LibreOffice Series 7: Mail Merge Up until now we have been working in LibreOffice Writer, but today we will step away for just a second to do something a little different. We're going to create a poor man's database in Calc and then return to Writer and create a mail merge. This will give you some ideas about how you can use a spreadsheet as a database. In order to do a mail merge, we need to work with some sort of database. We could create our own in Base, but for a simple address book, Calc is an easier solution. We will start by opening LibreOffice and clicking on Spreadsheet. This will open Calc with a blank spreadsheet. We won't go into a lot of details about the layout of Calc; we'll save that for another day. What you do need to know is that a spreadsheet is laid out as a series of columns and rows. The columns are labeled above with letters (A,B,C,…) and the rows are down the left side labeled with numbers (1,2,3,…). When we use Calc as a database, the first row must contain the field titles for the database. These are the database field headers. We will put the following field headers in the first row: Title, First Name, Last Name, Street Address, City, State, Postal Code, and Country. Each field must be in a separate column starting at column A, so put the cursor in column A of the first row and type in Title. You can use the right arrow key on the keyboard to move to the next column, and fill in the rest of the fields.
Série LibreOffice, partie 7 : Le mailing
Jusqu'à maintenant, nous travaillions avec LibreOffice Writer, mais aujourd'hui nous allons nous en éloigner pendant une seconde pour faire quelque chose d'un peu différent. Nous allons créer une base de données primitive [Ndt : celle d'un pauvre, un « poor man »] dans Calc pour ensuite retourner dans Writer pour créer un mailing (ou publipostage). Vous acquerrez ainsi des notions sur l'utilisation d'un Classeur comme base de données. Pour faire un mailing, il faut travailler avec une base de données quelconque. On pourrait créer la nôtre dans Base, mais pour un carnet d'adresses simple, l'utilisation de Calc est nettement plus facile.
Pour commencer, nous ouvrons LibreOffice et cliquons sur Feuille de calcul. Ainsi un classeur vierge de Calc s'affichera. Je ne vais pas vous donner beaucoup de détails sur la mise en page de Calc ; ce sera pour une autre fois. Vous devez quand même savoir qu'un classeur est composé d'une série de colonnes et de lignes. Les colonnes sont étiquetées en haut avec des lettres (A, B, C,…) et, à gauche, les lignes sont étiquetées avec des chiffres (1, 2, 3,…). Quand nous utilisons Calc comme base de données, la première ligne doit contenir les titres des champs pour la base de données. Ce sont les en-têtes de champs de la base de données. Nous mettrons les en-têtes de champs suivants sur la première ligne : Titre, Prénom, Nom, Adresse (rue et numéro), Ville, Code postal et Pays. Chaque champ doit être placé dans une colonne distincte, en commençant par la colonne A ; ainsi, mettez le curseur dans la colonne A de la première ligne et tapez Titre. Pour aller dans la colonne suivante, vous pouvez utiliser la touche flèche droite du clavier, puis vous pouvez remplir les autres champs.
Starting with the second row, we begin to fill in our data. Each row is a record. Think of a record as all the information on one person. For our purposes today, you don't need to worry too much if the data is wider than the columns. If you want to adjust the width of the columns while you input your information, just place your mouse over the line separating the two columns. The cursor will become a double arrow, and you can click and drag to increase or decrease the width of the column. Once we have entered all our data, we need to save the spreadsheet. I saved mine as Poorman_db.ods. Once it is saved, close it. Before we can use our poor man's database, we need to register it in LibreOffice. File > New > Database will bring up the database wizard. Select “connect to an existing database”, and in the drop-down box, select spreadsheet. Click the Next button. Use the Browse button to find your spreadsheet. Click Next. Make sure “Yes, register the database for me” is selected, and uncheck “Open database for editing.” Click Finish, and give the database a name (I named mine Addresses). The database you just created is linked to the spreadsheet. Any updates you make to the spreadsheet will show in the database. The only catch is you cannot edit the spreadsheet when you have Writer opened. Basically, your spreadsheet database can be the only LibreOffice document open. Otherwise, LibreOffice will open the spreadsheet in read-only mode.
A1 partir de la deuxième ligne, nous commençons à mettre nos données. Chaque ligne est un dossier qui contient tous les renseignements concernant une personne - du moins c'est comme ça que je le conçois. Pour aujourd'hui, pas besoin de vous inquiéter trop si les données sont plus larges que les colonnes. Si vous voulez ajuster la largeur des colonnes pendant que vous entrez les renseignements, il suffit de placer la souris au-dessus d'une ligne séparant deux colonnes. Le curseur deviendra une flèche double et vous pourrez cliquer sur la ligne et la déplacer pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Une fois toutes les données saisies, il faut enregistrer le classeur. J'ai sauvegardé le mien comme Primitive_db.ods. Une fois cela fait, fermez-le.
Avant de pouvoir utiliser notre base de données primitive, nous avons besoin de la référencer dans LibreOffice. Fichier > Nouveau > Base de données affichera l'assistant Bases de données [Ndt : Si vous n'avez pas encore le module Base de données de LibreOffice, il est disponible dans la Logithèque Ubuntu ou par l'interdémiaire de votre gestionnaire de paquets habituel.]. Choisissez « Se connecter à une base de données existante » et, dans le menu déroulant, sélectionnez Classeur. Cliquez sur Suivant. Assurez-vous que vous avez sélectionné « Oui, je souhaite que l'assistant référence la base de données » et décochez « Ouvrir la base de données pour édition ». Cliquez sur Terminer et nommez la base de données (J'ai appelé la mienne Adresses). La base de données que vous venez de créer est liée au classeur. Chaque fois que vous mettrez à jour le classeur, la mise à jour paraîtra dans la base de données. Le seul hic c'est que vous ne pouvez pas modifier le classeur si Writer est ouvert. En fait, une base de données de type classeur doit être le seul document de LibreOffice ouvert, car, autrement, LibreOffice ouvrira le classeur en mode lecture seule.
Now that we have created our database, and registered it in LibreOffice, we can use it to create a mail-merge. Mail-merge is great for sending form letters to customers or prospects. The cool thing is you can put any kind of data you want in your database and then use it in the letter. For example, if you have a rewards program for your customers, you could have a field for points, and include the points each customer has earned in the letter, but you would have to type the letter only once. Click on the Data Sources icon [database_icon.png], View > Data sources, or press F4. This will display the registered databases below the formatting toolbar. In the left part of the data sources, Addresses (or whatever you named your database) > Tables > Sheet1. On the right side, you will see your data laid out much like you entered it in the spreadsheet. We insert the fields into the document by clicking on the field header and dragging it into the document. This will create a field placeholder for every field you drag into the document. Make sure you drag the field header and not a data block in a record.
Maintenant que notre base de données est créée et référencée dans LibreOffice, nous pouvons nous en servir pour créer un mailing. Un mailing est vraiment bien pour envoyer des lettres types à des clients ou des clients prospectifs. Le truc génial c'est que vous pouvez mettre toutes sortes de données dans votre base de données et les utiliser dans la lettre. Par exemple, si vous avez un programme de récompenses pour vos clients, vous pourrez avoir un champ pour les points ; comme cela, vous pourriez mettre le nombre de points gagnés par chaque client dans la lettre, mais vous n'auriez besoin de la taper qu'une seule fois.
Cliquez sur l'icône des Sources de données, Affichage > Sources de données ou appuyez sur F4. Ainsi les bases de données référencées s'afficheront en dessous de la barre du formatage. À gauche, vous trouverez Adresses (ou ce que vous avez nommé votre base de données) > Tables > Feuille1. Côté droit vous verrez maintenant vos données mises en page comme les entrées dans le classeur. Nous insérons les champs dans le document en cliquant sur l'en-tête du champ et en le glissant dans le document. Un caractère générique pour chaque champ que vous glissez dans le document sera créé. Assurez-vous de glisser l'en-tête du champ et non pas des données d'un dossier.
Now, you can type the body of your letter. When you need a field from the database in your letter, you can drag it into the document. The database fields can be used any place in the document. As I said before, your database can contain whatever information you need it to contain. A teacher could even use it to report students' grades in a letter to parents. Once you have finished typing your letter, you can print or send to a file. You might want to send a letter to file when you need to go back and add personal information for certain individuals. Like a teacher might want to request a parent-teacher conference for a student failing the class. File > Print, just like you would for a normal document. However, LibreOffice will tell you that your document contains address database fields and asks you if you want to print a form letter. Answer yes. The Mail Merge dialog will appear. In the dialog, you can choose to print to the printer or to a file. Also, you can choose to print a letter only for selected records or a range of records. You select records by clicking on the gray box at the beginning of the record, or use CTRL-click to select only certain records, or SHIFT-click to select a series of records. When you print to a file, you can choose to print to one file, in which case each letter will begin on a new page, or save as individual files, in which case each letter should have its own file. You can select which database field to use for the file name. On my version of LibreOffice (3.3.3), I got one document whichever I chose. Apparently, they are still working on this feature.
Vous pouvez maintenant taper votre lettre. Chaque fois que vous aurez besoin d'un champ de la base de données, vous pouvez le glisser dans le document. Les champs de la base de données peuvent être utilisés à n'importe quel emplacement. Je me répète : votre base de données peut contenir toutes sortes de renseignements dont vous aurez besoin. Un enseignant pourrait même l'utiliser pour inclure les notes d'un élève dans une lettre pour ses parents.
Une fois la lettre terminée, vous pouvez choisir une sortie imprimante ou une sortie fichier. Vous pourriez vouloir choisir cette dernière quand vous aurez besoin d'y revenir pour ajouter des informations personnelles pour certains individus. Par exemple, un enseignant voudrait peut-être demander un entretien avec les parents d'un élève qui sera vraisemblablement recalé. Fichier > Imprimer, comme pour un document ordinaire. Toutefois, LibreOffice vous avertira que le document contient des champs de base de données d'adresses et vous demandera si vous voulez imprimer une lettre type. Répondez oui et la boîte de dialogue du mailing s'affichera. C'est ici que vous pouvez choisir d'imprimer vers une imprimante ou vers un fichier. Vous avez également la possibilité de n'imprimer la lettre que pour des dossiers choisis ou pour une plage de dossiers. Vous sélectionnez les dossiers en cliquant sur la boîte grise à son début, ou utilisez CTRL-clic pour ne sélectionner que quelques dossiers précis ou MAJ-clic pour sélectionner une suite de dossiers. Quand vous imprimez vers un fichier, vous pouvez choisir d'imprimer vers un seul fichier et, dans ce cas, chaque lettre commencera sur une nouvelle page, ou vous pouvez le sauvegarder comme des fichiers individuels et, dans ce cas-ci, chaque lettre devrait avoir son propre fichier. Vous pouvez choisir de générer un nom de fichier à partir de la base de données et le champ qui servira de nom. Avec ma version de LibreOffice (3.3.3), j'ai eu un seul document quel que soit mon choix. Apparemment, ils travaillent encore sur cette fonctionnalité.
You can also use your database to generate labels. File > New > Labels opens the labels dialog. Select your database and table. Move the fields over into the label information box. Select your label type and click New Document. As with the form letters, when you get ready to print, you will have an opportunity to select the records you want to print, and you can print to a printer or a document. You can also create envelopes much in the same manner. There is another way to create a form letter, using the Mail Merge Wizard: Tools > Mail Merge Wizard. The wizard has some restrictions, and when I tried to use the wizard, I found it more difficult to get good results. I found the manual method I have described here to give better results, giving the creator more control over the output. Mail merge is a great time saver. Bang out your letter, drop in some database fields, and print. Sure beats typing 100s of letters or manually editing each one to change the information. In my next article, we will start to learn more about Calc by creating a simple budget spreadsheet.
Vous pouvez aussi utiliser votre base de données pour générer des étiquettes. Fichier > Nouveau > Étiquettes affichera la boîte de dialogue Étiquettes. Choisissez votre base de données et votre table. Glissez les champs dans la boîte d'Inscription. Sélectionnez le type d'étiquette et cliquez sur le bouton Nouveau document. Comme c'est le cas pour les lettres types, quand vous serez prêt à imprimer, vous aurez la possibilité de sélectionner les dossiers que vous voulez et vous pourrez imprimer vers une imprimante ou vers un document. Vous pouvez aussi créer des enveloppes avec à peu près la même méthode.
Il y a une autre façon de créer une lettre type, en se servant de Outils > Assistant Mailing. L'assistant a pas mal de contraintes et quand j'ai essayé de l'utiliser, j'ai trouvé que c'était moins facile d'obtenir de bons résultats. Pour moi, la méthode manuelle décrite ici a donné de meilleurs résultats tout en laissant au créateur plus de contrôle sur les sorties.
Le mailing peut vous faire gagner beaucoup de temps. Tapez votre lettre, vite fait bien fait, rajoutez des champs de base de données et imprimez. C'est bien mieux que de taper des centaines de lettres ou de modifier chacune d'entre elles pour changer quelques renseignements. Dans le prochain article, nous commencerons à apprendre davantage sur Calc en créant un classeur simple de budget.