For household expenses, a spreadsheet can work wonders. Creating a template is a good idea. You really don’t need a large dedicated program to get an overview of your finances. Grisby, HomeBank, Gnu Cash, etc, are all great programs, but there is something to be said for making something your own. This tutorial is twofold, it teaches you a bit about using OnlyOffice and gives those of you who are not accountants, an end product that you can use. If you are an old hand at Office programs, this may be below you, but you are not the target demographic. This quick introduction follows a discussion we had regarding bookkeeping software on Telegram; when the dust settled, it seems all Mr_Reboot needed was an expense report for his household. I thought we should share it with the rest of the FCM readers. @Mr_Reboot - here is the “nice” version.
Pour les dépenses du ménage, un tableur peut faire des merveilles. La création d'un modèle est une bonne idée. Vous n'avez vraiment pas besoin d'un grand programme dédié pour avoir une vue d'ensemble de vos finances. Grisby, HomeBank, Gnu Cash, etc. sont tous d'excellents programmes, mais il peut être bien d'en créer un qui vous est propre. Ce tutoriel est double, il vous apprend un peu à utiliser OnlyOffice et donne à ceux d'entre vous qui ne sont pas comptables, un produit final que vous pouvez utiliser. Si vous êtes un habitué des programmes Office, cela peut être en dessous de votre niveau, mais vous n'êtes pas la cible majoritaire. Cette rapide introduction fait suite à une discussion que nous avons eue sur des logiciels de comptabilité sur Telegram ; une fois la poussière retombée, il semble que tout ce dont Mr_Reboot avait besoin était une tableau de dépenses pour son ménage. J'ai pensé que nous devrions le partager avec le reste des lecteurs du FCM. @Mr_Reboot - voici la « belle » version.
There are many LibreOffice tutorials out there, so that is why we use OnlyOffice this time. Having an expense sheet is all well and good, but sometimes one needs more, so, before you start, think about what you would like to get out of this. Now, a spreadsheet is not a database, but if you plan it out properly, you can get a lot of information and insights from it. Think about your columns, would you like to filter by ‘Utility’ or ‘Food’? Do you just care about the bottom line? If you draw a blank, steal with your eyes, look at the LibreOffice weekly or monthly budget forms; after all, it will be *your* custom form when you are done. Grabbing a form from the LibreOffice website is all fine and dandy, but you may not have a car, so the whole section dealing with motor vehicle expenses may be dead weight to you. Deleting the sections you do not need, may mess up the built-in formulas. So what to do?
Il existe de nombreux tutoriels LibreOffice, c'est pourquoi nous utilisons cette fois-ci OnlyOffice. C'est bien beau d'avoir une tableau des dépenses, mais il en faut parfois plus ; alors, avant de commencer, pensez à ce que vous aimeriez en tirer. Une feuille de calcul n'est pas une base de données, mais si vous la planifiez correctement, vous pouvez en tirer beaucoup d'informations et d'idées. Pensez à vos colonnes, voudriez-vous les filtrer par « Service » ou par « Alimentation » ? Ce n'est que le résultat final qui vous importe ? Si vous n'en savez rien, utilisez vos yeux, regardez les formulaires budgétaires hebdomadaires ou mensuels de LibreOffice ; après tout, ce sera *votre* formulaire personnalisé lorsque vous aurez terminé. Prendre un formulaire sur le site de LibreOffice, c'est bien beau, mais comme vous n'avez peut-être pas de voiture, toute la section traitant des dépenses pour les véhicules à moteur peut être inutile pour vous. La suppression de sections dont vous n'avez pas besoin peut perturber les formules intégrées. Alors que faire ?
We make our own! Do you have five minutes to spare? Fire up an OnlyOffice spreadsheet. Take a row to add the month or week at the top. Select 6 columns (A-F) and say, 50 rows (3-53). This will be our “Table”. Once highlighted, select “All borders”. Now would be a good time to save your file as an open spreadsheet template. Whilst you have it selected, why not make it nice looking? Select “Format table as template” and pick your poison. Rename your columns to: date, category, item, recipient, amount, notes. You can put as much as you like here, but remember that the more there is, the more you have to fill in, but on the flip side, it can give you better insights. To make things look well, select row 3 and click on ‘align center’.
Nous créons le nôtre ! Vous disposez de cinq minutes ? Ouvrez un tableur OnlyOffice. Prenez une ligne pour ajouter le mois ou la semaine en haut.
Sélectionnez 6 colonnes (A-F) et, disons, 50 lignes (3-53). Ce sera notre « Tableau ». Une fois surligné, sélectionnez « Toutes les bordures ». C'est le bon moment pour enregistrer votre fichier comme modèle de feuille de calcul libre.
Tant que vous l'avez sélectionné, pourquoi ne pas le rendre plus joli ? Sélectionnez « Formater le tableau comme modèle » et choisissez votre poison.
Renommez vos colonnes en : date, catégorie, article, destinataire, montant, notes. Vous pouvez y mettre tout ce vous souhaitez, mais n'oubliez pas que, plus il y en a, plus vous devrez en remplir, mais à l'inverse, cela peut améliorer vos perceptions. Pour que les choses aient l'air bien, sélectionnez la ligne 3 et cliquez sur « alignement centré ».
Now click on the A in the first column. This will highlight the whole column. We know that this column will contain dates, so, right-click said A, and navigate down to number format. It will expand, so step one over, and choose ‘date’. We are going to repeat these steps for column E, but the format choice will be ‘currency’. Our very last row in our amount column, will be our total, so it is only fitting to add the word Total to the notes column next to it, in our case, F54. If you click on line 54 and it highlights, click on the bold icon, or press ctrl+b. This will make your total stand out. You can also add the word TOTAL to the dates column, this will prevent you from adding anything on that line.
Cliquez maintenant sur le A dans la première colonne. La colonne entière sera alors surlignée. Nous savons que cette colonne contiendra des dates, donc, faites un clic droit sur le A, et descendez jusqu'au format des nombres. La colonne se développera, alors cliquez sur la première colonne et choisissez « date ». Nous allons répéter ces étapes pour la colonne E, mais le choix du format sera « devise ».
La toute dernière ligne de notre colonne de montants sera notre total, il est donc tout à fait approprié d'ajouter le mot « Total » à côté dans la colonne de notes, dans notre cas, F54. Si vous cliquez sur la ligne 54 pour qu'elle apparaisse en surbrillance, cliquez sur l'icône de police en gras, ou appuyez sur ctrl+b. Ainsi, votre total ressortira. Vous pouvez également ajouter le mot TOTAL dans la colonne des dates, ce qui vous empêchera d'ajouter quoi que ce soit sur cette ligne.
We know that the amount column needs to be totalled. If you have ever used a spreadsheet before, you will know that the ugly E, some say ‘Epsilon’, is used for calculating. One simply highlights the part you need totalled (E4-E54), and press the ‘sum’ button. However, in OnlyOffice, this appears at the top instead of the bottom. I have no idea why anyone would want to sum up…. (okay, I’ll see myself out). Anyway, you can reverse select the column, from E54-E4 and press the ugly E. That said, the OnlyOffice ribbon has a “formula” tab, where you can find more options. Here again, is where OnlyOffice differs. Adding E4-E54 in the sum brackets, will net you an error. A quick fix is to add a 1 to the first row (E4) and a 1 to the last row (E53), then highlight to E54 and press the Ugly E. You can now remove those two 1’s you entered. This whole exercise took us less than 5 minutes. Let’s populate the fields to see if it works?
Nous savons que la colonne des montants doit être totalisée. Si vous avez déjà utilisé un tableur, vous savez que le E bizarre, certains disent « Epsilon », est utilisé pour le calcul. Il suffit de mettre en évidence la partie à totaliser (E4-E54) et d'appuyer sur le bouton « somme ». Cependant, dans OnlyOffice, ce chiffre apparaît en haut au lieu d'apparaître en bas. Je n'ai aucune idée de la raison pour laquelle quelqu'un voudrait faire la somme…. (d'accord, je vais m'en aller). Quoi qu'il en soit, vous pouvez inverser la sélection de la colonne, de E54-E4 et appuyer sur le vilain E. Cela dit, la barre d'outils OnlyOffice comporte un onglet « formule », où vous pouvez trouver plus d'options. Pour cela encore, OnlyOffice diffère. Si vous ajoutez E4-E54 entre parenthèses, vous obtiendrez une erreur. Une solution rapide consiste à ajouter un 1 à la première ligne (E4) et un 1 à la dernière ligne (E53), puis à sélectionner E54 et à appuyer sur l'horrible E. Vous pouvez maintenant supprimer les deux 1 que vous avez entrés.
Tout cet exercice nous a pris moins de 5 minutes. Remplissons les champs pour voir si cela fonctionne…
So I populated my sheet with some bogus data, but now I have a lot of open lines and my total is not on my page. We can hide and ‘unhide’ rows we do not use. In our case, I will select lucky number 13 to 53, right-click, and click hide. The total jumps up to my viewing window. Neat! The arrows next to our headings are also not just for show. Want to know how many times you visited McDonalds? Click the arrow. It will bring up a filter list. Select only McDonalds and it will filter it so. This goes for any of the headings, Want to know how much you blew on entertainment or take-aways (or if you are in Ireland, bring-backs, yes, I know where the door is…) this month? These filters can be an eye opener! This is where the planning comes in – that we spoke about in the beginning. I stole mine from another sheet. Don’t be shy to get your categories from another source. This allows me to get those insights, like, I am spending too much money on fast food, or gasoline, or whatever.
J'ai donc rempli ma feuille avec des données bidon, mais maintenant j'ai beaucoup de lignes ouvertes et mon total ne figure pas sur ma page.
Nous pouvons cacher ou « dé-cacher » les lignes que nous n'utilisons pas. Dans notre cas, je vais sélectionner des chiffres porte-bonheur, du 13 au 53, faire un clic droit et cliquer sur « cacher ». Le total s'affiche alors dans ma fenêtre de visualisation. Génial ! Les flèches à côté de nos rubriques n'y sont pas pour rien. Vous voulez savoir combien de fois vous êtes allé à McDonalds ? Cliquez sur la flèche. Une liste de filtres apparaîtra. Sélectionnez uniquement McDonalds et il la filtrera ainsi. Cela vaut pour toutes les rubriques. Vous voulez savoir combien vous avez dépensé en loisirs ou en plats à emporter (ou, si vous êtes en Irlande, en retours, oui, je sais où est la porte…) ce mois-ci ? Ces filtres peuvent vous ouvrir les yeux ! C'est là qu'intervient la planification - dont nous avons parlé au début. J'ai volé la mienne sur une autre feuille. N'hésitez pas à obtenir vos catégories d'une autre source. Cela me permet d'obtenir des informations, par exemple, si je dépense trop d'argent dans un fast-food, ou de l'essence, ou autre chose.
Feel free to experiment with columns that you can filter to get insights into your spending habits. You can even add an income column and get a total of that too, the possibilities are endless – but I suggest keeping it limited by what you need. The nice thing about a template is that you can use it over and over, so January to December should all look the same. Another suggestion is to use the “protection” tab in your OnlyOffice ribbon and encrypt your finances; you do not want others to have access to that information. Did we make a mistake? Are we wrong? Did we help you? Let us know at: misc@fullcirclemagazine.org
N'hésitez pas à expérimenter avec des colonnes que vous pouvez filtrer pour obtenir des informations sur vos habitudes de consommation. Vous pouvez même ajouter une colonne de revenus et obtenir un total de ceux-là aussi ; les possibilités sont infinies - mais je vous suggère de vous limiter à ce dont vous avez besoin. Ce qui est bien avec un modèle, c'est que vous pouvez l'utiliser à l'infini, de sorte que les mois de janvier à décembre devraient tous se ressembler.
Une autre suggestion est d'utiliser l'onglet « protection » de votre barre d'outils OnlyOffice et de crypter vos finances ; vous ne voulez pas que d'autres personnes aient accès à ces informations.
Avons-nous fait une erreur ? Avons-nous tort ? Vous avons-nous aidé ? Faites-le nous savoir à l'adresse suivante : misc@fullcirclemagazine.org