Often, when creating a document, you find the need to insert information about the document into the document. You can use LibreOffice fields to get information like page number, total pages, title, author, word count, etc. With minimal setup, you can insert the information into your document, and the fields will update as their values change.
Souvent, à la création d'un document, vous sentez le besoin d'insérer des informations concernant ce document, dans le document lui-même. Vous pouvez utiliser des champs de LibreOffice pour insérer des informations comme le numéro de la page, le total des pages, le titre, l'auteur, le compte des mots, etc. Avec un paramétrage minimum, vous pouvez insérer ces informations dans votre document et les champs seront mis à jour quand leurs valeurs changeront.
Common Fields A group of fields are available directly through the menus, and I call them the common fields, since some developer decided they were the most used. They are located under Insert > Fields. The fields are Page Number, Page Count, Date, Time, Title, Author, and Subject. You will see later where the Title, Author, and Subject fields are set. The Page Number is related to the current page on the current document, while the Page Count is the total number of pages in the document. These fields are handy because they can change from the time you enter them. You might insert a page before the current page. Without the fields, you would have to go through every page after the insert and renumber the pages. Using the fields, the page numbers will adjust automatically. The same is true of the page count. As you edit, you might increase or decrease the total number of pages. The Date and Time fields allow you to insert the current date and time. We saw a good example of using the date and time fields in the last issue (Full Circle 107) in my article on Auto Text, but they are also useful in templates and master documents. To insert the common fields, just select them from the menu Insert > Fields.
Champs ordinaires
Un groupe de champs est disponible directement par les menus ; je les appelle les champs ordinaires, parce qu'un développeur a décidé qu'ils étaient les plus utilisés. Ils se trouvent sous Insertion > Champs. Ces champs sont le Numéro de page, le Nombre de pages, la Date, l'Heure, le Titre, l'Auteur et le Sujet. Vous verrez par la suite où sont paramétrés les champs de titre, d'auteur et de sujet.
Le numéro de page est en lien avec la page courante du document en cours, alors que le nombre de pages est le nombre total des pages du document. Ces champs sont pratiques car ils peuvent se mettre à jour après leur insertion. Vous pourriez insérer une page avant la page courante. Sans ces champs, vous auriez à parcourir toutes les pages suivant l'insertion pour les renuméroter. Grâce à ces champs, les numéros de pages s'ajustent automatiquement. C'est vrai aussi pour le total des pages. Lors des modifications, vous pourriez augmenter ou diminuer le nombre total de pages.
Les champs date et heure vous permettent d'insérer la date et l'heure courante. Nous en avons vu un bon exemple dans le dernier numéro (le Full Circle n° 107), dans mon article sur l'AutoTexte, mais ils sont utiles aussi dans les modèles et documents maîtres.
Pour insérer les champs ordinaires, sélectionnez-les simplement dans le menu Insertion > Champs.
Metadata Before we dive further into document fields, we will look at the places where much of the information used by the fields is stored. The two main sources for the information are ‘user data’ and the document properties. Each provides reusable information. User Data User Data is information about the author (or user) of the document. You can access the User Data at Tools > Options > LibreOffice > User Data. If you have never filled out this information, it is blank. Text boxes are provided for first, last name and initials, as well as full address, title, phones, fax, and email. If you are in a company environment, there is also a box for the company name. Check the box “Use data for document properties” to have LibreOffice to automatically apply information like the name as author to the document properties of new documents. Any changes you make to the User Data takes effect only after you restart LibreOffice.
Métadonnées
Avant de plonger plus profondément dans les champs du document, nous allons regarder les endroits où la plupart des informations utilisées par ces champs sont stockées. Les deux principales sources d'information sont les « Données d'identité » et les propriétés du document. Chacune fournit des informations réutilisables.
Données d'identité
Les Données d'identité sont les données concernant l'auteur (ou l'utilisateur) du document. Vous pouvez accéder aux données utilisateur par Outils > Options > LibreOffice > Données d'identité. Si vous n'avez jamais rempli ces informations, c'est vide. Des champs textes sont disponibles pour le nom, le prénom, les initiales, ainsi que pour l'adresse complète, le titre, les numéros de téléphone et l'adresse mail. Si vous êtes dans un environnement professionnel, il y a aussi un champ pour le nom de l'entreprise. Cochez « Utiliser les données dans les propriétés du document » pour que LibreOffice utilise automatiquement des informations comme le nom, pour l'auteur, dans les propriétés d'un nouveau document. Chaque changement que vous faites dans les données d'identité ne sera reflété qu'après le redémarrage de LibreOffice.
Document Data There’s a wealth of fields related to the document itself. Some of them are listed in the common fields under Insert > Fields. Some of the information, like word count, page numbers, page count, changes as the document is edited and revised. Other options like the title and subject are added by the writer or editor of the document. The document fields are located in the properties of the document, File > Properties. The General tab shows us a wealth of information that we can't change from this dialog. You can see the file name and its location, as well as its size, creation, and last modified dates. At the bottom of the tab, you find a check box labeled “Apply user data.” When checked, it saves the user's full name with the file. The name used is the one in the User Data mentioned above. The revision number is nothing more than a count of the number of times the document has been saved. If, like me, you save often, this number ticks up quickly. The Reset Properties button will reset all the dates, modifications, author, and revisions to the current state. The current user becomes the author, the created and last modified fields change to the current date and time, and revisions is set to 1.
Données du document
Il y a pléthore de champs relatifs au document lui-même. Certains d'entre eux sont listés dans les champs ordinaires sous Insertion > Champs. Quelques informations, comme le nombre de mots, le nombre de pages ou le numéro de page changent en fonction des modifications du document. D'autres options, comme le titre et le sujet, sont ajoutées par le rédacteur ou le relecteur du document. Les champs du document sont situés dans les propriétés du document, Fichier > Propriétés.
L'onglet Général nous montre une foule d'informations que nous ne pouvons pas changer dans cette boîte de dialogue. Vous pouvez voir le nom du fichier et son emplacement, tout comme sa taille et les dates de création et de modification. En bas de l'onglet, vous trouvez une case à cocher marquée « Utiliser les données d'identité ». Quand elle est cochée, le nom complet de l'utilisateur est sauvegardé avec le fichier. Le nom utilisé est celui des données d'identité mentionné plus haut. Le numéro de révision n'est rien d'autre que le comptage du nombre de fois où le document a été sauvegardé. Si, comme moi, vous enregistrez souvent, ce nombre grimpe rapidement. Le bouton Réinitialiser remettra à l'état actuel toutes les dates, les modifications, l'auteur et les révisions. L'utilisateur en cours devient l'auteur, la date de création prend l'horodatage actuel, la date de révision est effacée et la révision est remise à 1.
The Description tab is where you provide the basic information about the document. If you are not in the habit of using this, I recommend giving it a try. You can use this data to maintain consistency in your document. You have text boxes for the title, subject, keywords, and comments. These inputs are where the fields look for this information, so this tab is key to using fields like title and subject. The Custom Properties tab allows you to create your own properties for the document. For example, when creating a document, you need to create a header entry on each page with your last name and a shortened title. To create this custom field, click on the Add button. You get entry boxes for Name, Type, and Value. You can click on the arrow for the Name and see some predefined suggestions for field names or fill in your own. You won't find any that meet our needs, so you type in “Short Title” for the name. There are six different types, Text, DateTime, Date, Duration, Number, and Yes or No. In this case, you are just adding a text property, so you select Text. In the Value text box, enter your last name and short title. For example, “Perry/LibreOffice 59.” Click OK when you are finished adding custom properties.
Vous mettez l'information de base concernant le document dans l'onglet Description. Si vous n'avez pas l'habitude de l'utiliser, je vous recommande un essai. Vous pouvez utiliser ces données pour conserver une cohérence à votre document. Vous avez des zones de texte pour le titre, le sujet, les mots-clés et les commentaires. Ces entrées sont là où les champs recherchent les informations ; aussi, cet onglet est essentiel quand vous utilisez des champs comme le titre et le sujet.
L'onglet des Propriétés personnalisées vous permet de créer vos propres propriétés pour le document. Par exemple, en créant un document, vous avez besoin de créer une en-tête pour chaque page avec votre nom et un titre court. Pour créer le champ personnalisé, cliquez sur le bouton Ajouter. Les champs Nom, Type et Valeur s'affichent. Vous pouvez cliquer sur la flèche de la zone Nom pour voir les suggestions prédéfinies pour des noms de champs ou saisissez une appellation personnelle. Comme vous ne trouvez rien qui vous convienne, vous tapez « Titre court » pour le nom. Il y a six types différents, Texte, Date heure, Date, Durée, Numéro et Oui ou non. Dans votre cas, vous ajoutez une propriété textuelle ; donc, choisissez Texte. Dans la zone Valeur, entrez votre nom et un titre court. Par exemple, « Perry/LibreOffice 59 ». Cliquez sur OK quand vous avez fini d'ajouter des propriétés personnalisées.
Document Fields While LibreOffice gives you quick access through the menu to Title, Author, and Subject, dozens of other document fields are available. They are located in the fields dialog. You access them under Insert > Fields > More Fields. On the Document tab, you have general information. While some of the common fields are here like Title, Date, and Time, you can do more with them here than you can by just selecting them from the menu. When you select the Author, you discover you can insert the name or just the writer's initials. Selecting Date or Time gives you a wealth of formatting options. You have options for Chapter, File name, and Page. Sender gives you a list of all the data from the User Data in the LibreOffice options. Statistics allows you to insert tallies on different elements of the document: pages, paragraphs, words, characters, tables, images, and objects. Templates lets you insert information about the template used to create the document. The DocInformation tab contains even more fields about the current document. You can insert the Comments, as well as the Keywords, from the document's properties. There are fields for when the document was created, last modified, and last printed – with options to insert the author, time, and date of the creation, modification, or printing. Subject and Title show up here as well. The Revision number, as I already mentioned, is just the number of times the document has been saved. The “Total editing time” is just that, the total amount of time you have spent with this document open. You can select several formats for this field depending on how you want it to display. Might come in handy if you need to report how long you spent creating and editing a document. You will also find your custom created properties here under Custom.
Champs du document
Si LibreOffice vous donne un accès direct par le menu au titre, l'auteur ou le sujet, des douzaines d'autres champs sont disponibles. Il sont situés dans la boîte de dialogue des champs. Vous les atteignez par Insertion > Champs > Autres.
Dans l'onglet Document, vous trouvez des informations générales. Certains des champs ordinaires sont là, comme le titre, la date et l'heure ; vous pouvez en faire plus ici que lors d'une simple sélection dans le menu. Quand vous sélectionnez l'auteur, vous découvrez que vous pouvez insérer le nom ou seulement les initiales du rédacteur. En sélectionnant la date ou l'heure, vous avez beaucoup d'options de formats. Vous avez des options pour le chapitre, le nom du fichier et la page. Expéditeur vous présente toute une liste des données d'identité tirées des options de LibreOffice. Statistiques vous permet d'insérer des comptages sur les différents éléments du document : pages, paragraphes, mots, caractères, tables, images et objets. Modèles vous donne la possibilité d'insérer de l'information sur le modèle utilisé pour le document.
L'onglet Info document contient encore plus de champs sur le document courant. Vous pouvez insérer les commentaires, tout comme les mots clés, depuis les propriétés du document. Il y a des champs pour les dates de création, de dernière modification, de dernière impression - avec des options pour insérer l'auteur, l'heure, et la date de création, de modification ou d'impression. Le sujet et le titre sont aussi présents. Le numéro de révision, comme déjà indiqué, est juste le nombre de fois où le document a été sauvegardé. La « Durée d'édition » est tout simplement le temps que vous avez passé avec le document ouvert. Pour ce champ, vous pouvez choisir l'un des formats proposés, selon ce que vous voulez comme affichage. Cela pourrait s'avérer pratique si vous devez faire état du temps que vous avez passé à créer et à modifier ce document. Vous trouverez aussi les propriétés personnalisées que vous avez créées ici sous Autres formats.
Once you select any of these fields and the related options, you can click on the Insert button to insert them into your document. If any changes occur, the fields will automatically update. If you need to use one of the fields from the dialog often, you can create an Auto Text – the way you did in part 68 for the Journal Entries (Full Circle 107). Also, the keyboard shortcut for the fields dialog is CTRL-F2. Finally, I'm sure you have noticed that fields get highlighted in gray. The highlighting does not show when you print the document. You can control whether or not the shading shows at Tools > Options > LibreOffice > Appearance. You can change the color of the Field Shadings option, or uncheck it to prevent it from showing. To quickly turn the shading on and off, select View > Field Shadings from the menu, or press CTRL-F8. Using LibreOffice fields, you can insert information about your document directly into the document, and have those fields update as they change. Besides the common fields, you will find statistical fields, fields about the author, fields about the document, and you can even create your own fields. To create quicker access to a field formatted a certain way, you can create an Auto Text entry with a shortcut to access the entry.
Une fois que vous avez sélectionné l'un de ces champs et ses options associées, vous pouvez cliquer sur le bouton Insérer pour les insérer dans votre document. Si un changement se présente, les champs seront mis à jour automatiquement. Si vous avez souvent besoin d'utiliser un des champs de ce dialogue, alors, créez un AutoTexte - comme vous l'avez fait pour les entrées du journal dans la partie 68 (le Full Circle n° 107). De plus, le raccourci clavier pour le dialogue des champs est CTRL-F2.
Enfin, je suis sûr que vous avez noté que les champs sont surlignés en gris. Le surlignage ne se voit pas à l'impression. Vous pouvez contrôler l'affichage de cet ombrage par Outils > Options > LibreOffice > Apparence. Vous pouvez changer la couleur de l'option Ombre, ou la décocher pour éviter de la voir. Pour afficher/masquer rapidement l'option Ombre, sélectionnez Affichage > Trame de fond des champs dans le menu, ou appuyez sur CTRL-F8.
Par l'utilisation des champs de LibreOffice, vous pouvez insérer des informations sur votre document directement dans ce document et voir ces champs se mettre à jour lors d'une modification. À côté des champs ordinaires, vous trouverez des champs statistiques, des champs sur l'auteur, des champs sur le document et vous pouvez même créer vos propres champs. Pour disposer d'un accès plus rapide à un champ possédant un certain format, vous pouvez créer une entrée d'AutoTexte, avec un raccourci pour accéder à l'entrée.