LibreOffice Draw has always been the black sheep of the family. Yet this tool is unmissable in the modern workplace. It is mostly used to draw flowcharts. I use them to map out processes for situations, even flowcharts for people who perform certain tasks every day. The idea is to make a few ‘templates’, and adapt them to your situation. You can map a person’s daily routine, and the escalation procedure for each step, and put it behind their office door. That day that person X does not come to work, and the boss needs Y, consult the flowchart behind person X’s door and you are on your way. Be sure to add telephone numbers of people to contact if you cannot get hold of person X. It may take you a while to set up, but once you have a bunch of templates, all you have to do is fill in the blanks. Here I made a rough example of such a flowchart in under five minutes. (It is not real, but similar to what you would have in real-life.) You would probably spend 10 minutes on each template in real life – where you align everything, and think about colours and gradients and arrows.
LibreOffice Draw (Dessin) a toujours été la brebis galeuse de la famille. Et pourtant, cet outil ne doit pas être absent dans le monde moderne du travail. Il est surtout utilisé pour tracer des organigrammes. Je les utilise pour définir des processus pour des situations et j'en fais même pour des gens qui effectuent des tâches précises chaque jour. L'idée est de créer quelques « modèles » et de les adapter à vos besoins. Vous pouvez mapper la routine quotidienne d'une personne avec la procédure d'escalade pour chaque étape et la fixer derrière la porte de son bureau. Le jour où la personne X ne vient pas travailler et que le patron a besoin de Y, il suffit de consulter l'organigramme derrière la porte de la personne X et vous voilà sauvé. Assurez-vous d'ajouter des numéros de téléphone des gens à contacter si vous ne pouvez pas joindre la personne X. Tout configurer peut vous prendre un certain temps, mais une fois que tout un ensemble de modèles est disponible, tout ce qu'il faudra faire c'est de remplir les cellules vides. Ici, j'ai fait un exemple approximatif d'un tel organigramme en moins de cinq minutes. (Ce n'est pas un vrai, mais il est similaire à ce que vous auriez dans la vie réelle.) Vous passeriez sans doute réellement 10 minutes sur chaque modèle, où tout est aligné et où vous avez réfléchi aux couleurs, gradients et flèches.
You can make these and attach them to your IT policies and procedures the users get, so there can be no confusion about how things work. Most of your time will actually be spent sitting with your users and making notes about what and how they do things. LibreOffice Draw is fast and easy to master. Everything you need to draw is on your left, and everything you need to write is on your right. You can even digitally sign each of your templates. There is a tip I can give you regarding use, firstly, press Alt + F12 and edit the settings to use OpenCL as this makes drawing smoother. Once you are done creating these flowcharts for your users, you can easily print them to PDF and file them immediately. You then clean the test off your ‘template’, and make the next one. Software like dia, etcetera, specialise in making flowcharts, but this is much faster – with standard A4 layouts that easily slot in with your other work documents. Never let a user tell you his / her job is too ‘complicated’. In my experience, every job can be mapped this way.
Vous pouvez créer des organigrammes et les attacher aux politiques et procédures informatiques que les utilisateurs reçoivent, pour qu'il n'y ait aucune confusion quant au fonctionnement des choses. En fait, vous passerez la plupart de votre temps assis avec vos utilisateurs en prenant des notes sur ce qu'ils font et comment ils le font. LibreOffice Draw est rapide et facile à maîtriser. Tout ce dont vous avez besoin pour dessiner se trouve à gauche et tout ce qu'il vous faut pour écrire est à droite. Vous pouvez même signer numériquement chacun de vos modèles. Je peux vous donner une astuce concernant son utilisation : d'abord, appuyez sur Alt + F12 et modifiez les paramètres pour utiliser Open CL, car, ainsi, la fluidité de vos dessins augmentera.
Une fois terminée la création de ces organigrammes pour vos utilisateurs, vous pouvez facilement les exporter en PDF et les classer tout de suite. Puis, vous enlevez « test » de votre « modèle » et faites le suivant. Des logiciels comme dia, etc., sont spécialisés dans la création d'organigrammes, mais ceci est beaucoup plus rapide, avec des dispositions A4 standards qui se rangent facilement avec vos autres documents de travail. Ne laissez jamais un utilisateur vous dire que son travail est trop « compliqué ». Selon mon expérience, tous les boulots peuvent être mappés comme ceci.
This puts onto paper who is responsible for what and who it escalates to. This is also a great tool for hand-overs. Users can explain their jobs to the person taking over, but should there be some problem later, this is a great fallback. This also reduces the time for such hand-overs by half. I bet you never looked at LibreOffice Draw in this light?
Cela met sur papier qui est responsable de quoi et vers qui le travail passe. C'est également un outil génial pour les passages de témoin. Les utilisateurs peuvent expliquer leurs tâches à la personne qui leur succède, mais, si un problème survient plus tard, les organigrammes sont des aides appréciables. Cela réduit de moitié le temps nécessaire pour de tels remplacements.
Je parie que vous n'avez jamais regardé LibreOffice Dessin ainsi ?!