Full Circle Magazine FR

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**It probably won't surprise you to learn that I use LibreOffice to write these articles. For the longest time, I would print out each draft of an article, mark it up with a red pen, then transfer my changes to the computer. This old-school method came from my years editing papers as a student and as a professional. As I began to write on a regular basis, I accumulated a growing stack of recycle paper from writing. I tried to use both sides of the paper, and even ripped some in quarters for use as note-paper. Before long I was burning through a lot of paper and ink.

At some point I decided I needed a digital solution. I already knew that Writer provided editing markup, but had never tried to use it for editing my documents. With some hesitation, I began to use it. The whole “old dog, new trick” issue. After using it for a couple of months, I began to wonder why I hadn't used it before. From right inside Writer, I can track my changes, make notes (comments), and accept or reject the changes. In many ways, it is quicker and even more efficient than the hard-copy method.**

Ça ne devrait sans doute pas vous étonner d'apprendre que j'utilise LibreOffice pour écrire ces articles. Pendant longtemps, j'ai imprimé chaque brouillon d'un article, je le marquais au crayon rouge, puis je transférais mes modifications dans l'ordinateur. Cette méthode « vieille école » de révision de documents dura de ma période étudiante jusque dans ma vie professionnelle. Quand j'ai commencé à écrire de manière régulière, j'ai accumulé une pile toujours croissante de papier à recycler de mes écrits. J'ai essayé d'utiliser les 2 faces du papier et même de le partager en quatre pour l'utiliser comme bloc-note. Il n'a pas fallu longtemps pour consommer beaucoup de papier et d'encre.

A un moment, j'ai décidé que j'avais besoin d'une solution informatique. Je savais déjà que Writer fournissait des outils d'annotation, mais je ne les avais jamais essayés pour la relecture de mes documents. Avec quelque hésitation, j'ai commencé à l'utiliser. La difficulté bien connue de « On n'apprend pas à un vieux singe à faire la grimace ». Après deux mois, j'ai fini par me demander pourquoi je ne l'avais pas utilisé avant. Directement dans Writer, je peux suivre mes modifications, ajouter des notes (des commentaires) et accepter ou rejeter ces changements. À bien des égards, c'est plus rapide et même plus efficace que la solution des impressions papier.

**Preparing to Record Changes

Once I finish the first draft of my article, I save it as a version and turn on recording changes. (More on version control later.) ‘Edit > Changes > Record’ sets Writer to begin recording changes. Edit > Changes > Show sets Writer so it shows me the changes that have been made. I have debated with myself the wisdom of showing changes while I am actually editing. On the one hand, I can see the changes as I make them. On the other hand, showing the changes while I edit can make reading the text difficult. I have tried it both ways, and see some logic in not showing changes during the actual edit process, but waiting until the accept and reject process to actually show the changes. In the end, the choice is yours.

NOTE: If you are passing the document to someone else to edit, you might want to take some precautions. File > Properties; select the Security tab; check “Record Changes”, and click on “Protect”. Enter and confirm a password. This will prevent the other person from making changes and then accepting or rejecting them. When you get the document back with their changes, File > Properties, click on “Unprotect”, and enter your password. You can now accept or reject their changes.
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Préparer l'enregistrement des modifications

Une fois que le premier jet de mon article est terminé, je l'enregistre comme une version et enclenche le suivi des modifications (je reviendrai sur les versions plus tard). « Édition > Modifications > Enregistrer » prépare Writer pour l'enregistrement des modifications. « Édition > Modifications > Afficher » indique à Writer de me montrer les modifications effectuées. Je me suis posé la question de l'intérêt de voir mes modifications pendant que je relis le texte. D'un côté, je vois les modifications en les faisant. De l'autre, voir les modifications pendant que je les fais complique la lecture. J'ai essayé les deux solutions et je trouve plus logique de ne pas afficher les modifications pendant la révision, mais d'attendre le moment du rejet ou de l'acceptation de ces modifications pour les voir. Au final, faites votre propre choix.

NOTE : Si vous transmettez votre document à quelqu'un pour qu'il le révise, vous pourriez vouloir prendre quelques précautions. Fichier > Propriétés ; sélectionnez l'onglet Sécurité ; Cochez « Enregistrer les modifications » et cliquez sur « Protéger.. ». Entrez et confirmez un mot de passe. Ceci empêchera l'autre personne de faire des modifications en activant le mécanisme d'acceptation/rejet. Quand vous récupérez le document avec les modifications, Fichier > Propriétés, cliquez sur « Annuler la protection ... » et entrez votre mot de passe. Vous pouvez maintenant accepter ou rejeter les modifications.

**Recording Changes

If I set Writer to show changes, and I add text, it is underlined and changed to the color I have set. When I remove text, it is shown as struck-through just as I would when editing a hard copy. The strike-through text is shown in a different color from the added text. The colors used for added and deleted text are controlled by the settings at Tools > Options > LibreOffice Writer > Changes.

If I hover over a change, it will show the author, date, and time of the change in a tool-tip box. If I have “Extended tips” turned on in Tools > Options > LibreOffice > General, the tool-tip will show the author, date, time, and any comments attached to the change. The author's name is controlled by the information in Tools > Options > LibreOffice > User Data.

To add a comment to a change, I place the cursor anywhere within the changed text. Edit > Changes > Comment brings up the comment dialog. I can then enter my comment for the change. This is sometimes useful to remind myself of why I made a certain change. Once I am finished, I click on OK and the comments are added to the change.**

Enregistrer les modifications

Si je paramètre Writer pour afficher les modifications et que j'ajoute du texte,il est surligné et devient la couleur paramétrée. Quand j'enlève du texte, il est seulement barré comme je le faisais sur mon exemplaire papier. Le texte barré est présenté dans une couleur différente de celle du texte ajouté. Les couleurs utilisées pour les textes ajoutés ou supprimés sont contrôlées par des réglages dans  Outils > Options... > LibreOffice Writer > Modifications.

Si je passe la souris sur une modification, je peux lire dans une infobulle l'auteur, la date et l'heure du changement. Si j'ai coché « Infoballons » dans Outils > Options... > LibreOffice > Général, l'infobulle présentera l'auteur, la date et l'heure et aussi tout commentaire lié à la modification. Le nom de l'auteur est contrôlé par l'information saisie dans Outils > Options... > LibreOffice > Données d'identité.

Pour ajouter un commentaire à la modification, je place mon curseur n'importe où dans la modification. Édition > Modifications > Commentaires ouvre le dialogue des commentaires. Je peux ensuite saisir un commentaire concernant la modification. C'est parfois utile pour me rappeler pourquoi j'ai fait une modification précise. Quand j'ai fini, je clique sur OK et les commentaires sont ajoutés à la modification.

**Accepting / Rejecting Changes

After editing the draft, I am ready to review my changes. If changes are not currently showing, Edit > Changes > Show. Edit > Changes > Accept or Reject brings up the “Accept or Reject Changes” dialog, which displays a list of all my changes. Each listing shows the type of change, author, date, time, and any comments. Selecting any of the items in the list highlights the change in the document. If I want to keep the change, I click the Accept button. If I don't want to keep the change, I click the Reject button. If I know I want to keep all my changes, I can just click the Accept All button. However, if I decide to throw out all my changes, I can click the Reject All button.

On the Filter tab, I can narrow down the kind of changes that are displayed in the list. There are four different filters for me to choose from: Date, Author, Action, and Comment.

The Date filter allows me to see only changes that were created earlier than, since, equal to, and not equal to a certain date. I can also select changes that occur between two dates. The buttons with the clock face at the end of the date entry fields allow me to set the date to the current date and time by clicking them. The last setting for the date filter is to show only the changes made since the last time the document was saved.

I never have much use for the Author filter, as I am usually the only one who is making changes. However, if I did have someone else editing for me, I could pick between my own changes and the changes made by another editor of the document.

The Action filter allows me to display just a certain type of change. The four change types are insertion, deletion, formats, and table changes.

If I feel the need to add a lot of comments to my changes, I can use the Comments filter to filter changes based on the text contained in the comments. I just check the Comment filter and enter the text I want to look for.**

Accepter/Rejeter les modifications

Après la correction du brouillon, je suis prêt à revoir mes modifications. Si elles ne sont pas visibles, Édition > Modifications > Afficher. Le chemin Édition > Modifications > Accepter ou rejeter… ouvre une boîte de dialogue « Accepter ou rejeter les modifications », qui affiche toutes mes modifications. Chaque enregistrement présente le type de modification, l'auteur, la date, l'heure et tout commentaire. En sélectionnant l'une des lignes de la liste, la modification concernée est mise en évidence dans le texte. Si je veux conserver la modification, je clique sur Accepter, sinon, je clique sur Rejeter. Si je suis sûr de vouloir garder toutes mes modifications, je clique sur Tout accepter ; en revanche, si je décide de laisser tomber tous les changements, je clique sur Tout rejeter.

Dans l'onglet Filtrer, je peux réduire la liste des modifications affichée. Je peux choisir entre quatre types de filtres : Date, Auteur, Action, Commentaire.

Le filtre Date me permet de ne voir que les modifications créées avant, depuis, égal à ou différent d'une certaine date. Je peux aussi sélectionner les changements réalisés entre deux dates. A droite de chaque champ de saisie de date, un bouton avec une horloge me permet d'un clic de positionner l'horodatage à l'instant actuel. Le dernier choix de filtrage des dates permet de ne voir que les modifications effectuées depuis le dernier enregistrement.

Je n'ai jamais beaucoup utilisé le filtre Auteur car, je suis habituellement seul à faire des modifications. Cependant, si quelqu'un d'autre révise pour moi, je peux faire la différence entre mes modifications et celles de cet autre correcteur.

Le filtre Action me permet d'afficher juste un des cas de modification. Les quatre types sont insertion, suppression, formats et modification de tableau. 

Si je ressens le besoin d'ajouter de nombreux commentaires à mes modifications, je peux utiliser le filtre Commentaire pour filtrer les modifications d'après le texte qui a été saisi en commentaire. Je n'ai qu'à cocher le filtre Commentaire et à entrer le texte que je veux rechercher.

**Marginal Notes or Comments

Sometimes, I need to make a note to myself. Using the hard copy method, I would just write a note in the margins. These usually don't represent an actual change, but an idea or action to act on at a later time. For example, needing to expand on an idea, or save an idea for a later article. Marginal notes are accomplished through Comments. Do not confuse these with change comments.

To create a comment, I highlight the information it applies to. Insert > Comment. A box in the color assigned to the author by LibreOffice appears in the right margin. The name that appears at the bottom of the comment is controlled by the data entered in Tools > Options > LibreOffice > User Data. Placing my cursor inside the box, I type my comment. I can even format the text within the comment box using the format tools in the formatting toolbar or the side-bar. I right-click or click on the down-arrow to get a menu that allows me to delete comments when they are no longer needed.**

Notes de marge et Commentaires

Parfois, j'ai besoin de me rappeler quelque chose. Quand j'utilisais un exemplaire papier, je mettais la note tout simplement dans la marge. Les notes ne représentent en général pas une modification réelle, mais une idée ou une action à faire plus tard. Par exemple, j'ai besoin de m'étendre sur un sujet ou je veux sauvegarder une idée pour un prochain article. Les notes de marges se créent par Commentaire. Ne les confondez pas avec les commentaires des modifications.

Pour créer un commentaire, je surligne l'information à laquelle je l'applique. Insertion > Commentaire. Une plage dans la couleur attribuée à l'auteur par LibreOffice apparaît dans la marge de droite. Le nom qui apparaît en bas du commentaire est contrôlé par la donnée saisie dans Outils > Options… > LibreOffice > Données d'identité. Je place mon curseur dans la plage et je tape mon commentaire. Je peux même formater le texte de cette plage de commentaire en utilisant les outils de formatage de la barre de formatage ou du panneau latéral. Je fais un clic droit ou je clique sur la flèche en bas à droite de la plage de commentaire pour ouvrir un menu me permettant d'effacer les commentaires dont je n'ai plus besoin. 

**Saving Versions

After each cycle of changing and then accepting / rejecting, I like to save a version of the document in its current state. File > Versions opens the Versions dialog. I click on Save New Version and give the version a name like “Rough Draft”, then maybe any comments I may need like “image markers in place.” I click OK to save the version. If I ever need to go back to a version, I can open the Versions dialog, select the version I need, and click Open. For more information on version control, see my blog post at http://wp.me/pvwht-9k.

NOTE: The version control in LibreOffice is okay for small to moderate size documents, but less than ideal for very large documents.

The editing tools built into Writer are useful for single-person editing or multi-person editing. I can have the program track my changes and allow me to later accept or reject the changes. I can add comments to the changes to help me remember why I made the change. I can also add margin notes to the document through the comment tool. After each edit, I can save a version of the document in case I decide to revert back to a previous version.**

Sauvegarder des versions

Après chaque cycle de modifications et d'acceptation/rejet, j'aime sauvegarder une version du document dans son état actuel. Fichiers > Versions... ouvre la boîte de dialogue Versions. Je clique sur Sauvegarder une nouvelle version et je lui donne un nom comme « Brouillon brut », puis, au besoin, je peux faire des commentaires comme « les marqueurs d'image sont en place ». Je clique sur OK pour sauver la version. Si jamais j'ai besoin de voir  une version à nouveau, je peux ouvrir la boîte de dialogue Versions, sélectionner la version souhaitée et cliquer sur Ouvrir. Pour plus d'information sur le contrôle des versions, voir mon billet de blog sur : http://wp.me/pvwht-9k.

NOTE : Le contrôle de version de LibreOffice est bien pour des documents de tailles petites ou moyennes, mais il n'est que passable pour de très grands documents.

Les outils d'édition disponibles dans Writer sont utiles pour l'édition par une personne seule ou par plusieurs personnes. Je peux avoir la trace de mes modifications, ce qui me permet ensuite de les accepter ou de les rejeter. Je peux ajouter des commentaires aux modifications pour m'aider à me rappeler pourquoi ce changement a eu lieu. Je peux aussi ajouter des notes dans la marge du document avec l'outil Commentaire. Après chaque édition, je peux sauver une version du document au cas ou je déciderais de revenir à une version précédente.