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| issue52:tutolibre [2011/10/08 10:12] – auntiee | issue52:tutolibre [2011/10/17 15:51] (Version actuelle) – marchois |
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| Before we can use our poor man's database, we need to register it in LibreOffice. File > New > Database will bring up the database wizard. Select “connect to an existing database”, and in the drop-down box, select spreadsheet. Click the Next button. Use the Browse button to find your spreadsheet. Click Next. Make sure “Yes, register the database for me” is selected, and uncheck “Open database for editing.” Click Finish, and give the database a name (I named mine Addresses). The database you just created is linked to the spreadsheet. Any updates you make to the spreadsheet will show in the database. The only catch is you cannot edit the spreadsheet when you have Writer opened. Basically, your spreadsheet database can be the only LibreOffice document open. Otherwise, LibreOffice will open the spreadsheet in read-only mode.** | Before we can use our poor man's database, we need to register it in LibreOffice. File > New > Database will bring up the database wizard. Select “connect to an existing database”, and in the drop-down box, select spreadsheet. Click the Next button. Use the Browse button to find your spreadsheet. Click Next. Make sure “Yes, register the database for me” is selected, and uncheck “Open database for editing.” Click Finish, and give the database a name (I named mine Addresses). The database you just created is linked to the spreadsheet. Any updates you make to the spreadsheet will show in the database. The only catch is you cannot edit the spreadsheet when you have Writer opened. Basically, your spreadsheet database can be the only LibreOffice document open. Otherwise, LibreOffice will open the spreadsheet in read-only mode.** |
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| Sur la deuxième ligne, nous commençons à mettre nos données. Chaque ligne est un dossier qui contient tous les renseignements concernant une personne - du moins c'est comme ça que je le conçois. Pour aujourd'hui, pas besoin de vous inquiéter trop si les données sont plus larges que les colonnes. Si vous voulez ajuster la largeur des colonnes pendant que vous entrez les renseignements, il suffit de placer la souris au-dessus d'une ligne séparant deux colonne. Le curseur deviendra une flèche double et vous pourrez cliquez sur la ligne et la déplacer pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Une fois toutes les données saisies, il faut enregistrer le classeur. J'ai sauvegardé le mien comme Primitive_db.ods. Une fois cela fait, fermez-le. | A1 partir de la deuxième ligne, nous commençons à mettre nos données. Chaque ligne est un dossier qui contient tous les renseignements concernant une personne - du moins c'est comme ça que je le conçois. Pour aujourd'hui, pas besoin de vous inquiéter trop si les données sont plus larges que les colonnes. Si vous voulez ajuster la largeur des colonnes pendant que vous entrez les renseignements, il suffit de placer la souris au-dessus d'une ligne séparant deux colonnes. Le curseur deviendra une flèche double et vous pourrez cliquer sur la ligne et la déplacer pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Une fois toutes les données saisies, il faut enregistrer le classeur. J'ai sauvegardé le mien comme Primitive_db.ods. Une fois cela fait, fermez-le. |
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| Avant de pouvoir utiliser notre base de données primitive, nous avons besoin de la référencer dans LibreOffice. Fichier > Nouveau > Base de données affichera l'assistant Bases de données [Ndt : Si vous n'avez pas encore le module Base de données de LibreOffice, il est disponible dans la Logithèque Ubuntu ou vous pourrez l'obtenir facilement avec votre gestionnaire de paquets habituel.]. Choisissez « Se connecter à une base de données existante » et, dans le menu déroulant, sélectionnez Classeur. Cliquez sur Suivant. Assurez-vous que vous avez sélectionné « Oui, je souhaite que l'assistant référence la base de données » et décochez « Ouvrir la base de données pour édition ». Cliquez sur Terminer et nommez la base de données (J'ai appelé la mienne Adresses). La base de données que vous venez de créer est liée au classeur. Chaque fois que vous mettrez à jour le classeur, la mise à jour paraîtra dans la base de données. Le seul hic c'est que vous ne pouvez pas modifier le classeur si Writer est ouvert. En fait, une base de données de type classeur doit être le seul document de LibreOffice ouvert, car, autrement, LibreOffice ouvrira le classeur en mode lecture seule. | Avant de pouvoir utiliser notre base de données primitive, nous avons besoin de la référencer dans LibreOffice. Fichier > Nouveau > Base de données affichera l'assistant Bases de données [Ndt : Si vous n'avez pas encore le module Base de données de LibreOffice, il est disponible dans la Logithèque Ubuntu ou par l'interdémiaire de votre gestionnaire de paquets habituel.]. Choisissez « Se connecter à une base de données existante » et, dans le menu déroulant, sélectionnez Classeur. Cliquez sur Suivant. Assurez-vous que vous avez sélectionné « Oui, je souhaite que l'assistant référence la base de données » et décochez « Ouvrir la base de données pour édition ». Cliquez sur Terminer et nommez la base de données (J'ai appelé la mienne Adresses). La base de données que vous venez de créer est liée au classeur. Chaque fois que vous mettrez à jour le classeur, la mise à jour paraîtra dans la base de données. Le seul hic c'est que vous ne pouvez pas modifier le classeur si Writer est ouvert. En fait, une base de données de type classeur doit être le seul document de LibreOffice ouvert, car, autrement, LibreOffice ouvrira le classeur en mode lecture seule. |
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| **Now that we have created our database, and registered it in LibreOffice, we can use it to create a mail-merge. Mail-merge is great for sending form letters to customers or prospects. The cool thing is you can put any kind of data you want in your database and then use it in the letter. For example, if you have a rewards program for your customers, you could have a field for points, and include the points each customer has earned in the letter, but you would have to type the letter only once. | **Now that we have created our database, and registered it in LibreOffice, we can use it to create a mail-merge. Mail-merge is great for sending form letters to customers or prospects. The cool thing is you can put any kind of data you want in your database and then use it in the letter. For example, if you have a rewards program for your customers, you could have a field for points, and include the points each customer has earned in the letter, but you would have to type the letter only once. |
| Maintenant que notre base de données est créée et référencée dans LibreOffice, nous pouvons nous en servir pour créer un mailing. Un mailing est vraiment bien pour envoyer des lettres types à des clients ou des clients prospectifs. Le truc génial c'est que vous pouvez mettre toutes sortes de données dans votre base de données et les utiliser dans la lettre. Par exemple, si vous avez un programme de récompenses pour vos clients, vous pourrez avoir un champ pour les points ; comme cela, vous pourriez mettre le nombre de points gagnés par chaque client dans la lettre, mais vous n'auriez besoin de la taper qu'une seule fois. | Maintenant que notre base de données est créée et référencée dans LibreOffice, nous pouvons nous en servir pour créer un mailing. Un mailing est vraiment bien pour envoyer des lettres types à des clients ou des clients prospectifs. Le truc génial c'est que vous pouvez mettre toutes sortes de données dans votre base de données et les utiliser dans la lettre. Par exemple, si vous avez un programme de récompenses pour vos clients, vous pourrez avoir un champ pour les points ; comme cela, vous pourriez mettre le nombre de points gagnés par chaque client dans la lettre, mais vous n'auriez besoin de la taper qu'une seule fois. |
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| Cliquez sur l'icône des Sources de données, Affichage > Sources de données ou appuyez sur F4. Ainsi les bases de données référencées s'afficheront en dessous de la barre du formatage. À gauche, vous trouverez Adresses (ou ce que vous avez nommé votre base de données) > Tables > Feuille1. Côté droit vous verrez maintenant vous données mises en page comme les entrées dans le classeur. Nous insérons les champs dans le document en cliquant sur l'en-tête du champ et en le glissant dans le document. Un caractère générique pour chaque champ que vous glissez dans le document sera créé. Assurez-vous de glisser l'en-tête du champ et non pas des données d'un dossier. | Cliquez sur l'icône des Sources de données, Affichage > Sources de données ou appuyez sur F4. Ainsi les bases de données référencées s'afficheront en dessous de la barre du formatage. À gauche, vous trouverez Adresses (ou ce que vous avez nommé votre base de données) > Tables > Feuille1. Côté droit vous verrez maintenant vos données mises en page comme les entrées dans le classeur. Nous insérons les champs dans le document en cliquant sur l'en-tête du champ et en le glissant dans le document. Un caractère générique pour chaque champ que vous glissez dans le document sera créé. Assurez-vous de glisser l'en-tête du champ et non pas des données d'un dossier. |
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| **Now, you can type the body of your letter. When you need a field from the database in your letter, you can drag it into the document. The database fields can be used any place in the document. As I said before, your database can contain whatever information you need it to contain. A teacher could even use it to report students' grades in a letter to parents. | **Now, you can type the body of your letter. When you need a field from the database in your letter, you can drag it into the document. The database fields can be used any place in the document. As I said before, your database can contain whatever information you need it to contain. A teacher could even use it to report students' grades in a letter to parents. |
| Vous pouvez maintenant taper votre lettre. Chaque fois que vous aurez besoin d'un champ de la base de données, vous pouvez le glisser dans le document. Les champs de la base de données peuvent être utilisés à n'importe quel emplacement. Je me répète : votre base de données peut contenir toutes sortes de renseignements dont vous aurez besoin. Un enseignant pourrait même l'utiliser pour inclure les notes d'un élève dans une lettre pour ses parents. | Vous pouvez maintenant taper votre lettre. Chaque fois que vous aurez besoin d'un champ de la base de données, vous pouvez le glisser dans le document. Les champs de la base de données peuvent être utilisés à n'importe quel emplacement. Je me répète : votre base de données peut contenir toutes sortes de renseignements dont vous aurez besoin. Un enseignant pourrait même l'utiliser pour inclure les notes d'un élève dans une lettre pour ses parents. |
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| Une fois la lettre terminée, vous pouvez choisir une sortie imprimante ou une sortie fichier. Vous pourriez vouloir choisir cette dernière quand vous aurez besoin d'y revenir pour ajouter des informations personnelles pour certains individus. Par exemple, un enseignant voudrait peut-être demander une conférence avec les parents d'un élève qui sera vraisemblablement recalé. Fichier > Imprimer, comme pour un document ordinaire. Toutefois, LibreOffice vous avertira que le document contient des champs de base de données d'adresses et vous demandera si vous voulez imprimer une lettre type. Répondez oui et la boîte de dialogue du mailing s'affichera. C'est ici que vous pouvez choisir d'imprimer vers une imprimante ou vers un fichier. Vous avez également la possibilité de n'imprimer la lettre que pour des dossiers choisis ou pour une plage de dossiers. Vous sélectionnez les dossiers en cliquant sur la boîte grise à son début, ou utilisez CTRL-clic pour ne sélectionner que quelques dossiers précis ou MAJ-clic pour sélectionner une suite de dossiers. Quand vous imprimez vers un fichier, vous pouvez choisir d'imprimer vers un seul fichier et, dans ce cas, chaque lettre commencera sur une nouvelle page, ou vous pouvez le sauvegarder comme des fichiers individuels et, dans ce cas-ci, chaque lettre devrait avoir son propre fichier. Vous pouvez choisir de générer un nom de fichier à partir de la base de données et le champ qui servira de nom. Avec ma version de LibreOffice (3.3.3), j'ai eu un seul document quel que soit mon choix. Apparemment, ils travaillent encore sur cette fonctionnalité. | Une fois la lettre terminée, vous pouvez choisir une sortie imprimante ou une sortie fichier. Vous pourriez vouloir choisir cette dernière quand vous aurez besoin d'y revenir pour ajouter des informations personnelles pour certains individus. Par exemple, un enseignant voudrait peut-être demander un entretien avec les parents d'un élève qui sera vraisemblablement recalé. Fichier > Imprimer, comme pour un document ordinaire. Toutefois, LibreOffice vous avertira que le document contient des champs de base de données d'adresses et vous demandera si vous voulez imprimer une lettre type. Répondez oui et la boîte de dialogue du mailing s'affichera. C'est ici que vous pouvez choisir d'imprimer vers une imprimante ou vers un fichier. Vous avez également la possibilité de n'imprimer la lettre que pour des dossiers choisis ou pour une plage de dossiers. Vous sélectionnez les dossiers en cliquant sur la boîte grise à son début, ou utilisez CTRL-clic pour ne sélectionner que quelques dossiers précis ou MAJ-clic pour sélectionner une suite de dossiers. Quand vous imprimez vers un fichier, vous pouvez choisir d'imprimer vers un seul fichier et, dans ce cas, chaque lettre commencera sur une nouvelle page, ou vous pouvez le sauvegarder comme des fichiers individuels et, dans ce cas-ci, chaque lettre devrait avoir son propre fichier. Vous pouvez choisir de générer un nom de fichier à partir de la base de données et le champ qui servira de nom. Avec ma version de LibreOffice (3.3.3), j'ai eu un seul document quel que soit mon choix. Apparemment, ils travaillent encore sur cette fonctionnalité. |
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| **You can also use your database to generate labels. File > New > Labels opens the labels dialog. Select your database and table. Move the fields over into the label information box. Select your label type and click New Document. As with the form letters, when you get ready to print, you will have an opportunity to select the records you want to print, and you can print to a printer or a document. You can also create envelopes much in the same manner. | **You can also use your database to generate labels. File > New > Labels opens the labels dialog. Select your database and table. Move the fields over into the label information box. Select your label type and click New Document. As with the form letters, when you get ready to print, you will have an opportunity to select the records you want to print, and you can print to a printer or a document. You can also create envelopes much in the same manner. |
| Vous pouvez aussi utiliser votre base de données pour générer des étiquettes. Fichier > Nouveau > Étiquettes affichera la boîte de dialogue Étiquettes. Choisissez votre base de données et votre table. Glissez les champs dans la boîte d'Inscription. Sélectionnez le type d'étiquette et cliquez sur le bouton Nouveau document. Comme c'est le cas pour les lettres types, quand vous serez prêt à imprimer, vous aurez la possibilité de sélectionner les dossiers que vous voulez et vous pourrez imprimer vers une imprimante ou vers un document. Vous pouvez aussi créer des enveloppes avec à peu près la même méthode. | Vous pouvez aussi utiliser votre base de données pour générer des étiquettes. Fichier > Nouveau > Étiquettes affichera la boîte de dialogue Étiquettes. Choisissez votre base de données et votre table. Glissez les champs dans la boîte d'Inscription. Sélectionnez le type d'étiquette et cliquez sur le bouton Nouveau document. Comme c'est le cas pour les lettres types, quand vous serez prêt à imprimer, vous aurez la possibilité de sélectionner les dossiers que vous voulez et vous pourrez imprimer vers une imprimante ou vers un document. Vous pouvez aussi créer des enveloppes avec à peu près la même méthode. |
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| Il y a une autre façon de créer une lettre type, en se servant de Outils > Assistant Mailing. L'assistant a pas mal de contraintes et quand j'ai essayé de l'utiliser, j'ai trouvé que c'était moins facile d'obtenir de bons résultats. Pour moi, la méthode manuelle décrite ici a donné de meilleurs résultats tout laissant au créateur plus de contrôle sur les sorties. | Il y a une autre façon de créer une lettre type, en se servant de Outils > Assistant Mailing. L'assistant a pas mal de contraintes et quand j'ai essayé de l'utiliser, j'ai trouvé que c'était moins facile d'obtenir de bons résultats. Pour moi, la méthode manuelle décrite ici a donné de meilleurs résultats tout en laissant au créateur plus de contrôle sur les sorties. |
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| Le mailing peut vous faire gagner beaucoup de temps. Tapez votre lettre, vite fait bien fait, rajoutez des champs de base de données et imprimez. C'est bien mieux que de taper des centaines de lettres ou de modifier chacune d'entre elles pour changer quelque renseignement. Dans le prochain article, nous commencerons à apprendre davantage sur Calc en créant un classeur simple de budget. | Le mailing peut vous faire gagner beaucoup de temps. Tapez votre lettre, vite fait bien fait, rajoutez des champs de base de données et imprimez. C'est bien mieux que de taper des centaines de lettres ou de modifier chacune d'entre elles pour changer quelques renseignements. Dans le prochain article, nous commencerons à apprendre davantage sur Calc en créant un classeur simple de budget. |
