recherche ; vous pouvez la considérer comme une liste de tâches. Pour parler le plus simplement possible, les diagrammes de Gantt ne sont que des histogrammes chronologiques. Passons au paramétrage des tâches dans C-P. Si vous choisissez une technique plus complexe de gestion de projet, vous aurez d'avantage d'options. Le modèle de base d'un projet auto-génère les fonctions de travail par tâche.

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**The task ribbon bar becomes enabled. I choose the Project Settings option. This is just left of the Add Task icon. As you can see, to the left I have inserted the required information for the fields. This is what I use to document what the project is aiming to complete, and in what timeframe.

After the project settings, I will enter my hand-collated notes into the tasks. This can also be identified as a work breakdown structure. The purpose of this item is to have a granular overview of each step involved in the project. In an ideal world, a project planner, if fully utilized, will allow any research coordinator to pick up and continue the project if fully documented. 

If you right-click on the blank field and click Add Task, this enables a field that can be edited via a right-click. You can then enter the appropriate information that is needed for that task. The resources would be staff. The Documents could be written protocols in that area. The cost would be the staff billing per hour. Description is the overall detailed information for that task. This is the area where I really notate my work load.

I like to think of the tasks settings as an overly detailed outline. The assigned task can be manipulated to be at “sublevels” or primary. As seen below, the task list is easily manipulated for the desired look and intent. The main purpose of the tasks is to illuminate all the work that I will be doing on a particular segment of a study. This helps investigators understand why it takes so long to complete so many aspects of data processing or administrative work. When I am finished, I can export the task as a PDF.**

Le ruban des tâches est activé et je choisis l'option Configuration du projet, qui est à gauche de l'icône Ajouter une tâche. Comme vous pouvez le voir, à gauche j'ai inséré les informations nécessaires dans les champs. C'est ce que j'utilise pour documenter les objectifs du projet et dans quels délais.

Après les paramètres du projet, j'entre mes notes manuscrites dans les tâches. On peut identifier ceci aussi comme une Work Breakdown Structure (WBS - Structure d'éclatement du travail, en français). Son but est de vous donner un aperçu brut de chaque étape du projet. Dans un monde idéal, un planificateur de projet, si utilisé à fond, permettra à n'importe quel coordinateur de recherches de reprendre et de continuer le projet s'il est totalement documenté.

Si vous faites un clic droit sur le champ vierge et cliquez sur Ajouter une tâche, un champ est activé, qui peut être édité par un clic droit. Vous pouvez alors saisir les informations nécessaires pour cette tâche précise. Le personnel serait les Ressources. Les Documents pourraient être des protocoles écrits dans le domaine. Le Coût serait la facturation du personnel par heure. La Description est constituée des informations détaillées nécessaires pour cette tâche. C'est ici que je transcris véritablement ma charge de travail.

J'aime penser aux Paramètres de tâches comme un plan trop détaillé. La tâche assignée peut être manipulée pour qu'elle soit primaire ou avec des « sous-niveaux ». Comme vous pouvez le constater ci-dessous, la liste des tâches se manipule facilement selon l'apparence et l'intention voulues. La fonction principale des tâches est de mettre en lumière tout le travail que je ferai sur une partie précise d'une étude. Cela aide les enquêteurs à comprendre les raisons pour lesquelles il faut tant de temps pour achever tant d'aspects de traitement de données ou d'administration. Quand j'ai fini, je peux exporter la tâche en format PDF.