Full Circle Magazine FR

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While data collection is useful and helpful in determining results, or whether goals were met, charts and graphs simplify data so others can quickly digest and interpret results. The art of charts and graphs is well beyond the scope of this article, but I will show you how to create a chart in Calc, which you could use in Writer or Impress. There are many predefined charts and graphs available in Calc.

We will use a simple collection of data to create our chart. The data represents the boat rentals for a six month period. We will use a bar chart to show the relationship between the different types of boat rentals for each month.
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Alors que la collecte de données est utile et aide à déterminer des résultats ou à savoir si les objectifs ont été atteints, les tableaux et graphiques simplifient les données pour que les autres puissent rapidement comprendre et interpréter les résultats. Le côté artistique pour faire des tableaux et des graphiques échappe à la portée de cet article, mais je vais vous montrer comment créer un graphique dans Calc, qui pourrait vous servir dans Writer ou Impress. Il y a beaucoup de tableaux et graphiques prédéfinis disponibles dans Calc [Ndt : le terme utilisé dans le menu de LibreOffice en français est « Diagramme... »].

Nous allons utiliser un simple ensemble de données pour créer notre tableau. Les données représentent les locations de bateaux pour une période de six mois. Nous allons utiliser un graphique (diagramme) à barres pour montrer la relation entre les différents types de locations de bateaux pour chaque mois.

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The Chart Wizard

The chart wizard allows us to get the basics of our chart completed quickly and easily. In fact, sometimes the chart wizard is all you will need to complete your chart. The wizard is your jumping off point for all chart creation.
Before starting the wizard, you need to highlight the data used for the chart. You will want to make sure you just highlight the data and their labels. Although you can modify the ranges for the data series later, getting it as close as possible helps Calc to better render the final results.

You have two ways to start the chart wizard. You can click on the chart wizard icon (shown right) on the main toolbar, or through the menu with Insert > Chart. The chart wizard consist of four steps. We will walk through each of the steps, but it is possible to click the Finish button at any time to end the wizard process.
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L'Assistant de diagramme

L'assistant de diagramme nous permet d'obtenir les éléments de base de notre tableau remplis rapidement et facilement. En effet, parfois l'assistant graphique rassemble tout ce dont vous aurez besoin pour compléter votre tableau. L'assistant est votre point de départ pour toute création de graphique.
Avant de lancer l'assistant, vous devez sélectionner les données utilisées pour le graphique. Assurez-vous que vous venez de sélectionner les données et leurs en-têtes. Bien que vous puissiez modifier les plages de la série de données plus tard, les prendre le plus précisément possible aide Calc à mieux rendre les résultats définitifs.

Vous avez deux façons de démarrer l'assistant de diagramme.  Vous pouvez cliquer sur l'icône Chart Wizard (Assistant de diagramme) (voir à droite) sur la barre d'outils principale, ou par le menu avec Insert > Chart (Insértion > Diagramme...). L'assistant de diagramme est composé de quatre étapes. Nous passerons en revue chacune des étapes, mais il est possible de cliquer sur le bouton Finish (Terminer) à tout moment pour mettre fin au processus de l'assistant.

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1. Chart Type

The chart type (above) is where you select the type of chart you want to create. For some chart types, you have the option of 3D effects, and for others you do not. For our chart, we will select the basic bar chart. Since we have the option of 3D effects for a bar chart, we will also check the 3D Look checkbox. In the 3D Look dropdown box, you have the options of Realistic or Simple. This helps determine the look and shading of the 3D effect. We will use Realistic. Finally, you can select different shapes for your data series. We will use cylinder. Click the Next button to move to the next step.
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1.  Type du diagramme

 Le type du diagramme (ci-dessus) est l'endroit où vous sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez créer. Pour certains types de graphiques, vous avez la possibilité d'effets 3D et, pour d'autres, non. Pour notre graphique, nous allons sélectionner le graphique à barres de base. Puisque nous avons la possibilité d'effets 3D pour un graphique à barres, nous allons également cocher la case 3D. Dans le menu déroulant 3D, vous disposez des options Realiste ou Simple. Cela permet de déterminer l'apparence et l'ombrage de l'effet 3D. Nous allons utiliser Realiste. Enfin, vous pouvez sélectionner des formes différentes pour votre série de données. Nous allons utiliser les cylindres. Cliquez sur le bouton Suivant>> pour passer à l'étape suivante.

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2. Data Range

In step two we define the data range and how Calc will use the data range to create the chart. If we need to change the range from what we selected, we can type in the range or select the range from the spreadsheet. The small button at the end of the data range textbox will shrink the wizard dialog so more of your spreadsheet is visible.

We need to tell Calc whether our data series are defined by row or column. For our example, we used columns. Also, since we selected the labels as well as the data, we need to check both First row as label and First column as label.

Click the Next button to move to the next step.
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2.  Plage de données

 Dans la deuxième étape, nous définissons la plage de données et comment Calc l'utilise pour créer le graphique. Si nous avons besoin de changer la plage de ce que nous avons choisi, nous pouvons soit entrer soit sélectionner la plage dans la feuille de calcul. Le petit bouton à la fin de la zone de texte plage de données va minimiser la boîte de dialogue de l'assistant ; ainsi, une plus grande partie de votre feuille de calcul est visible.

 Nous avons besoin de dire à Calc si nos séries de données sont définies par ligne ou colonne. Pour notre exemple, nous avons utilisé des colonnes.  De plus, puisque nous avons sélectionné les en-têtes aussi bien que les données, nous devons cocher à la fois First row as label (Première ligne comme étiquette) et First column as label (Première colonne comme étiquette).

 Cliquez sur le bouton Suivant>> pour passer à l'étape suivante.

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3. Data Series

The third step (below) lets us redefine, add, change the order, and remove data from our data series. You will see the data series for the chart defined by their label in a listbox. You can change the range of the series much as you could in the data range step; however, keep in mind, this is only for one set of data and not the entire chart. You can add another series by clicking on the Add button. You can remove a series by selecting it and clicking the Remove button. Change the order of the series by selecting the series you want to move and use the up and down arrow buttons.

We don’t need to change anything here, so click the Next button to move to the last step of the wizard.
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3.  Séries de données

 La troisième étape (ci-dessous) nous permet de redéfinir, ajouter, modifier l'ordre et supprimer des données de nos séries de données. Vous verrez les séries de données pour le graphique définies par leurs étiquettes dans une liste. Vous pouvez modifier la portée de la série de la même façon que vous pourriez l'avoir fait à l'étape plage de données ; mais gardez à l'esprit que cela ne s'applique qu'à un ensemble de données et non pas à l'ensemble du graphique. Vous pouvez ajouter une autre série en cliquant sur le bouton Add (Ajouter). Vous pouvez supprimer une série en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Remove (Supprimer). Modifiez l'ordre des séries en sélectionnant la série que vous souhaitez déplacer et en utilisant les boutons fléchés haut et bas.

 Nous n'avons pas besoin de changer quoi que ce soit ici, alors cliquez sur le bouton Next (Suivant>>) pour passer à la dernière étape de l'assistant.

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4. Chart Elements

The fourth step (above right) of the wizard allows us to define names for the different parts of our chart, including title, subtitle, and x and y axis. We can also set the location of our legend and the grid for the chart area. For our chart sample, give it the title “Sample Bar Chart”. We also want to label our Y-Axis as “Num of Rentals”. Since our X-Axis is the months of the year, we don’t really need a label for the X-Axis. It is self-explanatory. Set the legend to appear at the bottom, giving our data more room to spread out.

We are now finished with the Chart Wizard. If you ever need to revisit any of the steps, you can use the Back button or select the step from the list on the left. Click the Finish button to complete the wizard and display the chart in your spreadsheet.
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4.  Éléments du diagramme

 La quatrième étape (en haut à droite) de l'assistant nous permet de définir des noms pour les différentes parties de notre tableau, y compris le titre, sous-titre et les axes x et y. Nous pouvons aussi définir l'emplacement de notre légende et la grille de la zone graphique. Pour notre exemple de graphique, lui donner le titre « Exemple de diagramme à barres ». Nous voulons aussi étiqueter notre axe Y comme « Nombre de loyers ». Puisque notre axe X est les mois de l'année, nous n'avons pas vraiment besoin d'une étiquette pour l'axe X. Il est auto-explicatif. Positionnez la légende dans la partie inférieure (bottom), donnant à nos données plus d'espace pour s'étaler.

 Nous avons maintenant terminé avec l'assistant graphique. Si jamais vous avez besoin de revoir l'une des étapes, vous pouvez utiliser le bouton Back (Retour) ou sélectionner l'étape dans la liste sur la gauche. Cliquez sur le bouton Finish (Terminer) pour terminer l'assistant et afficher le graphique dans votre feuille de calcul.

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Formatting Chart Elements

After creating the chart with the Chart Wizard, it is possible to change the elements of the chart. After clicking on finish, you will notice that the newly created chart is selected and your toolbar has changed. You have the chart formatting toolbar instead of the standard edit toolbar. The new toolbar has a dropdown box which allows you to select the different elements you can change. After selecting an element from the dropdown, click on the Format Selection button to display the dialog for that element.

There are also buttons for changing the chart type, and displaying the chart grid and legend. The button with the double arrow beside the capitol A is used to scale the text with the chart when you resize it. I highly recommend this, as it keeps things proportional. In addition to the changes in the toolbar, you will find changes in the Insert and Format menus as well. These changes allow you to insert and format elements of your chart.
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Formatage des éléments du graphique

 Après la création du graphique avec l'assistant graphique, il est possible d'en changer les éléments. Après avoir cliqué sur Finish (Terminer), vous remarquerez que le graphique nouvellement créé est sélectionné et que votre barre d'outils a changé. Vous avez la barre de formatage graphique au lieu de la barre d'outils d'édition standard. La nouvelle barre d'outils possède un menu déroulant qui permet de sélectionner les différents éléments que vous pouvez changer. Après avoir sélectionné un élément dans la liste déroulante, cliquez sur le bouton Format Selection (Sélection du format) pour afficher la boîte de dialogue pour cet élément.

 Il existe également des boutons permettant de modifier le type de graphique et d'afficher la grille graphique et la légende. Le bouton avec la double flèche à côté de la lettre A majuscule est utilisé pour agrandir le texte avec le graphique quand vous le redimensionnez. Je recommande fortement ceci, car il garde les choses proportionnelles. En plus des changements dans la barre d'outils, vous trouverez aussi des changements dans les menus Insert (Insértion) et Format. Ces changements permettent d'insérer et formater des éléments de votre graphique.

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You can move the chart by clicking and dragging the borders. Resize the chart by clicking and dragging one of the eight handles. If you selected the text scale button, the size of the text will scale with the chart as you change it.

Now, let’s make some changes to our chart. In the dropdown list in the toolbar, select Chart Title and click on the Format Selection button. On the Font tab, change the size to 18 and the style to bold. Click OK. Next, select Chart Area and click Format Selection. The chart area is the entire background of the chart. On the Area tab, select a background color of light gray. You will notice this changes the color of our data area as well, but we want the data area to stand out. Select Chart from the dropdown list and click Format Selection. On the Area tab, select to fill with color and pick white. Since we are using a 3D chart, let’s change the perspective a little: Format > 3D, check the Perspective checkbox and change the percentage to 50%. You will see this changes the perspective of the chart.
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Vous pouvez déplacer le graphique en faisant un cliquer-déplacer sur les bords. Redimensionnez le graphique en faisant un cliquer-déplacer sur l'une des huit poignées. Si vous avez sélectionné le bouton échelle du texte, la taille du texte sera ajustée avec le tableau lorsque vous le modifiez.

Maintenant, nous allons apporter quelques modifications à notre tableau. Dans la liste déroulante de la barre d'outils, sélectionnez Chart Title (Titre) et cliquez sur le bouton Format Selection. Dans l'onglet Font (Police), modifiez la taille à 18 et le style à bold (gras). Cliquez sur OK. Ensuite, sélectionnez Chart Area (Zone du diagramme), puis cliquez sur Format Selection. La zone graphique est tout le fond du tableau. Sous l'onglet Remplissage (Area), sélectionnez une couleur de fond gris clair. Vous remarquerez que cela change la couleur de notre zone de données aussi, mais nous voulons que la zone de données se détache. Sélectionnez Diagramme (Chart) à partir de la liste déroulante et cliquez sur Format Selection. Sous l'onglet Area (Remplissage), sélectionnez Fill with color (remplir) et choisir blanc. Puisque nous utilisons un graphique 3D, nous allons changer un peu le point de vue: Format > 3D View (Affichage 3D...), cochez la case Perspective et modifiez le pourcentage à 50 %. Vous verrez que la perspective du graphique change.

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There are other things to do on your own. Try changing the color of one of the data series or adjusting the placement of some of the elements. All can be done through the dropdown list, and the Format and Insert menus. When you deselect the chart, you are taken back to normal toolbars and menus. To edit the chart later, just double-click the chart, and you get the specialized toolbar and menus back.

We have only touched the surface of the chart and graphs in Calc, but I encourage you to play around with the different types and elements. The type of chart you use is dependant upon the type of data you have and the information you want to convey.

Next time, we will begin our work in Impress, LibreOffice’s presentation program.
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Il y a d'autres choses à faire par vous-même. Essayez de changer la couleur de l'une des séries de données ou de régler l'emplacement de certains des éléments. Tout peut être fait par la liste déroulante et les menus Format et Insertion. Lorsque vous désélectionnez le graphique, vous revenez à la barres d'outils normale et les menus normaux. Pour modifier le graphique plus tard, il suffit de double-cliquer sur le graphique et vous obtiendrez à nouveau la barre d'outils et les menus spécialisés.

 Nous n'avons fait qu'effleurer la surface des graphiques dans Calc, mais je vous encourage à jouer avec les différents types et éléments. Le type de graphique que vous utiliserez dépend du type de données que vous avez et les informations que vous voulez transmettre.

 La prochaine fois, nous allons commencer notre travail dans Impress, le programme de présentation de LibreOffice.