When you're writing in LibreOffice, do you ever repeat yourself? I said, “Do you ever repeat yourself?” Oh, sorry, I'm repeating myself. In Writer, especially in business writing, there is text you repeat often: greetings and closings in letters, address headers, enclosure statements, and disclaimers, are all examples of repeated text. At other times, you're just trying to design a layout for a newsletter or template, and you need some text to fill in the space so you will know what it looks like. This is where Auto Text is useful. This handy little utility makes it easy for you to repeat yourself without having to type it over and over again. You can open the Auto Text dialog with Edit > AutoText.
Quand vous écrivez dans LibreOffice, vous arrive-t-il de vous répéter ? Je dis « Vous arrive-t-il de vous répéter ? ». Désolé ! Je me répète. Dans Writer, surtout dans les correspondances professionnelles, il y a des textes souvent répétés : salutations et formules de fin dans les lettres, en-têtes d'adresse, déclarations de pièces jointes et clauses de non-responsabilité, sont tous des exemples de textes répétés. À d'autres moments, vous essayez juste de concevoir une mise en page pour un journal ou un modèle et vous avez besoin d'un texte qui remplit l'espace pour voir à quoi ça ressemble. C'est ici qu'AutoTexte est utile. Cette petite fonction pratique vous facilite la répétition sans avoir à saisir maintes fois votre texte. Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue d'AutoTexte par Édition > AutoTexte.
Predefined Auto Text Entries Auto Text comes with many predefined entries. There are four default categories, but you can add more. The three that already have entries are Business Cards, Work (3 ½ x 2); Only for Templates; and Standard. You will find a few gems in each of the categories. The business cards have several different predefined card styles. The different styles have placeholders for you to fill in with your information. Using fields, like placeholders, makes these very handy to use. The topic of placeholders is beyond this article, but you will learn about them soon. There are three elegant styles, and two modern styles. The templates category contains mostly layouts for different headers. The category contains both simple and complex header styles. There are also two for meeting minutes. These can give you a head start on setting a template for a newsletter or meeting notes. The Standard is a group of general inserts into a document. You'll find default greetings and closings, business document markup (like Attention, Enclosure, CERTIFIED MAIL), and a formula-numbering entry. Included in this category are several text placeholders. These are good when you're trying to design a newsletter or document layout. There is the aptly named Dummy Text, which is a 290 word paragraph. There is also the traditional Lorem Ipsum (a paragraph of “Latin” text). Finally, there are some starter texts for different situations, including job applications and debt-collection reminders.
Les entrées prédéfinies d'AutoTexte
AutoTexte est livré avec pas mal d'entrées prédéfinies. Il y a quatre catégories par défaut, mais vous pouvez en ajouter. Trois ont déjà des entrées : Cartes de visite professionnelles, Standard et Uniquement pour les modèles. Vous trouverez quelques pépites dans chacune des catégories.
Les cartes professionnelles ont plusieurs styles différents prédéfinis. Les différents styles comprennent des renseignements surlignés que vous pouvez remplacez avec vos propres informations. L'utilisation de champs, comme celle de ces emplacements, les rend très faciles à utiliser. Le sujet des emplacements est hors cadre pour cet article, mais vous en saurez plus bientôt. Il y a trois styles élégants et deux styles modernes.
La catégorie des modèles contient principalement des mises en page pour différents en-têtes. La catégorie contient des styles simples et complexes d'en-têtes. Il y en a aussi deux pour le compte-rendu des réunions. Ceux-ci peuvent vous fournir un bon point de départ pour un journal ou des notes de réunion.
Standard est un groupe d'insertions générales dans un document. Vous trouverez des salutations et des formules de fin, des repères de courrier professionnel (comme Attention, Pièces jointes, LETTRE RECOMMANDÉE) et une entrée pour numérotation de formules. Plusieurs emplacements de saisie de texte sont inclus dans cette catégorie. Ils sont utiles quand vous essayez de concevoir la mise en page d'un journal ou d'un document. Il y a le pertinent Texte pour exemple, qui est un paragraphe de 290 mots. Il y a aussi le traditionnel Lorem ipsum (un paragraphe de faux texte en latin). Enfin, il y a quelques textes d'introduction pour différentes situations, ainsi que des lettres de candidature et des relances de règlement.
Inserting Auto Text When it comes to inserting Auto Text, there are two methods: from the Auto Text dialog and using the shortcut. The shortcut method is the quickest by far, but let's take a look at both. When you have the Auto Text dialog open, you can select any of the entries and see the text in the preview window. Once you find the text you want to insert, just click the Insert button to insert the text into your document at the current cursor location. But who wants to open a dialog, find, and select a text entry? You will notice that each Auto Text entry has a name and a shortcut. You can quickly add the text by typing the shortcut for the entry and pressing the F3 key on the keyboard. For example, the shortcut for Lorem Ipsum is LOREM. If you type in LOREM and press the F3 key, Writer will insert the Lorem Ipsum text into your document. Note that while the shortcuts show in all capitals, Auto Text will recognize the shortcut even when in lower or mixed case.
Insérer un AutoTexte
Au moment d'insérer un AutoTexte, il existe deux méthodes : soit à partir du dialogue AutoTexte, soit par le raccourci. Le raccourci est de loin la méthode la plus rapide, mais regardons les deux.
Quand la boîte de dialogue AutoTexte est ouverte, vous pouvez sélectionner n'importe quelle entrée et voir le texte dans la fenêtre de pré-visualisation. Une fois que vous avez trouvé ce que vous voulez insérer, il suffit de cliquer sur le bouton Insérer pour insérer le texte dans votre document, à la position courante du curseur.
Mais qui veut ouvrir le dialogue, chercher et sélectionner une entrée de texte ? Vous noterez que chaque entrée d'AutoTexte a un nom et un raccourci. Vous pouvez très vite ajouter le texte en tapant le raccourci de l'entrée et en appuyant sur la touche F3 du clavier. Par exemple, le raccourci pour Lorem ipsum est LOREM. Si vous tapez LOREM et appuyez sur la touche F3, Writer insérera le texte Lorem ipsum dans votre document. Notez que, même si les raccourcis sont présentés en majuscules, AutoTexte les reconnaîtra en minuscules ou en casse mixte.
Creating Auto Text Entries You can create your own Auto Text entries, so you can repeat yourself using your own words. You probably don't want to get too carried away here, but if you have something you type almost daily, you should consider creating an Auto Text. A good example is my journal entries, which I make every day. At the beginning of the day, I start the entry with a date and time stamp to identify when the entry was created. If I make another entry on the same day, I just throw in a time stamp. This involves going through the Insert menu to select the fields, but if I used Auto Text, I could enter a shortcut, press F3, and start typing my entry, which is what I like to do. Let's create the journal entry and time-stamp Auto Text entries, and then we will modify the journal entry to show how you can change an existing entry. In a new or existing document, Insert > Fields > Date and press enter. Insert > Fields > Time and press Enter. Highlight the date and time entries you just created in the document. Edit > Auto Text. Select the category My Auto Text. This is the only default category you can add entries to without adding your own categories. In the Name text box, type in Journal Entry. The shortcut should automatically set itself as JE. By default the shortcut is created by the first letter of each word in the name, but you can edit the shortcut should you want to change it from the default. Click the Auto Text button and select New from the drop-down menu. This will create an entry in the My Auto Text category named Journal Entry. Click close to exit the Auto Text dialog.
Créer des entrées d'AutoTexte
Vous pouvez créer vos propres entrées d'AutoTexte ; ainsi, vous pouvez utiliser vos propres mots. Vous ne voulez sans doute pas en faire trop, mais, s'il y a quelque chose que vous tapez tous les jours, vous devriez étudier la création d'un AutoTexte.
Mes notes quotidiennes pour le journal sont un bon exemple. Au début de la journée, je commence ma note avec un horodatage pour identifier quand l'entrée a été créée. Si je fais une autre entrée le même jour, j'y place juste une indication horaire. Ceci implique de passer par le menu Insérer pour sélectionner les champs, mais, si j'utilise AutoTexte, je n'aurai qu'à saisir le raccourci, appuyer sur F3 et commencer à taper quelque chose - c'est ce que je préfère faire. Créons un sujet du journal et une entrée d'horodatage dans AutoTexte ; puis nous modifierons le sujet du journal pour montrer comment vous pouvez changer une entrée existante.
Dans un document nouveau ou existant, Insertion > Champs > Date et appuyez sur entrée. Insertion > Champ > Heure et appuyez sur entrée. Surlignez les entrées de date et d'heure que vous venez de créer dans le document. Édition > AutoTexte. Sélectionnez la catégorie Mes AutoTextes. C'est la seule catégorie par défaut où vous pouvez ajouter des entrées sans créer vos propres catégories. Dans le champ Nom, tapez Sujet du journal. Le raccourci « Sdj » sera automatiquement ajouté. Par défaut, le raccourci est créé en prenant la première lettre de chaque mot du nom, mais vous pouvez modifier le raccourci si vous voulez changer cette valeur par défaut. Cliquez sur le bouton AutoTexte et sélectionnez Nouveau dans la liste déroulante. Cela créera une entrée dans la catégorie Mes AutoTextes appelée Sujet du journal. Cliquez sur Fermer pour sortir du dialogue AutoTexte.
Now, test your new Auto Text entry. Type JE on a new line and press F3. You should get your new journal entry header. Because we used fields, the date and time will reflect the date and time of the moment you inserted the entry. To create the time-stamp, we just need the time, Insert > Fields > Time and press enter. Highlight the time entry you just created. Edit > Auto Text. Make sure the My Auto Text category is selected, and enter Time Stamp in the Name text box. The shortcut will set itself to TS. Click the Auto Text button and select New from the drop down menu. The Time Stamp entry is created in the My Auto Text category. Test the Time Stamp entry in the same manner as for the Journal Entry. About a week after creating my Auto Text entries, I was reviewing some past entries and thought, “It would be nice if the date showed the day of the week as well.” I decided I needed to change the Journal Entry Auto Text to include the day of the week. Let's see how I made the change. In a document, create a new Journal Entry (JE and press F3). Double-click on the date field to bring up the Edit Fields dialog. In the Format column, select the format Friday, December 31, 1999, which gives you the full date with the day of the week. Click OK. Highlight the changed date and time. Edit > Auto Text. Under the My Auto Text category, select Journal Entry. Clicking on the Auto Text button, select Change from the drop down menu. Click on Close and test your modified Journal Entry header (JE and press F3). I know it may not seem like much, but for me, it makes my journal entries quicker, so I can get straight to writing. I'm sure you can think of similar snippets to make your own work go quicker.
Maintenant, testez votre nouvelle entrée d'AutoTexte. Tapez Sdj sur une nouvelle ligne et appuyez sur F3. Vous devriez obtenir votre nouvelle en-tête de sujet du journal. Parce que nous utilisons des champs, la date et l'heure reflètent l'horodatage du moment où vous insérez l'entrée.
Pour créer une instance d'horodatage, nous n'avons besoin que de l'heure. Insertion > Champs > Heure et appuyez sur entrée. Surlignez l'heure que vous venez d'entrer. Assurez-vous que la catégorie Mes AutoTextes est bien sélectionnée, puis saisissez Horodatage dans le champ Nom. Le raccourci H est créé en même temps. Cliquez sur le bouton AutoTexte et sélectionnez Nouveau dans la liste déroulante. L'entrée Horodatage est créée dans la catégorie Mes AutoTextes.
Testez l'horodatage de la même manière que pour le sujet du journal.
Environ une semaine après avoir créé mes entrées d'AutoTexte, je passais en revue quelques vieilles entrées et pensais : « Ce serait bien si la date indiquait aussi le jour de la semaine. » Je décidais que je devais changer l'AutoTexte Sujet du journal pour ajouter le jour de la semaine. Voyons comment j'ai fait la modification.
Dans un document, créez un nouveau sujet du journal (Sdj puis F3). Double-cliquez sur le champ de date pour ouvrir le dialogue Éditer les champs. Dans la colonne Format, sélectionnez le format Vendredi 31 décembre 1999, qui vous donne une date complète avec le jour de la semaine. Cliquez sur OK. Surlignez l'horodatage modifié. Édition > AutoTexte. Sous la catégorie Mes AutoTextes, sélectionnez Sujet du journal. Cliquez sur le bouton AutoTexte, choisissez Remplacer dans la liste déroulante. Cliquez sur Fermer et testez votre en-tête de Sujet du journal modifiée (Sdj puis F3).
Je sais que ça paraît bien peu, mais, pour moi, mes débuts d'articles sont plus rapides et je peux passer directement à l'écriture. Je suis sûr que vous pouvez imaginer des bouts de texte similaires qui accéléreront votre travail.
Paths, Categories, and Links There are some buttons and check-boxes in the Auto Text dialog I haven't mentioned yet. They are the Path and Categories buttons, the two “Save Links Relative To” check-boxes, and the “Display remainder of name as suggestion while typing” check-box. Let's take a quick look at these. If you click on the Path button, it brings up a dialog with a list of paths where LibreOffice stores the Auto Text files. You should see two paths by default. One is a system folder, where the defaults that you can't change are stored. The other is to a user path, where your personal data is stored. This is the path you want to back up in order to preserve the Auto Text entries you have created. You can Add a new path, like a path to a server on your network, by clicking on the Add button and browsing to the location. The default two are usually enough for most people unless you are in an enterprise or company setting where company Auto Text entries are stored on a server. When you are finished making changes, click on OK. Clicking on the Categories button brings up a list of the categories and their paths. You can't delete any of the default categories except for My Auto Text. The others are fixed. But you can create new categories. To create a new category, enter the name in the Category text box and select a non-system path from the Path drop-down list. Click the New button to add it to the list of categories. I created a new category named Journaling in this manner. The Rename button allows me to edit the name of any of the categories. Just select the category from the list and type the new name in the Category text box. Click the Rename button to change the name. Click the OK button when finished making changes to the categories. You can move entries from one category to another by clicking on the entry and dragging it into the other category. I moved my two journal entries into the new Journaling category.
Chemins, catégories et liens
Il existe dans le dialogue d'AutoTexte quelques boutons et cases à cocher que je n'ai pas encore mentionnés. Ce sont les boutons Catégories et Chemin, les deux cases « Enregistrer des liens relatifs » et la case « Lors de la saisie, afficher le nom complet sous forme d'infobulle ». Passons-les rapidement en revue.
Si vous cliquez sur le bouton Chemin, un dialogue s'ouvre, avec une liste de chemins où LibreOffice sauvegarde les fichiers AutoTexte. Par défaut, vous devriez voir deux chemins. L'un est un dossier système, où sont stockés les textes par défaut que vous ne pouvez pas modifier. L'autre est le chemin de l'utilisateur, où vos données personnelles sont conservées. C'est le chemin que vous voudrez sauvegarder de façon à préserver les entrées d'AutoTexte que vous aurez créées. Vous pouvez ajouter un nouveau chemin, un chemin vers un serveur de votre réseau, par exemple, en cliquant sur le bouton Ajouter et en naviguant vers l'emplacement. Les deux valeurs par défaut sont généralement suffisantes pour la plupart des gens, sauf si vous êtes dans une entreprise ou un groupe où les entrées d'AutoTexte sont stockées sur un serveur. Quand vous avez fini les modifications, cliquez sur OK.
Un clic sur le bouton Catégories ouvre une liste des catégories avec leurs chemins. Vous ne pouvez supprimer aucune des catégories par défaut, sauf celle de Mes AutoTextes. Les autres sont figées. Mais vous pouvez créer de nouvelles catégories. Pour créer une nouvelle catégorie, entrez son nom dans le champ Catégorie et sélectionnez un chemin non-système dans la liste déroulante Chemin. Cliquez sur le bouton Nouveau pour l'ajouter à la liste des catégories. J'ai créé une nouvelle catégorie appelée Journaling de cette manière. Le bouton Renommer me permet de modifier le nom de chacune des catégories, simplement en sélectionnant la catégorie dans la liste et en tapant un nouveau nom dans le champ Catégorie. Enfin, cliquez sur Renommer pour changer le nom. Cliquez sur OK à la fin de vos modifications de catégories. Vous pouvez déplacer les entrées d'une catégorie à l'autre en cliquant sur l'entrée et en la glissant vers l'autre catégorie. J'ai déplacé mes deux entrées pour le journal dans la nouvelle catégorie Journaling.
The “Save Links Relative To” check-boxes control whether the paths to the Auto Text files are relative or absolute. One check-box is for the local file system and the other is for the Internet. For most people, leaving these unchecked is the way to go. In some bigger deployments, the IT staff might decide to check these. The reasons for checking these are beyond the scope of this article, but I wanted to make you aware of them. The last check-box is the “Display remainder of names as suggestion while typing” at the top of the dialog. This check-box works in conjunction with the Auto Complete settings. If checked, and the Auto Text shortcut has more that three letters, the name of the Auto Text entry will display in the same manner as other Auto Complete entries. You can use the Auto Complete accept key to insert the Auto Text into your document. A good example is Lorem Ipsum Auto Text. The shortcut is LOREM. With this, and Auto Complete turned on, when you type the R, it shows Lorem Ipsum as an Auto Complete. Pressing the accept key (Enter in my case) inserts the Lorem Ipsum text into your document. Auto Text is a feature that allows you to repeat information without having to enter it each time. Besides the number of entries already created, You can add new ones of your own. Those entries can contain fields as well as other text formatted the way you want. You can create your own categories for storing and organizing your Auto Text entries.
Les cases à cocher « Enregistrer des liens relatifs » contrôlent si les chemins vers les fichiers AutoTexte sont relatifs ou absolus, une case pour le système de fichiers local, une case pour Internet. Pour la majorité des gens, le bon choix est de les laisser décochées. Dans quelques gros déploiements, l'équipe informatique pourrait décider de les cocher. Leurs raisons sont au-delà du cadre de cet article, mais je voulais vous les faire connaître.
La dernière case à cocher est « Lors de la saisie, afficher le nom complet sous forme d'infobulle », tout en haut du dialogue. Cette case travaille en conjonction avec les paramètres d'Auto-correction. Si elle est cochée, et que le texte du raccourci a plus de trois lettres, le nom de l'entrée d'AutoTexte sera affiché de la même manière que les autres entrées d'auto-correction. Vous pouvez utiliser la touche d'acceptation de l'auto-correction pour insérer l'AutoTexte dans votre document. Le texte de Lorem ipsum est un bon exemple. Le raccourci est LOREM. Avec cela, et l'auto-correction active, quand vous tapez le R, Lorem ipsum est présenté comme une auto-correction. En appuyant sur la touche d'acceptation (Entrée dans mon cas), le texte Lorem ipsum est inséré dans votre document.
AutoTexte est une fonctionnalité qui vous permet de répéter une information sans avoir à la saisir à chaque fois. Vous pouvez ajouter vos propres entrées à celles qui sont déjà créées. Ces entrées peuvent contenir aussi bien des champs que du texte standard formaté à votre convenance. Vous pouvez créer vos propres catégories pour stocker et organiser vos entrées AutoTexte.