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Swift Staffing is a family-owned contract and temporary staffing business. At first glance, we seem similar to many small businesses, but if you look more closely, we have a difference that gives us an edge over the competition: our state-of-the-art technology. The applications we’ve adopted enable us to operate at higher volumes, provide better service, and achieve higher revenue levels than ever in our 27-year history, while using fewer people to do it. In fact, we are much more efficient now than we were just five years ago. So what’s different about a small business running better on a strong technology platform? Not much, except for the fact that we pay next to nothing for it. Now I’d like to offer the lessons I’ve learned to other business owners—and if you have questions about what you read, contact me directly.
Swift Staffing est une entreprise familiale, créée il y a 27 ans, avec des employés sous contrat et temporaires. De prime abord, nous ressemblons à beaucoup de petites entreprises, mais si vous regardez de plus près, nous avons quelque chose de différent qui nous avantage face à nos concurrents : notre technologie de pointe. Les applications que nous utilisons nous permettent de fonctionner à fort volume, fournir un meilleur service et atteindre des niveaux de revenus plus élevés que jamais, tout en utilisant moins de personnel pour le faire. En fait, nous sommes nettement plus efficaces maintenant qu'il y a tout juste cinq ans.
Alors qu'est-ce qui différencie une petite entreprise qui fonctionne mieux sur une plateforme de technologie forte ? Pas grand chose, sauf le fait que cela nous coûte quasiment rien.
Je voudrais communiquer ici à d'autres propriétaires d'entreprise les leçons que j'ai apprises, et si vous avez des questions sur ce que vous allez lire, vous pouvez me contacter directement.
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There has to be a better way In 2005, we were a Windows-centric organization—as are most small businesses today. We were using applications like Microsoft SQL server for our databases, Exchange for our email, Windows on desktops, and so forth. Like all responsible businesses, we stayed current on our licensing and upgrades. As a result, we incurred regular, recurring costs for our software, but that was not the reason we began exploring options. More and more, we were having many minor and some very major headaches with servers and other software crashing for one reason or another. As a technology enthusiast myself, I thought there had to be a better way. Instead of constantly renewing licenses and upgrading to newer versions in order to continue vendor support, I started looking into open source software alternatives, and I’ve never looked back. When the project started, my goal was to resolve pain points and to stem the flow of tech support dollars spent fixing the problems—not to transition nearly every technology function in the company to open source. Yet along the way, I found that there are excellent applications to replace any commercial software—from productivity suites like OpenOffice, to accounting, e-commerce or inventory management and more. The list of applications is steadily increasing, so you’ll have a greater variety to choose from than I did. I recommend business owners select popular programs with a large number of users. If an application has a large user group, the program is almost certainly stable. Also, the open source user group communities can be very helpful information resources, so the larger a program’s install base, the better. Please note, even though the vast majority of open source software is free (very nearly), some developers offer support services for a fee.
Il doit y avoir une meilleure façon de faire
En 2005, notre organisation était centrée sur Windows, comme la plupart des petites entreprises aujourd'hui. On utilisait des applications comme le serveur SQL de Microsoft pour nos bases de données, Exchange pour nos courriels, Windows sur nos ordinateurs de bureau et ainsi de suite. Comme toute entreprise responsable, nous étions à jour de nos licences et de nos mises à niveau. Le résultat en était que nous générions des coûts récurrents et réguliers pour nos logiciels, mais ce n'était pas la raison pour laquelle on a commencé à examiner des alternatives. De plus en plus souvent, nous avions des problèmes mineurs et quelques-uns qui étaient majeurs avec des serveurs et d'autres logiciels qui se plantaient pour une raison quelconque. En tant que passionné de technologie moi-même, je pensais qu'il devait y avoir une meilleure façon de faire. Au lieu de toujours renouveler des licences et mettre à niveau vers des versions nouvelles afin de pouvoir continuer à bénéficier du support du fournisseur, j'ai commencé à examiner les alternatives logicielles de l'Open Source et je n'ai jamais regretté la décision.
Au début du projet, l'objectif était de résoudre les points difficiles et d'endiguer le flux d'argent dépensé pour la résolution des problèmes, et pas de migrer presque toutes les fonctions technologiques de l'entreprise vers l'Open Source. Toutefois, en progressant, j'ai découvert qu'il y a d'excellentes applications qui peuvent remplacer n'importe quel logiciel commercial, des suites bureautiques, comme OpenOffice, aux logiciels de comptabilité, d'e-commerce, ou de gestion d'inventaire, et plus encore.
La liste des applications ne cesse de s'allonger et vous aurez donc un plus grand choix de logiciels divers que moi. Je recommande aux propriétaires d'entreprise de choisir des programmes populaires avec un grand nombre d'utilisateurs. Si une application a un grand groupe d'utilisateurs, c'est presque sûr qu'elle est stable. En outre, les communautés de groupes d'utilisateurs Open Source peuvent être des ressources d'information très utiles ; aussi, plus grand est le nombre d'utilisateurs, mieux c'est. Veuillez remarquer que, même si la très grande majorité des logiciels Open Source est gratuite (ou presque), certains développeurs proposent des services payants d'assistance et de support.
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First, get an open source-savvy IT person involved in the planning From one small business owner to another, take my advice: when you transition your business technology to open source, you will want advice from an IT expert. Your IT consultant will help you inventory your current technology environment, develop a list of open source alternatives, and craft a staged implementation plan. You won’t need IT support eight hours a day, 40-hours a week, but unless you are a highly technical person, you will run into issues you’ll likely not be able to address yourself. If you don’t have in-house expertise in this area, Swift Staffing can contract IT resources to replicate what we’ve done. If you were fully committed to transitioning, it might be done in as little as a few months for a small office; however, I advise business owners to take a measured approach, transitioning the back end technologies, like server software, before introducing changes to your desktops.
D'abord, demandez à un(e) informaticien(ne) qui connaît bien l'Open Source de participer à la phase de planification
D'un propriétaire d'une petite entreprise à un autre, suivez mon conseil : quand vous migrerez la technologie de votre entreprise vers l'Open Source, vous voudrez les conseils d'un expert en informatique. Votre consultant en informatique vous aidera à faire l'inventaire de votre environnement technologique actuel, à développer une liste d'alternatives Open Source, et à créer un plan d'implémentation par étapes. Vous n'aurez pas besoin d'une assistance informatique huit heures par jour, 40 heures par semaine, mais, à moins d'être une personne très portée sur l'informatique, vous rencontrerez des problèmes que vous ne saurez sans doute pas résoudre vous-même.
Si vous n'avez pas d'expert interne dans ce domaine, Swif Staffing peut déléguer des ressources informatiques pour répliquer ce que nous avons fait. Si vous êtes entièrement résolu à faire la migration et si vos bureaux sont petits, elle pourrait être terminée en à peine quelques mois ; toutefois, je conseille aux propriétaires d'entreprise d'adopter une approche modérée et de migrer les technologies dorsales comme les logiciels du serveur, avant d'introduire des changements dans les ordinateurs de bureau.
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Before you go live: Preview critical applications virtually Your data is your business; so this should go without saying, but: do not sacrifice data security for a speedy transition. When we went to transition Swift Staffing’s Enterprise Database server, it contained 16 years of our data. This server is a critical, core piece of our business, so it was key to our continuity that everything be correct. We made this move very slowly, running dual applications for six months just to be sure everything was right. In Swift Staffing’s case, we took the same pains when we transitioned to an open source accounting system. We’d been using a widely recognized commercial system for many years. Now we use NolaPro, a very full-featured, free, multi-user, web-based accounting program, but before we made the decision, we conferred with our accountant to be sure it would give us the information we needed. We ran this system in a dual environment for six months as well. NolaPro eventually eliminated the need for outside payroll services. By testing in a virtual server environment like Vmware, Virtualbox, or KVM, you can confirm that applications and hardware work well together. There is a real possibility of crippling your existing systems, so make absolutely certain that there are no technology conflicts before you flip the switch from commercial to open source server software.
Avant de passer votre nouveau système en production : essayez les applications critiques en mode virtuel
Vos données sont votre entreprise et il va sans dire qu'il ne faut pas sacrifier la sécurité de vos données pour accélérer votre migration. Quand nous étions prêts à migrer le serveur de la base de données d'entreprise de Swift Staffing, nos données sur 16 ans s'y trouvaient. Au cœur de notre entreprise, ce serveur-là est critique et notre pérennité nécessitait que tout soit absolument correct. Nous avons fait ce changement très graduellement, faisant tourner des applications jumelles pendant six mois tout simplement pour être certains que tout était parfait.
Dans le cas de Swift Staffing, nous avons pris les mêmes précautions quand nous avons migré vers un système de comptabilité Open Source. On utilisait un système commercial archi connu depuis de très nombreuses années. Nous utilisons actuellement NolaPro, un programme de comptabilité gratuit, extrêmement complet, multi-utilisateur et basé sur le Web. Mais, avant de prendre la décision, nous nous sommes entretenus avec notre comptable pour être certain que le logiciel nous fournirait toutes les informations dont nous avions besoin. Nous avons fait tourner ce système dans un environnement double pendant six mois aussi. Au final, NolaPru a éliminé nos besoins de services de paie externes.
Avec des tests dans un environnement de serveur virtuel, comme Bmware, Virtualbox ou KVM, vous pouvez avoir la confirmation que les applications et le matériel fonctionnent bien ensemble. Vous pouvez vraiment endommager vos systèmes existants et il faut donc être certain qu'il n'y a pas de conflits technologiques avant de basculer du logiciel serveur commercial vers le logiciel serveur Open Source.
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Introduce open source apps on the backend first Change can be threatening, but often it is the fear of change that is more problematic. We recommend making the first transition on the backend. Changes to your back end file servers or mail server should be transparent to your employees or customers, but will give you the satisfaction of having made a positive step to getting control over your IT environment. If you have not looked into Internet phones, also known as voice over IP (VOIP), you should immediately. This is another transition that can save a significant amount of money over traditional phones and add a host of new features. The open-source VOIP solution that we chose is PBX in a Flash, which uses Asterisk. At Swift Staffing, we save close to $9,000 a year using VOIP. Transition desktop applications in stages Many of the most popular open source applications work well in a Windows environment. Start your desktop transition by introducing programs like the Mozilla Firefox web browser and Thunderbird email. Your people will find them more secure and just as easy to use – if not easier – than familiar commercial programs. Next, consider installing LibreOffice, an office productivity suite featuring word processing, spreadsheet and presentation programs that are largely compatible with MS Office. OpenOffice was developed by Sun Microsystems, which was recently acquired by technology giant, Oracle Corporation. LibreOffice is a “fork,” or spin-off, of OpenOffice. Your employees can get used to the new program on the familiar Windows desktop, and when you transition to a new operating system, these programs look and behave just the same.
Introduisez les applis Open Source dans l'infrastructure dorsale d'abord
Le changement peut être perçu comme une menace, mais c'est souvent la peur du changement qui est la plus problématique. Nous recommandons de faire la première migration sur la dorsale. Ni vos employés ni vos clients ne devraient ressentir les modifications dans vos serveurs de fichiers ou de courriels, mais celles-ci vous donneront la satisfaction d'avoir fait un pas positif vers la prise de contrôle de votre environnement informatique.
Si vous ne vous êtes pas penché sur la téléphonie par Internet, alias voix sur IP (VOIP), vous devriez le faire sans tarder. C'est une autre transition qui peut vous faire gagner pas mal d'argent par rapport aux téléphones traditionnels et ajoutera tout un ensemble de nouvelles fonctionnalités. La solution VOIP Open Source que nous avons choisie est PBX in a Flash, qui utilise Asterisk. Chez Swift Staffing, nous économisons presque 9 000 $ par an avec la VOIP.
Migrez les applications d'ordinateur de bureau étape par étape
Beaucoup des applications Open Source les plus populaires fonctionnent très bien dans un environnement Windows. Commencez la migration sur vos ordinateurs de bureau en introduisant des programmes comme le navigateur Web Mozilla Firefox et le client mail Thunderbird. Vos employés les trouveront plus sûrs et aussi faciles - sinon plus faciles - à utiliser que les programmes commerciaux familiers.
Ensuite, envisagez d'installer LibreOffice, une suite bureautique comprenant des programmes de traitement de texte, tableur et présentation qui sont en grande partie compatibles avec MS Office. OpenOffice fut développé par Sun Microsystems, qui fut acquis récemment par le géant de technologie, Oracle Corporation. LibreOffice est une « branche », ou dérivé, de OpenOffice. Vos employés peuvent s'accoutumer au nouveau programme sur le bureau Windows bien connu et, quand vous migrerez vers un nouveau système d'exploitation, ces programmes auront les mêmes apparence et comportement.
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Transition to open source operating systems and other specialized apps We use Ubuntu as our primary operating system. To get our people used to its look and feel, we instituted a dual-boot system, which enabled users to select between Ubuntu and Windows while they developed familiarity with the new system. We also gave our employees copies of Ubuntu on DVD to install and play with on their home computers. This is a flexibility that commercial software does not allow. Our users were able to open Ubuntu from the disk, and use it fully without installing it on their home computers. Be open to employee concerns and offer training A change in technology is a change in culture, and as is true with all major change, transitioning to new software is easier with employee support. While you see the benefit clearly, don’t assume the same is true for your employees. Don’t force people through the transition; make them want to change. Most people fear the unknown, and in a competitive job market, your employees might fear that workplace skills will not stay current using open source tools. Fortunately, you can assure them that more and more businesses are switching to open source tools, and the trend is likely to make them even more marketable. You should also consider bringing in resources to train key staff, who can then act as trainers for the rest of your people.
Migrez vers les systèmes d'exploitation Open Source et d'autres applications spécialisées
Nous utilisons Ubuntu comme notre principal système d'exploitation. Pour que nos employés puissent s'habituer à son apparence et ses comportements, nous avons instauré un système de double amorçage qui donnait aux utilisateurs la possibilité de choisir entre Ubuntu et Windows tout en se familiarisant avec le nouveau système.
Nous avons également donné à nos employés des DVD d'Ubuntu pour qu'ils l'installent et jouent avec sur leur ordinateur domestique. C'est une flexibilité que les logiciels commerciaux ne permettent pas. Nos utilisateurs pouvaient ouvrir Ubuntu sur le disque et s'en servir chez eux sans l'installer sur le ou les ordinateur(s).
Écoutez vos employés et proposez-leur une formation
Une modification technologique est une modification culturelle et, comme c'est le cas avec tout changement important, la migration vers de nouveaux logiciels est plus facile si vos employés vous soutiennent. Alors que vous en voyez les bénéfices clairement, ne supposez pas que ce soit le cas pour vos employés. N'utilisez pas la contrainte, mais faites en sorte que vos employés souhaitent eux-mêmes le changement.
La plupart des gens ont peur de l'inconnu et, dans un marché de travail compétitif, vos employés pourraient craindre que leur compétences ne restent pas à jour avec des outils Open Source. Heureusement, vous pouvez les rassurer en leur disant que de plus en plus d'entreprises migrent vers les outils Open Source, ce qui sans doute les rendra plus attractifs.
Vous devez également envisager d'imcorporer des ressources pour former vos employés clés qui pourront alors transmettre leurs connaissances au reste du personnel.
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Enjoy the benefits! Swift Staffing saw a dramatic reduction in technology spending in the first year after the transition, cutting more than $35,000 from a $41,000 expense. The benefits to your business will depend on how you are using technology today. On thing is sure: Whether you are a start-up or a small business with a long history, open source technology should be part of your future. Ron Swift is the President and CTO of Swift Staffing.
Profitez bien des bénéfices !
Au cours de la première année suivant la migration, Swift Staffing a constaté une réduction spectaculaire de ses dépenses technologiques : seulement 6 000 $ environ ont été payés au lieu des 41 000 $ habituels. Les bénéfices dans votre entreprise dépendront de la façon dont vous utilisez la technologie actuellement. Une chose est certaine : que vous soyez une start-up ou une petite entreprise établie de longue date, la technologie Open Source devrait faire partie de votre avenir.
Ron Swift est le président et CTO (Chief Technical Officer) de Swiff Staffing.