Full Circle Magazine FR

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In my last article, I showed you how to use the Mark Invalid Data tool in Calc's Detective tools. This time, I am going to discuss the rest of the tools in the Detective menu that help us trace the cells used in formulas. Through these tools, we can learn what cells affect the result of a formula, what formulas a cell affects, and what cells are involved in a formula that results in an error. The sheet we will use is small to help you understand how they work, but these tools are most helpful in a large sheets with complicated formulas.

Setting Up the Sheet

Create a new, blank sheet. In cell A1, enter the value 13. Select cells A1:A6. Edit > Fill > Series to bring up the Fill Series dialog. For the Direction, select Down, and for the Series type, select AutoFill. Click OK, and the cells are filled with sequential numbers. Select cells A1:D6. Edit > Fill > Series. This time, select Right for the Direction, but again select AutoFill for the Series type. Click OK and the cells to the right are filled with sequential numbers.

Create totals for the rows and columns by selecting the blank cell at the end of the row or column. Click the SUM button  on the formula toolbar. The cells to the left for rows, and above for the columns, are automatically selected. Press the Enter / Return key on the keyboard to accept the results. Repeat for each of the rows and columns.

Cell E7 will sum the totals of both the rows and the columns. The formula is

=SUM(A7:D7,E1:E6)
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Dans mon dernier article, je vous ai montré comment utiliser l'outil « Marquer les données incorrectes » dans les outils d'Audit de Calc. Cette fois-ci, je vais présenter le reste des outils dans le menu Audit qui nous aident à suivre les cellules utilisées dans les formules. Grâce à ces outils, nous pouvons voir quelles cellules affectent le résultat d'une formule, quelles formules sont affectées par une cellule, et quelles cellules sont impliquées dans une formule qui se traduit par une erreur. La feuille que nous allons utiliser est petite pour vous aider à comprendre comment ça fonctionne, mais ces outils sont des plus utiles dans les grandes feuilles avec des formules compliquées.

Configuration de la feuille

Créez une nouvelle feuille, vide. Dans la cellule A1, entrez la valeur 13. Sélectionnez les cellules A1:A6. Edition > Remplir > Série... pour faire apparaître la boîte de dialogue de Remplir la série.  Pour la Direction, sélectionnez En bas, et pour le Type de séries, sélectionnez Remplissage automatique. Cliquez sur OK, et les cellules se remplissent de numéros séquentiels. Sélectionnez les cellules A1:D6. Edition > Remplir > Série... Cette fois-ci, choisissez À droite pour la Direction, mais prendre à nouveau Remplissage automatique pour le type de séries. Cliquez sur OK et les cellules à droite sont remplies avec des numéros séquentiels.

Créez des totaux pour les lignes et les colonnes en sélectionnant la cellule vide à la fin de la ligne ou colonne. Cliquez sur le bouton SOMME sur la Barre de formule. Les cellules vers la gauche pour les lignes et au dessus pour les colonnes, sont sélectionnées automatiquement. Appuyez sur la touche Entrée/Retour sur le clavier pour accepter les résultats. Répéter l'opération pour chacune des rangées et des colonnes.

La cellule E7 va additionner les totaux à la fois des lignes et des colonnes. La formule est:

=SOMME(A7:D7,E1:E6)

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Trace Precedents

The Trace Precedents function (bottom right) shows the cells used by the formula in the current cell. Traces are displayed on the sheet with blue arrows and blue frames around cell ranges. This is true for all the trace functions.

Select cell E7. Tools > Detective > Trace Precedents. Blue arrows and frames show the cells used by the formula. If you entered the formula correctly, this includes all the totals for the rows and columns. To clear the trace markings off the sheet, select Tools > Detective > Remove Precedents.

Trace Dependents

Trace Dependents (next page, top left) draws arrows to the cells containing formulas that rely on the currently active cell. If you select C4 then Tools > Detective > Trace Dependents, you get arrows pointing to C7 and E4. Both of these cells contains formulas that reference C4 in their range. Just as with the Trace Precedents, the ranges of the two formulas are surrounded by a blue box. To clear the trace markers, Tools > Detective > Remove Dependents.
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Repérer les antécédents

La fonction Repérer les antécédents (en bas à droite) montre les cellules utilisées par la formule dans la cellule actuelle. Les traces sont affichées sur la feuille avec des flèches bleues et des cadres bleus autour des plages de cellules. Cela est vrai pour toutes les fonctions de suivi.

Sélectionnez la cellule E7. Outils > Audit > Repérer les antécédents. Les flèches bleues indiquent les cadres et les cellules utilisés par la formule. Si vous avez entré correctement la formule, elle inclut tous les totaux pour les lignes et les colonnes. Pour effacer les marques de repérage de la feuille, sélectionnez Outils > Audit > Supprimer le repérage des antécédents.

Repérer les dépendants

Repérer les dépendants (page suivante, en haut à gauche) dessine des flèches vers les cellules contenant des formules qui s'appuient sur la cellule active. Si vous sélectionnez C4, puis Outils > Audit > Repérer les dépendants, vous obtenez des flèches pointant vers C7 et E4. Deux de ces cellules contiennent des formules qui font référence à C4 dans leur champ d'application. Tout comme avec repérage des antécédents, les champs d'application des deux formules sont entourés d'une boîte bleue. Pour effacer les marqueurs de repérage, Outils > Audit > Supprimer le repérage des dépendants.



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Common Calc Errors

Before we talk about Trace Error, let's take a quick look at some common errors you will see in Calc.

#DIV0! – The formula is trying to divide a number by zero. As we learned in elementary mathematics a long time ago, you can't divide a number by nothing. Some functions, like VARP and STDEV, will give this error when you fail to use the minimum required arguments.

#REF – The cell or range reference is invalid. This mostly happens when you mistype your reference or you reference a cell or range that no longer exists. For example you have a reference to a sheet that has been deleted.

#VALUE – The input was a type other than what was expected. This is often caused by referencing a cell with text in a mathematical function or formula.

Err:510 – A variable is missing from the formula. This can happen when you type two operators together, like =1 +* 3.

Trace Error

Trace Error draws trace arrows to all the precedent cells which caused an error in the currently selected cell's formula. To demonstrate this, we will need to generate an error. #DIV0 is probably the easiest to generate. Enter the formula =C3-D2 in cell E8. The result is zero. In cell E9 enter the formula =E7/E9. This will generate a #DIV0 error.

To trace the error, select cell E9. Tools > Detective > Trace Error. A trace arrow is drawn through the cells involved in the formula. In our case, it is just two cells. You can change the minus to a plus and the arrow will clear and the error will go away, but for now, let's leave it the way it is. I have one more thing I want to show you. The only way to clear an error trace without correcting the error is Tools > Detective > Remove All Traces.
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Erreurs Calc communes

Avant de parler de repérer des erreurs, nous allons jeter un coup d'œil à certaines erreurs courantes que vous verrez dans Calc.

#DIV0!  - La formule tente de diviser un nombre par zéro. Comme nous l'avons appris il y a longtemps en cours de mathématiques élémentaires, vous ne pouvez pas diviser un nombre par rien. Certaines fonctions, comme VARP et STDEV (ECART TYPE), donneront cette erreur lorsque vous ne parviendrez pas à utiliser les arguments minimaux requis.

#REF - La cellule ou la plage de référence n'est pas valide. Cela arrive surtout lorsque vous faites une erreur de référence ou que vous référencez une cellule ou une plage qui n'existe plus. Par exemple, vous faites référence à une feuille qui a été supprimée.

#VALEUR - L'entrée était d'un type autre que celui attendu. C'est souvent causé par une référence à une cellule avec du texte dans une fonction mathématique ou une formule.

Err: 510 - Une variable est absente de la formule. Cela peut se produire lorsque vous tapez deux opérateurs ensemble, comme =1+*3.

Repérer les erreurs

Repérer les erreurs dessine des flèches vers toutes les cellules antécédentes qui ont causé une erreur dans la formule de la cellule actuellement sélectionnée. Pour démontrer cela, nous aurons besoin de générer une erreur. #DIV0 est probablement le plus facile à générer. Entrez la formule =C3-D2 dans la cellule E8. Le résultat est zéro. Dans la cellule E9 entrez la formule =E7/E8. Cela va générer une erreur DIV0.

Pour repérer l'erreur, cliquez sur la cellule E9. Outils > Audit > Repérer les erreurs. Une flèche de repérage est dessinée à travers les cellules impliquées dans la formule. Dans notre cas, il ne s'agit que de deux cellules. Vous pouvez remplacer le moins par un plus, la flèche s'effacera et l'erreur s'en ira, mais, pour l'instant, laissons les choses comme elle sont. Il y a encore une chose que je veux vous montrer. La seule façon d'effacer une trace d'erreur sans corriger l'erreur est Outils > Audit > Supprimer tous les repères.

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Combining Traces

Tracking down a problem or an error is not always as simple as just using one of the trace tools. You might need to combine them to find the real issue. Let's take our error for example. We can select the cell E9, and run the error trace, and see that the formula uses the two cells above it. However, once you realize that both cells contain formulas as well, you can trace the precedents on cell E8 to see if you can find the problem. You then realize that the two cells used in the formula are the same value. Then it hits you; you meant to use C6 – not C3. Change C3 to C6 in the formula in E8, and the error and the error trace arrow go away. Also note that the precedents traces move with the change of the formula.

With the detective's trace tools in Calc, you can trace the cells used in a formula and determine why you didn't get the results you expected. Trace Precedents shows you the cells used by the formula in the current cell. Use Trace Dependents to show the cells containing formulas that use the currently selected cell. If you are trying to determine why a formula is generating an error in the current cell, you use the Trace Error tool. Finally, you can combine the different trace tools to get a broader view of what is happening, or not happening, in your sheet.
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Combiner les Repérages

Traquer un problème ou une erreur n'est pas toujours aussi simple que d'utiliser l'un des outils de repérage. Vous pourriez avoir besoin de les combiner pour trouver le vrai problème. Prenons, par exemple, notre erreur. Nous pouvons choisir la cellule E9, lancer le repérage des erreurs, et voir que la formule utilise les deux cellules au-dessus. Mais une fois que vous réalisez que les deux cellules contiennent aussi des formules, vous pouvez repérer les antécédents sur la cellule E8 pour voir si vous pouvez trouver le problème. On se rend compte alors que les deux cellules utilisées dans la formule ont la même valeur. Alors, vous vous apercevez que vous vouliez utiliser C6 et pas C3. Changer C3 en C6 dans la formule de E8, et l'erreur et la flèche de repérage de l'erreur disparaissent. Notez également que les repérages des antécédents se déplacent quand la formule est modifiée.

Avec les outils de repérage de l'audit dans Calc, vous pouvez voir les cellules utilisées dans une formule et découvrir pourquoi vous n'avez pas obtenu les résultats que vous attendiez. Repérer les antécédents vous montre les cellules utilisées par la formule dans la cellule actuelle. Utilisez Repérer les dépendants pour montrer les cellules contenant des formules qui utilisent la cellule actuellement sélectionnée. Si vous essayez de découvrir pourquoi une formule génère une erreur dans la cellule actuelle, vous utilisez l'outil Repérer les erreurs. Enfin, vous pouvez combiner les différents outils de repérage pour obtenir une vue plus large de ce qui se passe, ou ne se passe pas, dans votre feuille.