Jimmy Fixit is a self-employed handyman. He does carpentry, roofs, plumbing, lawn work, and flooring. He created a spreadsheet to invoice his customers, but when a customer didn't pay in the allotted time, he needed to send them a late notice. The notice was a detailed letter of what they owed, and a request for them to pay by a certain date. He wanted to add in a table listing the work done and any payments made. He could use a Writer table and do the calculations himself, but if he could insert a spreadsheet into the middle of his text document, he would have everything he needed. Turned out, he can.
Jimmy Fixit est un travailleur manuel indépendant. Il fait de la charpente, des toitures, de la plomberie, l'entretien des pelouses et les revêtements de sol. Il a créé une feuille de calcul pour facturer ses clients, mais, quand un client ne payait pas dans le temps imparti, il avait besoin de lui envoyer une lettre de rappel. Le rappel était une lettre détaillée de toute la dette et une demande de payer avant une date donnée. Il voulait ajouter dans un tableau la liste des travaux effectués et tous les paiements faits, le cas échéant. Il pouvait utiliser un tableau Writer et faire les calculs lui-même, mais, s'il pouvait insérer une feuille de calcul au milieu du document texte, il aurait tout ce dont il avait besoin. En fait, il peut.
Embed a Sheet in Writer with OLE Jimmy solved his problem by using Object Linking and Embedding (OLE) to embed a Calc sheet in his writer document. By embedding a sheet in his document, he was able to use formulas to do calculations on the tax and the total. The embedded sheet worked like a mini spreadsheet within his document. He was able to format the cells, adjust columns and rows, merge cells, and anything else he might do in a spreadsheet opened in Calc. To embed the sheet into his document, Jimmy selected the position in the document where he wanted the sheet to appear. Insert > Object > OLE Object brought up the Insert OLE Object dialog. From the dialog, he selected LibreOffice Spreadsheet from the list. After selecting the spreadsheet object type, he clicked on OK, and Writer created a mini Calc spreadsheet inside Jimmy's document. Jimmy used the eight adjustment handles to fit the inserted object to his document. The cells behaved just like the cells in a regular Calc sheet. He adjusted his rows and columns as needed, formatted his total column, and inserted formulas to calculate the tax due and total. When Jimmy finished, he clicked outside the embedded object to return to writing his document. The tabs and row/column headers disappeared. If at any time, he noticed he had made a mistake, double-clicking inside the embedded object allowed him to edit it again. While editing the object, Writer's toolbars and menus changed to Calc's toolbars and menus. Even the sidebar became the Calc sidebar. Editing the spreadsheet object was the same as having it opened in Calc.
Incorporer une feuille de calcul dans un texte Writer avec OLE
Jimmy a résolu son problème en utilisant OLE (Object Linking and Embedding - Liaison et incorporation d'objet) pour incorporer une feuille de calcul Calc dans son document texte. En faisant ainsi, il pouvait utiliser des formules pour calculer les taxes dues et le total. La feuille de calcul incorporée fonctionnait comme un mini-tableur dans son document. Il pouvait formater les cellules, ajuster les colonnes et les lignes, fusionner des cellules et faire toutes les choses qu'il aurait faites dans une feuille de calcul ouverte dans Calc.
Pour incorporer la feuille dans son document, Jimmy a sélectionné l'emplacement où il voulait faire apparaître la feuille. Insertion > Objet > Objet OLE l'a amené dans la boîte de dialogue Insérer un objet OLE. Dans le cadre, il a sélectionné Classeur LibreOffice dans la liste. Après avoir choisi le type d'objet Feuille de calcul, il cliqua sur OK et Writer créa une mini-feuille de calcul Calc dans son document.
Jimmy utilisa les huit poignées d'ajustement pour adapter la taille de l'objet à son document. Les cellules se comportaient comme les cellules d'un tableur Calc normal. Il ajusta ses lignes et ses colonnes selon le besoin, formata la colonne des totaux et inséra les formules de calcul des taxes dues et du total. Quand Jimmy eut terminé, il cliqua en dehors de l'objet incorporé pour retourner à l'écriture de son document. Les onglets, ainsi que les entêtes des colonnes et des lignes, disparurent. Si, à un quelconque moment, il avait remarqué une erreur, il aurait édité à nouveau l'objet incorporé en double-cliquant dessus. Pendant que l'objet est en modification, les barres d'outils et les menus de Writer sont remplacés par ceux de Calc. Même la barre latérale devient celle de Calc. L'édition de l'objet feuille de calcul est identique à ce qu'elle serait en l'ouvrant dans Calc.
OLE Link to an Existing Document Later on, Jimmy started tracking his customers in a Calc document – with each customer's transactions listed on a different sheet. When he had to create a collection notice for a customer, he felt like he was wasting his time just retyping information that already existed. After a little homework, Jimmy discovered that he could insert the data from the existing spreadsheet into the document using OLE linking. Insert> Object > OLE Object once again brought up the Insert OLE Object dialog. Instead of selecting the object type, this time Jimmy clicked “Create from file.” Clicking on the Search button, Jimmy browsed to the location of the spreadsheet containing his customers' records. Selecting the file, he clicked the Open button. Back in the Insert OLE Object dialog, he selected “Link to file” to create a link between the two documents. If he had not selected “Link to file”, the sheet would have been embedded instead of linked. More on the difference in a moment. Just like before, Jimmy got a mini Calc spreadsheet inserted into his document. However, this one was linked to the original spreadsheet document. On the tabs for the different sheets, he clicked the customer which he was creating the document for. Just like before, he had the full use of the Calc menus and toolbars as though he was editing the object directly in Calc. Once he clicked out of the linked sheet, the selected sheet showed in the document without tabs or row/column headers.
Lien OLE vers un document existant
Plus tard, Jimmy commença à suivre ses clients dans un document Calc où les transactions de chaque client furent listées sur une feuille différente. Quand il a dû créer une lettre de rappel pour un client, il avait l'impression de perdre son temps en recopiant des informations qui existaient déjà. Après un peu de travail personnel, Jimmy découvrit qu'il pouvait insérer les données de la feuille de calcul existante dans le document, en utilisant un lien OLE.
Insertion > Objet > Objet OLE ouvrit à nouveau la boîte de dialogue Insérer un objet OLE. Au lieu de sélectionner le type d'objet, Jimmy cliqua sur « Créer à partir d'un fichier ». En cliquant sur le bouton Rechercher, Jimmy navigua vers l'emplacement du tableur contenant les enregistrements de ses clients. Il sélectionna un fichier, puis cliqua sur le bouton Ouvrir. De retour dans la boîte de dialogue Insérer un objet OLE, il sélectionna « Lier au fichier » pour créer un lien entre les deux documents. S'il n'avait pas coché « Lier au fichier », la feuille de calcul aurait été incorporée au lieu de liée. J'en dirai plus sur cette différence dans un moment.
Comme précédemment, Jimmy a ainsi inséré un mini-tableur dans son document. Cependant, celui-ci était relié à la feuille de calcul d'origine. Parmi les différents onglets des feuilles, il cliqua sur le client pour qui le document était créé. Tout comme avant, il avait le plein usage des menus et des barres d'outils comme s'il éditait l'objet directement dans Calc. Quand il cliqua en dehors de la feuille liée, celle-ci fut présentée dans le document sans les onglets et les entêtes de lignes et colonnes.
The Difference Between Linking and Embedding When Jimmy selected “Link to file”, he created a link between the spreadsheet file and the object in his Writer document. If he had not selected “Link to file”, the spreadsheet would have been embedded instead. When Jimmy linked the two, he created a very powerful tool for himself. Any changes he makes to the original spreadsheet will automatically update in the Writer document. Likewise, any changes he makes to the object in the Writer document will update in the original spreadsheet. The link created a two-way connection between the two documents. He could edit the sheet only in one document at a time. If he opened one document and the other was already open, the spreadsheet opened as read-only copy in the second document. However, if he had only embedded the sheet into the Writer document, no connection is created. Changes to one document would not affect the other. When using OLE, it is important to decide which method is going to best suit your purposes. For Jimmy, linking was the best choice.
La différence entre Lier et Incorporer
Quand Jimmy a sélectionné « Lier au fichier », il a créé un lien entre le fichier du tableur et l'objet dans le document Writer. S'il n'avait pas sélectionné « Lier au fichier », la feuille de calcul aurait été incorporé à la place. Quand Jimmy a lié les deux, il s'est créé un outil puissant. À chaque changement qu'il fait dans le tableur d'origine, le document Writer est mis à jour automatiquement. De même, chaque changement qu'il fait sur l'objet dans le document Writer est mis à jour dans le tableur original. Le lien crée une connexion bi-directionnelle entre les deux documents. Il ne peut éditer la feuille que dans un document à la fois. S'il ouvre un document et que l'autre est déjà ouvert, le tableur s'ouvre comme une copie en lecture seule dans le second document. Cependant, s'il avait simplement incorporé le tableur dans le document Writer, aucune connexion n'aurait été créée. Les changements dans un des documents n'aurait pas d'effet sur l'autre. Lors de l'utilisation d'OLE, il est important de décider quelle méthode vous convient le mieux, selon votre objectif. Pour Jimmy, le lien était le meilleur choix.
Linking Only a Part of a Sheet with DDE As time passed on, Jimmy hired an accountant to keep his books. At the end of every month, Jimmy asked for the business financial status, and the accountant would send him a balance spreadsheet. Jimmy plowed through the long sheet for a few months before deciding it was too much. “Just give me a summary,” he told the accountant. The accountant began copying the summary section of the sheet and sending it to Jimmy, but now, Jimmy was asking for the summary two or three times a week. The accountant needed an easier way; so, he did some studying and discovered Dynamic Data Exchange (DDE). DDE was the predecessor to OLE, but it had one feature he liked. He wanted the ability to give Jimmy a document that would automatically update, but a document Jimmy could not edit. DDE creates a one-way link from the original to the linked document. Formatting and cell styling do not transfer. The table looked like a plain Writer table. Jimmy could edit the cells, but when he reopened the document, any changes were replaced with the data in the original.
Lier seulement une partie d'une feuille de calcul avec DDE
Le temps passant, Jimmy prit un comptable pour suivre ses comptes. A la fin de chaque mois, Jimmy demandait un état financier de son activité et le comptable lui envoyait une feuille de calcul de bilan. Jimmy la passa au peigne fin pendant quelques mois avant de décider que c'était trop lourd.
« Donnez-moi juste un résumé », dit-il au comptable.
Le comptable commença par recopier la section « résumé du tableur » et l'envoya à Jimmy, mais à partir de ce moment-là, Jimmy demanda le résumé deux à trois fois par semaine.
Le comptable avait besoin d'une solution plus facile ; aussi, il fit quelques recherches et découvrit DDE (Dynamic Data Exchange - Échange dynamique des données). DDE était le prédécesseur d'OLE mais il possédait une fonctionnalité qu'il apprécia. Il voulait avoir la possibilité de donner à Jimmy un fichier qui se mettrait à jour automatiquement, mais que Jimmy ne pourrait pas modifier. DDE crée un lien unidirectionnel de l'original vers le document lié. Les formats et le style de cellules ne sont pas transférés. La table ressemblait à un tableau Writer de base. Jimmy pouvait modifier les cellules, mais chaque fois qu'il rouvrait le document, les modifications étaient remplacées par les données du fichier original.
To create the DDE link, the accountant copied the cells he needed from the original document. In the new document, he selected Edit > Paste Special. In the Paste Special dialog, the accountant chose the DDE Link option and clicked OK. The data was inserted into the document in a plain, unformatted table. Once the accountant created the document, he no longer had to worry about it. Jimmy could open the document at any time, and the table would update with the latest data in the spreadsheet. Anytime Jimmy asked him for a summary of the business financial status, the accountant just sent him a link to the document containing the DDE link. Jimmy started out with a simple need: to insert a sheet into his document. He was able to accomplish this by embedding a sheet in his document using OLE. As his needs became more complex, he switched to linking to his customer spreadsheet using OLE linking. When Jimmy hired an accountant, the accountant grew tired of providing Jimmy with updates on the business financial status; so, he used the old DDE method to create a link to the document that Jimmy could not change. OLE and DDE allowed Jimmy and his accountant to embed and link data to their documents and automate some of their work.
Pour créer le lien DDE, le comptable copia les cellules dont il avait besoin, à partir du document original. Dans le nouveau document, il sélectionna Édition > Collage spécial… Dans la boîte de dialogue Collage spécial, le comptable choisit l'option Lien DDE et cliqua sur OK. Les données furent transférées dans le document comme tableau brut, non formaté.
Une fois que le comptable eut créé le document, il n'avait plus à s'inquiéter à son sujet. Jimmy pouvait ouvrir le document quand il voulait et la table se mettrait à jour avec les dernières données du tableur. Chaque fois que Jimmy lui demandait un état financier de son activité, le comptable lui envoyait tout simplement un lien vers le document contenant le lien DDE.
Jimmy avait commencé avec un besoin simple : insérer une feuille de calcul dans son document. Il le fit en incorporant le tableur dans son document en utilisant OLE. Quand ses besoins devenaient plus complexes, il passa à une liaison de son tableur clients à son document par un lien OLE. Quand Jimmy prit un comptable, le comptable en a eu assez de fournir à Jimmy des mises à jour de son état financier d'activité ; aussi, il a utilisé la vieille méthode de liaison DDE pour créer un lien vers le document, que Jimmy ne pouvait pas modifier. OLE et DDE permirent à Jimmy et à son comptable d'incorporer et de lier des données à leurs documents et d'automatiser une partie de leur travail.