Ubuntu for Home Office, Small Business and Education Jesse Avilés
Ubuntu pour le télétravail, les petites entreprises et l'éducation
Jesse Avilés
Ideas on software, hardware and setup
I started using Ubuntu in 2006, and made the complete switch in 2008. I have been employed in the environmental business since 1998, and started dabbling in database design using Microsoft Access 97 in 2000. I loved Access, and, at the time, I used it to manage clients' information for the company where I worked. I changed companies, and the Access database grew to manage cost estimates, basic employee info, invoicing, projects, mailing (electronic and regular), and there even was a module to make boring (drilling) logs. Later on, as a side job from my “home office,” I sold databases to other companies.
Concernant les logiciels, le matériel et l'installation
J'ai débuté avec Ubuntu en 2006 et je l'ai adopté pour de bon en 2008. Je suis employé dans le commerce environnemental depuis 1998 et, en 2000, j'ai commencé à m'intéresser à la conception de bases de données avec Microsoft Access 97. J'adorais Access et, à ce moment-là, je l'utilisais pour gérer les informations des clients de l'entreprise dans laquelle je travaillais. J'ai changé de société et la base de données Access servait alors à gérer l'estimation des coûts, des informations simples sur les employés, la facturation, les projets, le mailing (électronique et postal) et il y avait même un module pour faire des journaux de forage. Plus tard, en plus de mon boulot, depuis chez moi, je vendis des bases de données à d'autres sociétés.
Several times in my career, I thought about opening my own business. The ideas revolved around environmental consulting and database design. It seemed like a pretty good idea, since some of the databases I created back in 2002 are still kicking, and I had learned a good deal about environmental regulations, sampling, procedures and whatnot. Not to mention business management (lots of hats are worn when you are in a small business). In this environment I also learned about software licensing.
Plusieurs fois dans ma carrière j'ai songé à créer ma propre affaire. Mes idées étaient axées autour de conseils environnementaux et la conception de bases de données. Cela semblait plutôt une bonne idée, d'autant plus que les bases de données créées en 2002 fonctionnent toujours et j'ai appris beaucoup sur les réglementations environnementales, l'échantillonnage, les procédures et autres trucs. Sans parler de la gestion d'entreprise (on a beaucoup de casquettes dans une petite entreprise). Dans ce contexte, j'ai aussi appris pas mal sur la gestion des droits des logiciels.
We were using MS Office for our report writing, table (spreadsheet) création, email, publications (brochures), and database management; MS Visio for our CAD needs; ARCView for our geographical information software (GIS); Surfer for our isopleths (topographical-like contours); Peachtree for our accounting; Adobe Acrobat, and, of course, Norton antivirus. The tab to set up a computer with said software ran to a bit over $3,000, not including the computer itself. ARCView is a heavy lifter, and benefits from more that 2 GB of RAM, a powerful CPU, a dedicated GPU (midlevel at least), and a big monitor. Yearly software renewals were approximately $500. I almost forgot, there was a Windows 2000 server sitting in a corner that housed our documents and managed the backups.
Nous utilisions MS Office pour nos rapports, la création de tableaux (feuilles de calculs), les courriels, les publications (les brochures) et la gestion des bases de données ; MS Visio pour nos besoins en CAD ; ARCView comme logiciel d'informations géographiques (GIS) ; Surfer pour les isoplèthes (du genre contours topographiques) ; Peachtree pour la comptabilité ; Adobe Acrobat et, bien sûr, Norton Antivirus. L'addition pour avoir lesdits logiciels sur un ordinateur, se montait à un peu plus de 3 000 $, sans compter la machine elle-même. ARCView pèse lourd et doit profiter de plus de 2 Go de RAM, un CPU puissant, un GPU dédié (au moins de milieu de gamme) et un grand écran. Le renouvellement des logiciels coûtait approximativement 500 $ par an. J'ai failli oublier : il y avait aussi un serveur Windows 2000 dans un coin qui hébergeait nos documents et gérait nos sauvegardes.
A small business has to spend a good amount of money to open shop. Say what you will, but small businesses are what keep the country going. They are so important that the US government has an agency dedicated to small businesses, the U.S. Small Business Administration (http://www.sba.gov). Luckily for me, I have not had the need to set up my own shop, but I do some side-jobs - so the idea still hangs in the back of my head.
Une petite entreprise doit dépenser pas mal d'argent pour débuter dans le monde. Vous pouvez dire ce que vous voulez mais les PME sont ce qui fait tourner le pays. Elles sont si importantes que le gouvernement américain possède une agence qui leur est dédiée, l'Administration Américaine des PME (http://www.sba.gov). Heureusement pour moi, il ne m'a pas été nécessaire de monter ma propre boîte, mais je travaille aussi à côté, ainsi l'idée est toujours présente dans ma tête.
Ever since I started using Ubuntu, I looked at how can this “no cost” alternative be used to help small businesses. Furthermore, I had donated several refurbished computers to children without one, and to a church. I installed Ubuntu on them because the need was for Web surfing and office software - mainly with education purposes (finish assignments and create school reports), and there was little money available. These computers were not very different from what a small business would use. With all the above in mind, I started to devise a list of software and hardware needed to run a small business. This is a “guide” that will come in parts. First, I will talk about hardware and OS, then office productivity and specific need software. The setup for this fictional environmental company will be as follows:
Depuis que j'utilise Ubuntu, je regarde comment cette alternative « sans frais » peut-être utile pour aider les PME. De plus, j'ai donné plusieurs ordinateurs remis en état à des enfants qui n'en avaient pas et à une église. J'y avais installé Ubuntu, car ils avaient besoin de naviguer sur le Web, et des logiciels bureautiques - principalement à des fins éducatives (finir les devoirs et créer des exposés) -, et l'argent manquait. Ces ordinateurs n'étaient pas très différents de ce qu'une PME aurait utilisé. Avec tout ce qui précède en tête, j'ai commencé à établir une liste de logiciels et de matériel dont peut avoir besoin une petite entreprise pour fonctionner. Ceci est un « guide » qui sera fait de plusieurs parties. Tout d'abord, je parlerai du matériel et du système d'exploitation, puis de la productivité au bureau et des logiciels pour des besoins précis. Cette entreprise environnementale fictive aura :
* Five employees. One of the employees will do accounting most of time; two technicians who will mostly do field work and equipment maintenance, and will use a computer to enter project related data; and two “staff” who will do field work, report writing, project management, cost estimates, and run the daily administrative tasks. * Two desktop computers, two workstations, two laptops * One server * One network multifunction printer and scanner * Office productivity, accounting, CAD, and GIS software
• Cinq employés. L'un d'eux fait la comptabilité la plupart du temps ; deux techniciens qui travaillent principalement sur le terrain et entretiennent l'équipement et utiliseront un ordinateur pour entrer des données liées à des projets ; enfin deux « membres du personnel » qui sont sur le terrain, écrivent des rapports, gèrent des projets, estiment les coûts et font les tâches administratives quotidiennes ;
• deux ordinateurs de bureau, deux stations de travail et deux portables ;
• un serveur ;
• une imprimante-scanner multifonction réseau ;
• des logiciels de bureautique, de comptabilité, CAD et GIS.
For the hardware part, a small business would think of going to an electronics retailer or Web shop and ordering the computers they want. Check the certified Ubuntu computers at http://www.ubuntu.com/certification. Ubuntu certification means that these computers will work out of the box with Ubuntu.
Pour ce qui concerne la partie matérielle, une PME voudrait sans doute aller chez un revendeur d'électronique ou un marchand sur le Web et commander les ordinateurs voulus. Vérifiez les ordinateurs certifiés Ubuntu sur http://www.ubuntu.com/certification. Cette certification signifie que ces machines fonctionneront sous Ubuntu dès l'installation.
The easiest is to buy a computer with Ubuntu pre-installed. Dell, System 76, and ZaReason sell Ubuntu pre-installed computers. Although Dell is the largest of the three, it does not offer servers. Don't go crazy building systems with lots of RAMs and huge hard drives. You will be fine with 2 GB of RAM and 120 GB of disk space. In a business environment, data is not held on individual computers but on the server.
Le plus simple est d'acheter une machine sur laquelle Ubuntu est pré-installé. Dell, System 76 et ZaReason vendent de tels ordinateurs. Bien que Dell soit le plus grand des trois, il ne propose pas de version serveur. N'en faites pas trop : il n'est pas nécessaire de construire des systèmes avec beaucoup de RAM et de gros disques durs. Vous serez bien avec 2 Go de RAM et un espace disque de 120 Go. Dans un environnement d'entreprise, les données ne sont pas gardées par les ordinateurs individuellement, mais par le serveur.
Although builds change over time, look at these models: * System 76 (http://www.system76.com): o Wildebeest – it offers a dedicated GPU, remember to include the CD drive [D] o Lemur or Gazelle [L] o Elan [S] * ZaReason (http://zareason.com): o Limbo – remember to include the CD drive and at least dual cores [D] o Hoverboard, Strata or Verix [L] o ZU 4110 [S] * Emperor Linux (http://www.emperorlinux.com): o All their laptops [D] = desktop; [L] = laptop; [S] = server
Même si les configurations changent au fil du temps, jetez un coup d'oeil à ces modèles :
• System 76 (http://www.system76.com) :
- Wildebeest, qui propose un GPU dédié ; pensez à inclure le lecteur CD [D] ;
- Lemur ou Gazelle [P] ;
- Elan [S] ;
• ZaReason (http://zareason.com) :
- Limbo ; pensez à inclure le lecteur CD et au moins deux coeurs [D] ;
- Hoverboard, Strata ou Verix [P] ;
- ZU 4110 [S] ;
• Emperor Linux (http://www.emperorlinux.com) :
- tous leurs portables [D] = desktop ; [P] = portable ; [S] = serveur.
Dell has only one build, so check the options. Dell servers can be bought with SUSELinux or RedHat, and as such I will not discuss them further. One thing to note is that when you buy a computer with Ubuntu pre-installed, it seems that you pay more than a similarly configured Windows computer. Why? Only the powers that be know. However, adding software will tilt the balance in your favor. When considering laptops, think about Solid State Drives (SSD). According to Consumer Reports, laptops are more prone to repair than desktops. I can think of various reasons for this: cramped spaces that do not ventilate properly, and shock and vibrations from carrying them around and dropping them. SSDs make computers more expensive but your data is more secure.
Dell n'a qu'une configuration, donc vérifiez-en les options. Les serveurs Dell peuvent être achetés avec SuSELinux ou RedHat et, en tant que tels, je n'en parlerai plus. Une chose est à noter quand vous achetez un ordinateur avec Ubuntu pré-installé : il semble que vous payiez plus que pour une configuration similaire sous Windows. Pourquoi ? Dieu seul le sait. Cependant, l'ajout de logiciels fera pencher la balance en votre faveur. En regardant les portables, pensez aux disques SSD (Solid State Drives). D'après le Consumer Reports, les portables ont besoin de plus de réparations que les ordinateurs de bureau. Je connais plusieurs raisons à cela : les espaces exigus qui ne se ventilent pas bien et les chocs et les vibrations des transports et des chutes. Les SSD font que l'ordinateur est plus cher, mais vos données sont plus en sécurité.
The workstations have the same considerations as above - with the added requirement of a dedicated GPU, and, maybe, increased RAM. You can opt for a gaming GPU or a workstation GPU. Nvidia brands their workstation cards as Quadro or NVS (http://www.nvidia.com/page/workstation.html), and ATI brands their’s as FirePro (http://www.amd.com/us/products/workstation/Pages/workstation.aspx). The main boast of workstation GPU is that they are certified by several CAD and GIS vendors. I use a Radeon 4670 with 1GB of RAM.
Les stations de travail ont les mêmes besoins que ci-dessus, plus la nécessité d'un GPU dédié et, éventuellement, d'une augmentation de RAM. Vous pouvez opter pour un GPU pour le jeu ou pour les stations de travail. Nvidia nomme leurs cartes pour ces dernières Quadro ou NVS (http://www.nvidia.com/page/workstation.html) et ATI les appelle FirePro (http://www.amd.com/us/products/workstation/Pages/workstation.aspx). Le principal intérêt de tels GPU est qu'ils sont certifiés par plusieurs vendeurs de CAD et GIS. J'utilise personnellement une Radeon 4670 avec 1 Go de RAM.
When buying the servers, consider buying support. You can view the different levels of support at http://www.canonical.com/enterprise-services/ubuntu-advantage/server. Server setup can be difficult, and is different from desktop setup. Ubuntu server does not install a GUI, it is all terminal. If you are not comfortable using the terminal all the time, it can be daunting. Mind you, a GUI can be installed, but overall it is best to have the option of paid support for at least the first year if you are not completely comfortable. After all, the server is going to hold your precious data. You can check FCM Perfect Server Guide, or the Ubuntu server installation guide (https://help.ubuntu.com/10.04/serverguide/C/index.html) for information on how to set up your server.
Quand vous achetez des serveurs, songez à acheter un abonnement au SAV. Vous pouvez voir différents niveaux de SAV sur http://www.canonical.com/entreprise-services/ubuntu-advantage/server. La configuration d'un serveur peut être difficile et est différente de celle d'un ordinateur de bureau. Ubuntu Serveur n'installe pas de GUI, tout est au terminal. Si vous n'êtes pas à l'aise avec l'utilisation continuelle du terminal, cela peut s'avérer intimidant. Remarquez, une GUI peut être installée, mais il vaut mieux quand même avoir l'option d'un SAV payant pour au moins la première année, si vous êtes vraiment mal à l'aise. Après tout, le serveur va héberger vos précieuses données. Vous pouvez aller voir le Guide du Parfait Serveur du FCM ou celui de l'installation d'Ubuntu Serveur. (http://help.ubuntu.com/10.04/serverguide/C/index.html) pour des informations sur comment en paramétrer un.
Another build option is to buy all the parts yourself. You can get some discounts on buying in bulk. Check the components to make sure they will work with Ubuntu. I have used cheap MSI motherboards that I bought at CompUSA, and they have worked well. My Dell computer has a Foxconn motherboard, and most Intel motherboards are fully supported. Some components have longer warranties when bought singly, but you will have to service the computers yourself. Another task to add to your list is to install the OS and additional software.
Acheter toutes les pièces vous-même est une autre option. Vous pouvez obtenir des rabais en achetant en « bulk » [Ndt : version sans boîte et du coup moins chère]. Vérifiez les composants pour être sûr qu'ils fonctionnent avec Ubuntu. J'ai utilisé des cartes-mères MSI bon marché que j'ai achetées chez CompUSA et elles ont toutes bien fonctionné. Mon ordinateur Dell en possède une Foxconn et la plupart des cartes Intel sont complètement prises en charge. Certains composants ont des garanties plus longues si achetés à la pièce, mais vous aurez à monter et à réparer votre machine vous-même. Une autre tâche à ajouter à votre liste concerne l'installation de l'OS et des logiciels additionnels.
When you select the OS, you might be tempted to get the latest Ubuntu build. Consider it carefully. LTS editions have three-year support on the desktop and five-year support on the server. Regular editions have only eighteen-month support. LTS editions are issued every two years. What this means is that your upgrading strategy is well defined. You know that you will get updates for Canonical-backed software for that length of time. Afterwards, you are on your own. A good strategy would be to start migrating to a LTS between the 24th and 30th month. The support team can help you with this.
Lors du choix du système d'exploitation, vous pourriez être tenté de prendre la dernière version d'Ubuntu. Faites attention et réfléchissez bien. Les versions LTS ont une prise en charge de trois ans pour la version desktop et cinq pour les serveurs. Les versions régulières bénéficient de seulement 18 mois de support. Les LTS sortent tous les deux ans. Cela signifie que votre stratégie de mise à niveau est bien définie. Vous savez que vous aurez des mises à jour pour les logiciels soutenus par Canonical pendant cette période. Après cela, vous êtes tout seul. Une bonne stratégie serait de commencer à migrer vers une LTS entre le 24ème et le 30ème mois. L'équipe du SAV peut vous y aider.
Along with OS installation is codec support. You might think that you will just enable the restricted-extras packages and be done with it. In the US, and in many other countries in the world, it is illegal to use those codecs without buying a license. Since you are running a business, you cannot afford to be out of compliance, because it might cost you. Just read about Ernie Ball at http://news.cnet.com/2008-1082_3-5065859.html. Legal playback support is a must if you want to see and hear most content in today's Web. Luckily for us, there is a Spanish company that sells such licensed codecs: Fluendo (http://www.fluendo.com). The full codec pack (http://www.fluendo.com/shop/product/complete-set-of-playback-plugins/) will set you back approximately $40 US. I have them and they work great. Note that these codecs allow only decoding. You cannot legally encode wma, wmv, mpa or mp3 using these codecs. The same goes for DVD playback. If you want to have such playback, you can buy the Fluendo DVD player, or get PowerDVD for Linux, which is sold in the Ubuntu store. When I bought the Dell, CorelDVD for Linux was installed. Both Corel and PowerDVD are unusable in 10.04, that is why I bought the Fluendo DVD player. It works and it works well. Fluendo also has Moovida Pro, a multimedia manager and viewer that provides the codecs, the DVD player, an mp3 encoder and commercial DVD backup (you can copy commercial DVDs as iso images to your hard drive). The downside to it is that none of the codecs work outside Moovida Pro.
À côté de l'installation de l'OS, il y a la prise en charge des codecs. Vous pouvez penser qu'il suffit d'activer les paquets restricted-extras et le tour est joué. Aux États-Unis, et dans beaucoup d'autres pays du monde, il est illégal d'utiliser ces codecs sans acheter une licence. Comme vous avez une entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre de passer outre, car vous risqueriez d'en payer le prix. Lisez juste ce qui concerne Ernie Ball sur http://news.cnet.com/2008-1082_3-5065859.html. Vous devez avoir une prise en charge de lecture légale si vous voulez voir et entendre la plupart des contenus Web d'aujourd'hui. Heureusement pour nous, il existe une société espagnole qui vend de tels codecs avec licences : Fluendo (http://www.fluendo.com). La totalité du pack de codecs (http://www.fluendo.com/shop/product/complete-set-of-playback-plugins/) va vous coûter environ 40 $. Je les ai et ils fonctionnent bien. Notez que ces codecs permettent seulement le décodage. Vous ne pouvez pas légalement encoder en wma, wmv, mpa ou mp3 en les utilisant. Même chose pour la lecture des DVD. Si vous désirez de telles possibilités, vous pouvez acheter le lecteur DVD Fluendo ou PowerDVD pour Linux, qui est vendu dans la boutique Ubuntu. Quand j'ai acheté le Dell, CorelDVD pour Linux était installé. Corel et PowerDVD sont tous deux inutilisables sur la 10.04, d'où mon achat du lecteur Fluendo. Il fonctionne et il fonctionne bien. Fluendo a aussi Moovida Pro, un gestionnaire de multimédia et un lecteur qui fournit les codecs, le lecteur DVD, un encodeur mp3 et la sauvegarde des DVD commerciaux (vous pouvez copier ceux-ci en tant qu'image iso sur votre disque dur). L'inconvénient, c'est qu'aucun des codecs ne fonctionne en dehors de Moovida Pro.
After you have set up all the computers and the server, think about where you want to print your documents. Since I run a one-man shop, I use the HP Photosmart Premium (c309). Photo printing, scanning, duplex, and for those who need it, fax, make this a good unit. And HP provides more support for Linux than other printer manufacturers. When you plan to buy a HP printer, go to the HPLIP website at http://hplipopensource.com to determine what level of support your printer has. A small business will need more than what this printer provides. HP provides laser and inkjet multifunctions that will match your budget and need. One good example is the HP Color Laserjet CM2320fxi, (http://h10010.www1.hp.com/wwpc/us/en/sm/WF06b/18972-18972-3328064-12004-3328083-3597338-3597361-3597470.html). It offers network connectivity, automatic duplex, scanning, a good amount of RAM, and an automatic feeder. The HPLIP website lists the printer as fully supported, which means that everything works. Xerox WorkCentre 6505/DN also looks like a promising machine (http://www.office.xerox.com/multifunction-printer/color-multifunction/workcentre-6505/spec-enus.html). The specs say that it will work with Linux and there is an RPM package to install the CUPS driver.
Après avoir configuré tous les ordinateurs et le serveur, pensez à l'endroit où vous allez imprimer vos documents. Comme je gère un petit magasin seul, j'utilise l'imprimante HP Photosmart Premium (c309). La possibilité d'imprimer des photos, de scanner et photocopier et, pour ceux qui en ont besoin, de faxer, en font un bon outil. En outre, HP fournit plus de support pour Linux que tous les autres constructeurs. Si vous prévoyez d'acheter une imprimante HP, allez sur le site HPLIP sur http://hplipopensource.com pour savoir le niveau de prise en charge dont bénéficie votre imprimante. Une PME aura besoin de plus que ce que celle-ci propose. HP a des produits laser, à jet d'encre et multifonctions qui correspondent à votre budget et vos besoins. Un bon exemple, la HP Color Laserjet CM2320fxi (http://h10010.www1.hp.com/wwpc/us/en/sm/WF06b/18972-18972-3328064-12004-3328083-3597338-3597361-3597470.html) Elle offre une connectivité réseau, la duplication automatique, le scanner, une bonne dose de RAM et un chargeur automatique. Le site HPLIP affirme que l'imprimante est pleinement prise en charge, ce qui signifie que tout fonctionne. La Xerox WorkCenter 6505/DN semble être aussi une machine prometteuse (http://www.office.xerox.com/multifunction-printer/color-multifunction/workcentre-6505/spec-enus.html). Il y est stipulé qu'elle fonctionne avec Linux et il y a un paquet RPM pour installer les pilotes CUPS.
Now you only need to connect all your gear on a network. For that you will need a switch. (Or a router – ed.) There are eight devices to connect plus your internet modem. If every connection is wired, that means nine ports. Netgear and Cisco offer a sixteen port switch at (http://www.netgear.com/business/products/switches/smart-switches/GS716T.aspx) and (http://www.cisco.com/cisco/web/solutions/small_business/products/routers_switches/200_series_switches/index.html). This will enable a very basic network as everything will be connected to this switch. You will need to set a static IP for the printer and server - otherwise you will have trouble every time you power up the computer. For a more secure, and complicated, setup, check with a local consultant, the forums, or the paid support that you may have acquired when you bought the server.
Maintenant, il ne vous reste plus qu'à tout connecter au réseau. Pour cela, vous aurez besoin d'un switch (ou d'un routeur - éd.). Il y a huit machines à connecter plus votre modem internet. Si chaque connexion est filaire, cela signifie neuf ports. Netgear et Cisco proposent un switch à seize ports sur http://www.netgear.com/business/products/switches/smart-switches/GS716T.aspx et http://www.cisco.com/cisco/web/solutions/small_business/products/routers_switches/200_series_switches/index.html. Cela fera un réseau très simple, puisque tout sera connecté à ce switch. Vous devrez donner une IP statique à l'imprimante et au serveur, sinon vous aurez des problèmes à chaque fois que vous démarrerez l'ordinateur. Pour une installation plus sécurisée, et plus compliquée, voyez un consultant local, les forums ou demandez au SAV pour lequel vous avez payé en achetant le serveur.
Right now you have all your hardware joined together. Next issue we will start talking about software needs.
Désormais, tout votre matériel est relié. Dans le prochain numéro, nous parlerons des besoins en logiciels.