So far, we have covered many topics for using LibreOffice's Calc, but Calc has many minor operations that are worth knowing. In this article, I will give you my top-10 quick tips for using Calc. Most of them have to do with manipulating the current sheet. You can use these tips in most any sheet you are working with. 1. Naming Sheets The default name for sheets is SheetX, where X is a number. You have 3 ways to name a sheet. The first is when you create a new sheet, using Insert > Sheet. In the dialog, you have a choice of how you want to name the sheet. You can also choose to insert multiple sheets. When inserting multiple sheets, you have no control over the sheets' names. They will get the default SheetX naming convention. However, you may need to rename a sheet after it has been created. This is where the second and third methods apply. The second way to name a sheet is by right-clicking the sheet's tab and selecting Rename Sheet from the menu. The Rename Sheet dialog will come up, and you can change the name of the sheet. The third method is simply to double-click the sheets tab. This brings up the rename Sheet dialog, where you can change the sheet's name. NOTE: The sheet name must start with a letter or digit. Then, sheet names can include spaces, letters, digits, underscore, and some special characters, i.e. -, &. When saving in the Microsoft Excel format, sheet names cannot contain the :, \, /, ?, *, [, and ] characters. If you have an invalid character in the name, Calc will give you an error message.
Jusqu'à présent, nous avons couvert de nombreux sujets sur l'utilisation de Calc de LibreOffice, mais Calc possède de nombreuses petites opérations qui sont bonnes à connaître. Dans cet article, je vais vous donner mes 10 meilleurs conseils facilitant l'utilisation de Calc. La plupart d'entre eux se rapportent à la manipulation de la feuille en cours. Vous pouvez utiliser ces conseils dans la plupart des feuilles avec lesquelles vous travaillez.
1. Nommer les feuilles
Le nom par défaut pour les feuilles est FeuilleX, où X est un nombre. Vous avez 3 façons de nommer une feuille. La première est lorsque vous créez une nouvelle feuille, en utilisant Insertion > Feuille… Dans la boîte de dialogue, vous pouvez déterminer le nom de la feuille. Vous pouvez également choisir d'insérer plusieurs feuilles. Lors de l'insertion de plusieurs feuilles, vous n'avez aucun contrôle sur les noms des feuilles. Vous obtiendrez la convention de nommage par défaut FeuilleX.
Cependant, vous devrez peut-être renommer une feuille après qu'elle a été créée. C'est là que les deuxième et troisième méthodes s'appliquent. La deuxième façon de nommer une feuille est en cliquant droit sur l'onglet de la feuille et en sélectionnant « Renommer la feuille » à partir du menu. La boîte de dialogue « Renommer la feuille » apparaîtra, et vous pourrez changer le nom de la feuille. La troisième méthode est tout simplement de double-cliquer sur l'onglet des feuilles. Ceci nous amène à la boîte de dialogue « Renommer la feuille », où vous pouvez changer le nom de la feuille.
NOTE: Le nom de la feuille doit commencer par une lettre ou un chiffre, mais le reste peut inclure des espaces, des lettres, des chiffres, des soulignements et certains caractères spéciaux, comme -, &. Lors de l'enregistrement au format Microsoft Excel, les noms de feuilles ne peuvent pas contenir les caractères : , \, /, ?, *, [, et ]. Si vous avez un caractère non valide dans le nom, Calc vous affichera un message d'erreur.
2. Deleting Sheets Sometimes, you will want to delete a sheet, or multiple sheets, from the workbook. To delete a sheet, right-click on the sheet's tab and select Delete from the menu, or select Edit > Sheet > Delete from the menu bar. Calc will verify that you do want to delete the sheet. To delete multiple sheets hold down the Ctrl key while clicking on the tabs for the sheets you want to delete. Use either the right-click or the menu method to delete the sheets. Once again, Calc will verify that you want to delete the sheets. 3. Move/Copy Sheets Sometimes, you need to rearrange or copy sheets. For example, you might want to order a multiple sheet workbook in order of predominate use, or by date. Copying a sheet comes in handy when you need to create an exact duplicate of the current sheet, thereby creating a history. When you copy a sheet, you get an exact duplicate of the sheet you copied; however when you make changes to the new sheet, those changes are not translated to the old sheet. For example, you can create a copy of a budget spreadsheet for each pay period of the year and keep them all in one workbook. Moving sheets is accomplished in one of two ways. The first method is to drag the tab of the sheet to the position you want it. Double arrows will show the location the sheet will occupy when you release it. The other method is through the Move/Copy Sheet dialog. You can access the Move/Copy dialog by right-clicking the tab you want to copy or move and selecting Move/Copy Sheet, or through the menu bar, Edit > Sheet > Move/Copy Sheet. Under the Action section, you can select to copy or move the current sheet. NOTE: If you have only one sheet in the workbook, move and copy are grayed out, and copy is selected. In the Location section, you can select to move/copy the sheet to the current document, to another open document, or to a new document. The Insert Before section controls the placement of the move/copy. The sheet will move/copy to a position before the selected sheet. A special choice here is the “- move to end position -”. Selecting this last choice will move/copy the sheet to the end of the sheet list. The Name section allows you to give the sheet a new name. Renaming your sheet is a good idea when copying. If you do not give it a new name, it will keep the existing name and append an underscore and a number, i.e. MySheet_2.
2. Suppression des feuilles
Parfois, vous souhaitez supprimer une ou plusieurs feuilles d'un classeur. Pour supprimer une feuille, faites un clic droit sur l'onglet de la feuille et sélectionnez « Supprimer la feuille… » dans le menu, ou sélectionnez « Édition > Feuille > Supprimer… » de la barre de menu. Calc vérifiera que vous voulez réellement supprimer la feuille. Pour supprimer plusieurs feuilles, maintenez enfoncée la touche Ctrl tout en cliquant sur l'onglet des feuilles que vous souhaitez supprimer. Utilisez soit la méthode par clic droit, soit celle par le menu pour supprimer les feuilles. Une fois de plus, Calc va vérifier que vous souhaitez supprimer les feuilles.
3. Déplacer / copier des feuilles
Parfois, vous avez besoin de réorganiser ou copier des feuilles. Par exemple, lorsque vous souhaitez ranger un classeur à plusieurs feuilles dans l'ordre d'utilisation prédominante, ou par date. Copier une feuille est très pratique lorsque vous avez besoin de créer une copie exacte de la feuille, créant ainsi une feuille historique. Lorsque vous copiez une feuille, vous obtenez une copie exacte de la feuille que vous avez copiée, mais quand vous apportez des modifications à la nouvelle feuille, ces changements ne sont pas reportés dans l'ancienne feuille. Par exemple, vous pouvez créer une copie d'une feuille de calcul de budget pour chaque période de paie de l'année et les conserver dans un seul classeur.
Déplacer une feuille peut se faire de deux manières. La première méthode consiste à faire glisser l'onglet de la feuille vers la position que vous voulez. Les doubles flèches indiquent l'emplacement que la feuille occupera une fois que vous la relâcherez. L'autre méthode consiste à utiliser la boîte de dialogue « Déplacer/Copier la feuille… » . Vous pouvez accéder à ce dialogue en faisant un clic droit sur l'onglet que vous souhaitez copier ou déplacer, puis en sélectionnant « Déplacer/Copier la feuille… », ou par l'intermédiaire de la barre de menu, Édition > Feuille > Déplacer/Copier… . Sous la section Action, vous pouvez choisir de copier ou de déplacer la feuille en cours. REMARQUE : Si vous n'avez qu'une seule feuille dans votre classeur, les fonctions déplacer et copier seront grisées et la copie sera sélectionnée. Dans la section Location, vous pouvez choisir de déplacer/copier la feuille dans le document actuel, dans un autre document ouvert ou dans un nouveau document. La section Insert Before contrôle le placement de la feuille déplacée/copiée. La feuille se déplace/copie juste une position avant la feuille sélectionnée. Un choix spécial ici est « - move to end position - » (déplacer vers la position finale). La sélection de ce dernier choix va déplacer/copier la feuille à la fin de la liste des feuilles. La section Name vous permet de donner à la feuille un nouveau nom. Renommer votre feuille est une bonne idée lors de la copie. Si vous ne lui donnez pas de nouveau nom, elle conservera le nom actuel et ajoutera un trait de soulignement et un nombre, par exemple MySheet_2.
4. Color Tabs Visual aids can often help get things done quickly while working with a large workbook with multiple sheets. Color is an easy to deploy visual aid. Giving each sheet tab a different color can help you find it and go to it quickly. The tab of the current sheet is always white, but you can still give it a color for when it is not selected. To set the tab color of a sheet, right-click the tab and select Tab Color from the menu. A color dialog will pop up. Simple select the color you want for the tab and click OK. 5. Freeze Row(s)/Column(s) Long and wide sheets often require scrolling to view some of the content in the sheet. However, in many cases the first columns or rows contain information you need in order to make sense of the information. Luckily, Calc provides you with a way to freeze rows and columns in place. To freeze a row or rows, select the row below the row(s) you want frozen by clicking on the row number, then Window > Freeze. To unfreeze the rows, select Window > Freeze again. The same is done with the columns by selecting the column letter to the right of the columns you want frozen, then Window > Freeze. To freeze both rows and columns, select the cell below the rows you want frozen and to the right of the columns you want frozen, then select Window > Freeze.
4. Onglets de couleur
Les aides visuelles peuvent souvent permettre de faire avancer les choses rapidement, tout en travaillant avec un classeur de grande taille contenant plusieurs feuilles. La couleur est une aide visuelle facile à mettre en place. Donner à chaque onglet de la feuille une couleur différente peut vous aider à le trouver et vous y rendre rapidement. L'onglet de la feuille courante est toujours blanc, mais vous pouvez toujours lui donner une couleur s'il n'est pas sélectionné. Pour définir la couleur de l'onglet d'une feuille, faites un clic droit sur l'onglet et sélectionnez « Couleur d'onglet » dans le menu. Une boîte de dialogue de couleur apparaîtra. Sélectionnez simplement la couleur que vous voulez pour l'onglet et cliquez sur OK.
5. Figer les Ligne(s)/Colonne(s)
Les feuilles longues et larges ont souvent besoin de défilement pour afficher une partie du contenu dans la feuille. Mais, dans de nombreux cas, les premières lignes et colonnes contiennent les informations dont vous avez besoin pour donner un sens à l'information. Heureusement, Calc vous fournit un moyen de figer les lignes et les colonnes.
Pour figer une ou plusieurs lignes, sélectionnez la ligne en dessous de celle que vous voulez geler en cliquant sur le numéro de la ligne, puis Fenêtre > Fixer. Pour débloquer les lignes, sélectionnez à nouveau Fenêtre > Fixer. La même chose est à faire avec les colonnes en sélectionnant la lettre de colonne à droite des colonnes que vous voulez fixer, puis Fenêtre > Fixer.
Pour fixer les deux - lignes et colonnes -, sélectionnez la cellule en dessous des lignes que vous voulez geler et à droite des colonnes que vous voulez geler, puis sélectionnez Fenêtre > Fixer.
6. Split Screen Another way to view large sheets is using the split screen. To split the screen horizontally, grab the thick bar just above the vertical scrollbar. The mouse cursor will become a double arrow. Drag the thick bar down to the position where you want it. To split the screen vertically, do the same with the thick bar to the right of the horizontal scrollbar. To get a quick horizontal and vertical split, just select Window > Split. The spits are shown by a thick heavy line. Each area of the split screen is manipulated by the various new scrollbars that appear. To undo a split screen, grab the thick heavy line and drag it up to the top for a horizontal split or to the right for a vertical split. To cancel all spits, use Window > Split. 7. Print Rows or Columns on Every Page Printing a sheet which will span multiple pages may require key information in certain rows or columns in order to help make sense of the data. To control how the pages print, you can define whether certain rows or columns repeat on each page. Open format > Print Ranges > Edit. Under Rows to repeat, you can define the rows that need to repeat on each page, i.e. to repeat the first two rows enter $1:$2. Under Columns to repeat, you can do the same for the columns, i.e. to repeat the first column type $A.
6. Partage d'écran
Une autre manière de travailler avec de grandes feuilles est d'utiliser l'écran partagé. Pour diviser l'écran horizontalement, saisissez la barre épaisse juste au-dessus de la barre d’ascenseur vertical. Le curseur de la souris se transforme en flèche double. Faites glisser la barre épaisse jusqu'à la position que vous souhaitez. Pour diviser l'écran verticalement, faites la même chose avec la barre épaisse à la droite de la barre de défilement horizontal. Pour obtenir une scission rapide horizontale et verticale, il suffit de sélectionner Fenêtre > Scinder. Les partages sont représentés par des lignes épaisses lourdes. Chaque zone de l'écran partagé est manipulée par de nouvelles barres d’ascenseur qui apparaissent.
Pour annuler la division d'un écran, prenez la ligne épaisse et faites-la glisser vers le sommet pour une division horizontale ou vers la droite pour une division verticale. Pour annuler toutes les divisions, utilisez Fenêtre > Scinder.
7. Imprimer les lignes ou les colonnes sur chaque page
L'impression d'une feuille qui se fera sur plusieurs pages peut exiger des informations essentielles dans certaines rangées ou colonnes afin d'aider à donner du sens aux données. Pour contrôler la façon dont les pages sont imprimées, vous pouvez définir si certaines lignes ou colonnes doivent se répéter sur chaque page.
Ouvrez Format > Zones d'impression > Éditer. Dans la section « Lignes à répéter », vous pouvez définir les lignes qui ont besoin d'être répétées sur chaque page. Par exemple, pour répéter les deux premières rangées, il faut entrer $1:$2. Sous « Colonnes à répéter », vous pouvez faire la même chose pour les colonnes, donc pour répéter la première colonne, il faudra rentrer $A.
8. Fill Selected Cells At its most basic use, the fill tool is a way to repeat information in a cell. To repeat the information in a cell, select the cells you want to repeat, then Edit > Fill > (the direction you want to fill: left, right, up, or down). However, the real power of the fill tool come through using the Fill Series. Edit > Fill > Series. The Fill Series tool allows you to create many different types of serial information, from numbers to dates. There is also AutoFill, which uses a series of text predefined in the program. Examples of the AutoFill are Days of the week and months. You can define your own AutoFill ranges in Tools > Options > LibreOffice Calc > Short Lists. 9. Selection List The selection list is a text function. The selection list works only for text, and will contain only text from the current column your selected cell is in. To activate the list, select an empty cell and press Alt + Down Arrow on your keyboard. 10. Remove Data from Cells Sometime, you need to not just change the data in a cell but completely remove it. Removing data can be done in one fell swoop, and you can select the type of information that is removed. For example, you can select a group of cells and choose to remove only the formating, or only the text. There is also a remove all to remove all the information from the cell(s). You activate the Remove Content dialog by selecting a cell or cells and pressing the Backspace key on the keyboard. You can also do this through the menus: Edit > Delete Content. So, there you have it; my top-10 quick tips for LibreOffice Calc. In my next article, we will continue our journey in Calc by learning how to create charts and graphs.
8. Remplissage de cellules sélectionnées
Dans son utilisation la plus basique, l'outil de remplissage est une façon de répéter les informations dans une cellule. Pour répéter l'information dans une autre cellule, sélectionnez les cellules que vous souhaitez répéter, puis Édition > Remplir >(la direction que vous voulez remplir : gauche, droite, haut, ou bas).
Mais la véritable puissance de l'outil de remplissage vient de l'utilisation de la série de remplissage. Édition > Remplir > Série…. L'outil de remplissage en série vous permet de créer de nombreux types d'informations en série, allant des nombres aux dates. Il y a aussi le remplissage automatique, qui utilise une série de textes prédéfinie dans le programme. Des exemples de la saisie automatique sont les jours de la semaine et les mois. Vous pouvez définir vos propres listes de saisie automatique dans Outils > Options > LibreOffice Calc > Listes de tri.
9. Liste de sélection
La liste de sélection est une fonction texte. La liste de sélection ne fonctionne que pour le texte et ne contiendra que du texte de la colonne actuelle où la cellule sélectionnée se trouve. Pour activer la liste, sélectionnez une cellule vide et appuyez sur Alt + Flèche vers le bas sur votre clavier.
10. Suppression de données des cellules
Vous avez peut-être parfois besoin de supprimer complètement les données d'une cellule, plutôt que de les modifier. La suppression des données peut se faire en un seul coup et vous pouvez sélectionner le type d'information qui sera effacé. Par exemple, vous pouvez sélectionner un groupe de cellules et choisir de ne supprimer que la mise en forme, ou seulement le texte. Il y a aussi un « Supprimer Tout » pour supprimer toutes les informations de la cellule. Vous activez la boîte de dialogue « Supprimer du contenu » en sélectionnant une ou plusieurs cellules et en appuyant sur la touche « Retour arrière » de votre clavier. Vous pouvez aussi le faire à travers les menus : Édition > Supprimer du contenu.
Ainsi, voilà, vous les avez, mes 10 meilleures astuces pour LibreOffice Calc.
Dans mon prochain article, nous allons continuer notre voyage dans Calc en apprenant à créer des diagrammes et des graphiques.