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Portable Document Format (PDF) is a handy way to share documents when you need to control what the reader can do with the content. You can make the document where others cannot change or even comment on the contents of the document. You can secure the document so that the reader cannot even read the document without a password. You can create electronic forms for collecting data, and you can create document consistency by embedding the fonts used in the PDF document. Most importantly, PDF is portable, working on most platforms and in most web browsers. LibreOffice allows you to export most documents as PDF, including text documents, spreadsheets, drawings, and presentations. There are a lot of options for the exporting of LibreOffice documents to PDF – today is an overview of these options. In later articles, we may look at more specific applications and uses. PDF Export You can export a document as a PDF using the last selected options through the Export Directly as PDF button on the default toolbar. But, in order to change the options before saving the document, it is much better to use the File > Export to PDF menu option. This displays the PDF Options dialog.The dialog gives you six tabs with all the options for exporting your document as a PDF.
Portable Document Format (PDF) est une façon pratique de partager des documents quand vous avez besoin de contrôler ce que le lecteur peut faire avec le document. Vous pouvez créer le document afin que d'autres ne puissent pas changer, ni même commenter son contenu. Vous pouvez sécuriser le document pour que le lecteur ne puisse même pas le lire sans un mot de passe. Vous pouvez créer des formulaires électroniques pour la collecte de données et vous pouvez rendre le document uniforme et cohérent en y intégrant les polices utilisées. Chose plus importante, les PDF sont portables, fonctionnent sur la plupart des plateformes et dans la plupart des navigateurs Web.
LibreOffice vous permet d'exporter la plupart des documents comme PDF, y compris les documents texte, les tableurs, les dessins et les présentations. Il y a beaucoup d'options dans l'export de documents LibreOffice vers PDF ; aujourd'hui, je vous présente ces options brièvement. Il se peut que, dans des articles ultérieurs, nous regardions des applications et des utilisations plus particulières.
Exporter comme PDF
Vous pouvez exporter un document comme PDF, en utilisant les dernières options choisies, en cliquant sur le bouton Export direct au format PDF sur la barre d'outils par défaut. Mais, pour pouvoir changer les options avant d'enregistrer le document, il vaut nettement mieux utiliser Fichier > Exporter comme PDF… pour avoir le menu des options. La boîte de dialogue Options PDF s'affichera. Ce dialogue vous présente six onglets contenant toutes les options pour l'export d'un document comme PDF.
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General Tab The General tab gives you most of the common options. The Range options allow you to specify what content is included in the PDF. You have options for All, Pages, or Selection. All will export the entire document into the PDF, while Pages allows you to select what pages are exported. You can enter a range of pages (1-6), individual pages separated by a semicolon (3;6;8), or a combination of ranges and pages (1-6;3;10-12;40;52). Selection will export only the currently selected contents of the document. The Images options tell LibreOffice how you want it to handle the image quality. You can chose the Lossless compression option, but only if you have a good reason (eg, your document is a photo art journal). Lossless compression will greatly increase the file size. JPEG compression is a better choice, and a quality of 90% works for most photo images. The image resolution will depend on the end media for your PDF. If you are designing for online screen viewing a DPI of 75 or 150 is good. However, if there are plans for printing, a DPI of 300 or greater is better. Keep in mind that a higher DPI means a bigger file size.
L'onglet Général
L'onglet Général vous donne la plupart des options les plus courantes.
Les options Plage vous permettent de spécifier le contenu à inclure dans le PDF. Vous avez le choix entre Tout, Pages ou Sélection. Tout exportera le document entier comme PDF tandis que Pages vous permet de sélectionner les pages à exporter. Vous pouvez saisir une plage de pages (1-6), des pages individuelles séparées par un point-virgule (3;6;8) ou une combinaison de plages et de pages (1-6;3;10-12;40;52). Sélection n'exportera que le contenu du document actuellement sélectionné.
Les options Images indiquent à LibreOffice la façon de gérer la qualité des images. Vous pouvez choisir l'option Compression sans perte, mais uniquement si vous avez une vraie raison de le faire (par ex. si votre document est un journal de photographies d'art). La Compression sans perte augmentera considérablement la taille du fichier. Un meilleur choix serait Compression JPEG et une qualité à 90 % est très bien pour la plupart des images photographiques. La résolution des images sera fonction du média final du PDF. Si l'image est affichée en ligne et visionnée sur un écran, un DPI de 75 ou 150 est bien. Cependant, si vous comptez imprimer le document, un DPI de 300 ou supérieur est mieux. Gardez à l'esprit qu'un DPI plus élevé entraînera une plus grande taille de fichier.
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The Watermark option is simple. Checking this option will create a transparent overlay on each page of the text in the text box. Use it to indicate a draft or sample. The General options relate to the overall structure of the PDF. The Hybrid PDF option embeds the Open Document Format (ODT, ODS, ODP, etc) into the PDF document. This allows you to directly open and edit the PDF document in LibreOffice. After making changes, you can save it as a LibreOffice document or export it back to a PDF. Selecting this option disables the Range options since it will embed the entire document. The Archive PDF / A-1a option embeds all the fonts used in the document in accordance with ISO 19005-1. This is a good option for creating archival documents or for preserving the use of special fonts or layouts. This is helpful if you need to print from a computer that does not have the same font set as the one you created the document on.
L'option Filigrane est simple. Si cette option est cochée, une impression de faible opacité sera créée sur chaque page du texte dans la zone texte. Utilisez-la pour signaler un brouillon ou un échantillon.
Les options Général concernent la structure générale du PDF.
L'option Incorporer le fichier Open Document (ODT, ODS, ODP, etc.) l’intègre dans le document PDF. Cela vous permet d'ouvrir et de modifier le document PDF dans LibreOffice. Après avoir fait les modifications, vous pouvez l'enregistrer en tant que document LibreOffice, ou l'exporter à nouveau comme PDF. La sélection de cette option désactive les options de plage puisqu'il incorporera le document entier.
L'option PDF/A-1a (ou archive) incorpore toutes les polices utilisées dans le document selon le standard ISO 19005-1. C'est une bonne option pour la création de documents d'archive ou pour la préservation de l'usage de polices ou de mises en page particulières. C'est utile si vous avez besoin d'imprimer le document à partir d'un ordinateur qui n'a pas les mêmes jeux de polices que celui sur lequel vous avez créé le document.
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The Tagged PDF option allows you to create a tagged PDF document. Tagged PDFs contain document structure information and can allow the document to reflow better on some screens. The embedded structure is also used by some screen readers. A full discussion of tagged PDFs is beyond the topic of this article, but keep in mind that all that document structure information increases the size of your document. The Create PDF form option allows you to create a PDF form that people can fill out on a computer. This type of document could help you to collect data for use in other places. The Submit Format allows you to chose how the form data is stored. There are four options: PDF – the whole document with the information filled in is saved as a PDF. • FDF (Forms Data Format) – only the data for the controls in the form are saved. • HTML – form data is saved in HTML format. • XML – form data is saved in XML format. There is also a checkbox to allow for duplicate file names in the forms controls. The Export bookmarks option will create bookmarks for table of contents and outline paragraphs. If you are curious about the outline paragraphs, you change their setting at Tools > Outline Numbering. You can also export LibreOffice comments as PDF notes in the document, as well as exporting automatically inserted blank pages. Finally, View PDF after export will open the newly created PDF after it is exported. This will allow to you see how the finished document looks.
L'option PDF marqué vous permet de créer un document PDF balisé. Les PDF marqués contiennent des informations sur la structure du document et peuvent en améliorer la redistribution sur certains écrans. La structure incorporée est également utilisée par certaines visionneuses. Une présentation complète des PDF marqués dépasse le propos de cet article, mais gardez à l'esprit que toute information concernant la structure du document augmente la taille de celui-ci.
L'option Créer un formulaire PDF vous permet de créer un formulaire PDF que les gens peuvent remplir sur un ordinateur. Ce type de document pourrait vous aider à collectionner des données que vous utiliseriez ailleurs. Le Format d'envoi vous donne la possibilité de choisir comment les données du formulaire sont stockées. Il y a quatre options :
• PDF : le document entier et rempli est sauvegardé en tant que PDF. • FDF (Forms Data Format) : seules les données pour les contrôles du formulaire sont sauvegardées. • HTML : les données du formulaire sont enregistrées sous format HTML. • XML : les données du formulaire sont enregistrées sous format XML.
Il y a aussi une case à cocher pour Autoriser les doublons de noms de champ.
L'option Exporter les repères de texte créera des signets pour la table des matières et les paragraphes du plan. Si les paragraphes du plan vous interpellent, vous pouvez en changer les paramètres à Outils > Numérotation du plan. Vous pouvez également Exporter les commentaires dans LibreOffice comme des notes dans le document PDF, ainsi que Exporter les pages vides insérées automatiquement. Enfin, Afficher le PDF après l'export ouvrira le PDF nouvellement créé, vous permettant ainsi de voir l'apparence du document final.
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Initial View Tab The Initial View tab lets you set how the document will display when it opens. The Panes options allow you to select which reader panes will open when you open the document. You have the options to open the thumbnails and page, bookmarks and page, or just the page itself. You can even set the document to open on a page other than page 1 by using the Open-on-page setting. The Magnification options let you control the magnification of the document when it opens. Default just uses the default magnification setting of the reader, while other settings allow for whole page (Fit in window), page width, or zoom to fit the text and graphics in the window (Fit visible). You can also manually define a custom Zoom factor. The Page Layout option determines how the pages will display. Again Default just uses the reader's default settings; however, you can chose to have it display just one page at a time. When you scroll to the end of a page, it will jump to the next page. If you chose instead to select the Continuous option, when you reach the bottom of one page, the top of the next page will start scrolling as though the pages were fixed together. The Continuous Facing works the same way as continuous, but displays two columns of pages like an open book.
L'onglet Vue initiale
L'onglet Vue initiale vous permet de voir l'affichage du document à son ouverture.
Les options Volets vous donnent la possibilité de sélectionner les volets qui s'ouvriront à l'ouverture du document. Vous pouvez ouvrir les Miniatures et page, les Repères de texte et page, ou la Page uniquement. Vous pouvez même régler le document pour qu'il s'ouvre sur une page précise, outre la première page, en utilisant Ouvrir à la page.
Les options d'Agrandissement vous permettent de contrôler l'agrandissement du document lorsqu'il s'ouvre. Par défaut le réglage d'agrandissement par défaut de la visionneuse est tout simplement utilisé, alors que d'autres réglages permettent la page entière (Adapter à la fenêtre), la largeur de la page, ou Adapter au visible, pour que le texte et les graphismes apparaissent dans la fenêtre. Il est également possible de définir un facteur de zoom personnalisé.
L'option Mise en page détermine l'affichage des pages. À nouveau, Par défaut utilise tout simplement les réglages par défaut de la visionneuse ; vous pouvez cependant choisir de n'afficher qu'une seule page à la fois. Quand vous descendrez au bas d'une page, il ira tout de suite à la page suivante. Si, à la place, vous sélectionnez l'option Continu, quand vous atteignez le bas d'une page, le haut de la page suivante s'affichera comme si les deux pages étaient attachées. L'option Côte à côte fonctionne de la même façon que Continu, mais affiche deux colonnes de pages, comme un livre ouvert.
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User Interface Tab The User Interface tab controls the options for the way the actual window responds when the document is opened. The Window Options control how the window will respond to the opened document. You can have it fit to the size of the first page, center the window on the screen, or open the window in fullscreen mode. You can also chose to display the document title in the title bar. The Transitions option relates only to the export of a presentation to PDF. If you select the option, the LibreOffice page transitions are exported into the PDF document. The User Interface options control whether to hide the menus, toolbar, and reader's control tools. You may chose to hide some or all of these depending on the way you want the document used. Keep in mind that the user can reverse all these options. The Bookmark option allows you to control whether all or just some of the bookmark levels are exported to the document. You can select to export all or specify the level to which to export the bookmarks.
L'onglet Interface utilisateur
L'onglet Interface utilisateur règle les options concernant la façon dont la fenêtre elle-même répond quand le document s'ouvre.
Les Options de fenêtre contrôlent la façon dont la fenêtre répondra au document ouvert. Vous pouvez le faire correspondre à la taille de la première page, centrer la fenêtre sur l'écran ou ouvrir la fenêtre en mode plein écran. Vous avez également le choix d'afficher le titre du document sur la barre de titre.
L'option Transition ne s'applique que quand une présentation est exportée comme PDF. Si vous sélectionnez l'option, les transitions de page dans Libreoffice sont exportées dans le document PDF.
Les options Interface utilisateur règlent s'il faut masquer, ou non, la barre de menu, la barre d'outils ou les contrôles de la fenêtre. Vous pouvez choisir d'en masquer l'un ou l'autre, ou tout, selon la façon dont vous voulez que le document soit utilisé. Souvenez-vous que l'utilisateur a la possibilité de choisir le contraire.
L'option Repères de texte vous permet de choisir tous ou juste quelques-uns des niveaux de repères de texte qui sont exportés vers le document. Vous pouvez sélectionner Tous les niveaux de repères de texte ou spécifier le niveau de repères de texte visibles.
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Links Tab The Links tab sets how internal and external links are handled within the document. All of these options assume the reader is capable of handling the different options. The General options control how links are referenced. Exporting the bookmarks as named destinations allows other documents to directly reference the bookmark. When you convert document references to PDF targets, the PDF will reference a PDF document of the same name as the referenced document. This setting assumes you will convert all referenced documents to PDFs. If you want to move a document with external links to other computers, you can export URLs relative to the document; otherwise, they are exported as absolute links, requiring you to recreate the entire folder and file structure on the other computer. With the Cross Document Links options, you control what program is used to open any links to documents. The Default option will use the operating system’s default program for opening the linked document, but you can specify that the document is opened with the current reader, or with the operating system's default Internet browser. Whatever you select, you have to assume that the selected program will open the file-type referenced. So, if you have a mix of document types, your best option is Default.
L'onglet Liens
L'onglet Liens contrôle la gestion des liens internes et externes au sein du document. Toutes ces options supposent que le lecteur soit capable de mettre en œuvre les différentes options.
Les options générales contrôlent le référencement des liens. Exporter les repères de texte comme destinations nommées permet à d'autres documents de référencer le repère directement. Quand vous cochez Convertir les références de document en cibles PDF, le PDF référencera un document PDF du même nom que le document référencé. Ce réglage suppose que vous convertirez tous les documents référencés en PDF. Si vous voulez mettre un document contenant des liens externes sur un autre ordinateur, vous pouvez exporter les URL relativement au document, sinon, les liens seront exportés en tant que liens absolus, ce qui rend obligatoire la recréation de la structure de dossiers et de fichiers sur l'autre ordinateur.
Les options Liens entre documents vous permettent de contrôler le programme utilisé pour ouvrir tout lien aux documents. L'option Mode par défaut signifie que le programme par défaut du système d'exploitation sera utilisé pour ouvrir le document lié, mais vous avez la possibilité de préciser que le document doit être ouvert avec la visionneuse actuelle ou avec le navigateur Internet par défaut du système. Quoi que vous choisissez, vous devez supposer que le programme sélectionné ouvrira le type de fichier référencé. Ainsi, si vous avez un mélange de types de fichier, le meilleur choix est Mode par défaut.
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Security Tab
You set what the reader can do with the document on the Security tab.
The Password button lets you set two different passwords, one for opening and the other for permissions. To set either of the passwords, enter the password in the appropriate text box, and repeat in the second box to confirm. Leave the text boxes blank to not create a password for that feature.
If you entered and confirmed a password for permissions, the Print, Changes, and Contents settings are activated. The printing options indicate whether the reader is allowed to print the document without entering the password. The Changes section controls what changes are allowed without having to enter the password. The Contents settings control whether the reader can copy the contents of the document, or access the accessibility tools, without the password.
Digital Signatures Tab 
The Digital Signatures tab lets you sign the document with a certificate. Digital signatures is a topic beyond the scope of this article, but know that you can add a digital signature when needed. The tab provides text boxes for the password and other information related to the certificate.
LibreOffice gives you many options for exporting your document to PDF. We have covered, in a passing overview, the options available. PDF is a good way to send a document to others without making it easy for them to edit the document. You never know when you might need it, as you could get a request for a document in PDF format.
L'onglet Sécurité
C'est sur l'onglet Sécurité que vous réglez ce que le lecteur peut faire avec le document.
Le bouton Définir les mots de passe vous permet de choisir deux mots de passe différents, l'un pour l'ouverture du document et l'autre pour les permissions. Pour les régler, saisissez le mot de passe dans la zone de texte appropriée et répétez-le dans la deuxième zone de texte pour le confirmer.
Si vous ne voulez pas créer un mot de passe pour une fonctionnalité donnée, ne remplissez pas les zones de texte concernés.
Si vous avez saisi et confirmé un mot de passe pour les permissions, les réglages Impression, Modifications et Contenu sont activés. Les options Impression indiquent si le lecteur peut imprimer le document sans saisir un mot de passe. La section Modifications contrôle les changements permis sans mot de passe et indique si le lecteur a le droit, sans mot de passe, d'accéder aux outils d'accessibilité.
L'onglet Signatures numériques
L'onglet Signatures numériques (à partir de LibreOffice 5) vous permet de signer le document avec un certificat. Les signatures numériques dépassent le cadre de cet article, mais sachez toutefois qu'il est possible d'ajouter une signature numérique si besoin. L'onglet propose des zones de texte pour le mot de passe et d'autres informations concernant le certificat.
LibreOffice vous offre beaucoup d'options pour exporter votre document comme PDF. Je vous ai présenté, en les survolant, les options disponibles. PDF est une bonne façon pour envoyer des documents à d'autres personnes sans faciliter leur modification. Vous ne pouvez pas savoir quand vous en aurez besoin, car vous pourriez recevoir une demande de document en format PDF.