In part 8 of this series, we began our work in Calc, and created and formatted an income section for a budget worksheet. Last month we began our discussion of functions and formulas. In this part, we will continue working on our budget worksheet, and use formulas and functions to do calculations in it. Setting Up the Assets Section If you recall, we had set up a section that contained all of our income items in columns A and B. We will begin our Assets section in cell D1. Move to that cell and enter “Assets” in it. Select cells D1-G1, and merge and center the cells (Format > Merge Cells > Merge and Center Cells). In cell D2, enter “Type”. Merge and center this cell with E2. Enter “Beginning” and “Ending” in cells F2 and G2 respectively. In cell D3, enter “Period Income Total,” and merge it with cell E3 (Format > Merge Cells > Merge Cells). In rows D4-D9, enter the following text in order: Checking Balance, Savings Transfer, Total Expendable, Savings Balance, Retirement Balance, Gross Assets. After entering the text in the cells, go back and merge these cells with their adjacent cell in column E (i.e. merge D4 with E4, D5 with E5…).
Dans la partie 8 de cette série, nous avons débuté notre travail dans Calc et avons créé et mis en forme une section Revenu pour une feuille de calcul Budget. Le mois dernier, nous avons commencé notre discussion des fonctions et des formules. Dans cette partie, nous allons continuer à travailler sur notre feuille de calcul Budget et utiliser des formules et des fonctions pour y faire des calculs.
Configuration de la section Actifs
Si vous vous souvenez, nous avions mis en place une section contenant tous les éléments de nos revenus dans les colonnes A et B. Nous allons commencer notre section Actifs dans la cellule D1. Déplacez-vous vers cette cellule et entrez-y « Actifs ». Sélectionnez les cellules D1-G1, et fusionnez et centrez les cellules (Format > Fusionner les cellules > Fusionner et centrer les cellules). Dans la cellule D2, entrez « Type ». Fusionnez et centrez cette cellule avec E2. Entrez « Début » et « Fin » dans, respectivement, les cellules F2 et G2. Dans la cellule D3, entrez « Total des recettes pour la période » et fusionnez-la avec la cellule E3 (Format > Cellules Fusionner > Fusionner les cellules). Dans les lignes D4-D9, entrez dans l'ordre le texte suivant : Solde compte chèques, Transfert épargne, Total disponible, Solde épargne, Solde retraite, Actifs bruts. Après avoir entré le texte dans les cellules, fusionnez ces cellules avec la cellule adjacente de la colonne E (c-à-d. fusionnez D4 avec E4, D5 avec E5, etc.).
Initial Calculations for Asset Section In cell F1, we will place our first calculation using the SUM() function. For this cell we need to total the numbers of column B in our Income section. Enter this formula in cell F3: =SUM(B3:B6) This formula uses the SUM() function to total the numbers entered in cells B3, B4, B5, and B6. If your Income section contains more or less income items, adjust the cell reference given to the SUM() function. If you pull out a calculator and add up the numbers, you will find you get the same number as the total calculated by LibreOffice Calc. In cells F4 and F5, enter amounts for the Checking Balance and Savings Transfer. In cell F6, we will need to sum the three amounts above for the Total Expendable item, but this time, we will use a different method. Select cell F6 and click on the sum button (shown left) in the formula toolbar. You will notice that LibreOffice automatically finds the three amounts above and creates a SUM() function formula with the range inside. Press Enter to accept the range. Enter amounts for the Savings Balance and Retirement Balance in cells F7 and F8. Select cell F9, and click the sum button in the formula toolbar. Notice that, once again, Calc has selected the two numbers above it, but for an accurate total of the Gross Assets, we need to include the Total Expendable amount. Left click and drag to select the three cells. You should now see the corrected range in the SUM() function. Press Enter to accept.
Calcul initial pour la section Actifs
Dans la cellule F1, nous placerons notre premier calcul en utilisant la fonction somme(). Pour cette cellule, nous devons additionner les nombres de la colonne B dans notre section Revenu. Entrez cette formule dans la cellule F3 :
=SOMME(B3:B6)
Cette formule utilise la fonction somme() pour additionner les nombres entrés dans les cellules B3, B4, B5 et B6. Si votre section Revenu contient plus ou moins d'éléments de revenus, réglez la référence des cellules donnée à la fonction SOMME(). Si vous sortez une calculatrice et entrez les nombres, vous obtiendrez le même résultat calculé par LibreOffice Calc.
Dans les cellules F4 et F5, saisissez les montants pour Solde compte chèques et Transfert épargne. Dans la cellule F6, nous aurons besoin de faire la somme des trois montants ci-dessus pour l'élément Total disponible, mais cette fois, nous utiliserons une méthode différente. Sélectionnez la cellule F6 et cliquez sur le bouton somme (à gauche) de la barre de formule. Vous remarquerez que LibreOffice trouve automatiquement les trois montants ci-dessus et crée une formule de la fonction SOMME() avec la plage. Appuyez sur Entrée pour accepter la plage.
Entrez les montants pour Solde épargne et Solde retraite dans les cellules F7 et F8. Sélectionnez la cellule F9 et cliquez sur le bouton somme dans la barre de formule. Notez que, une fois de plus, Calc a sélectionné les deux nombres au-dessus, mais pour un total exact des actifs bruts, nous avons besoin d'inclure le montant total disponible. Cliquez à gauche et faites glisser pour sélectionner les trois cellules. Vous devriez voir maintenant la plage corrigée dans la fonction SOMME(). Appuyez sur Entrée pour accepter.
Setting Up the Expenses Section We will come back to the Assets section to do some more calculations once we get the Expenses section set up. In cell A11, enter “Expenses”. Merge and center the cells A11-G11. In cell A12-E12, enter the following text in the cells: Type, Due, Amt Due, Amt Pay, and Notes. Merge and center the cells E12-G12. This becomes our header row for this section. In cell A13, enter “Savings”, and in cell A14 enter “Retirement”. These two expenses will represent deposits into these two accounts, and we will use them in our final calculations in the Assets section. Beginning with cell A15, and going down the A column, enter other expenses like Food, Fuel, Mortgage, Phone, etc. In columns B and C, enter due dates and due amounts for all the items you entered in the Expenses section. Select a few of the items and put payment amounts in the D column. Merge the E, F, and G rows for each of the items. Formulas in the Expenses Section In the cell below the last item (column A), enter “Total Expenses:”, and merge it with column B on that row. Select the cell in column C for that row. Click the sum button in the formula toolbar. Calc should select all the amounts in the Amt Due column. Press Enter. In the D column of the same row, type “Total Payments” and merge it with column E on the same row. Select column F of the same row and click the sum button on the formula toolbar. This time Calc jumps all the way up to the last amount in our Assets section, but this is not what we want. This happens because this is the first number Calc found in the column. Select the numbers in the Amt Pay column of the section to change the range. Press Enter.
Mise en place de la section Dépenses
Nous reviendrons à la section Actifs pour faire plus de calculs une fois que nous aurons mis en place la section Dépenses. Dans la cellule A11, entrez « Dépenses ». Fusionnez et centrez les cellules A11-G11. Dans la cellule A12-E12, entrez le texte suivant dans les cellules : Type, Exigible, À payer, Payé et Notes. Fusionnez et centrez les cellules E12-G12. Cela devient notre en-tête de la ligne pour cette section.
Dans la cellule A13, entrez « Epargne » et dans la cellule A14, entrez « Retraite ». Ces deux dépenses représenteront les sommes déposées dans ces deux comptes et nous les utiliserons dans nos calculs définitifs dans la section Actifs. En commençant par la cellule A15 et en descendant dans la colonne A, entrez les autres dépenses comme la nourriture, le carburant, les hypothèques, le téléphone, etc. Dans les colonnes B et C, entrez les dates d'échéance et les montants dus pour tous les éléments que vous avez entrés dans la section Dépenses. Choisissez quelques éléments et mettez le montant des paiements dans la colonne D. Fusionnez les lignes E, F et G pour chacun des éléments.
Formules dans la section Dépenses
Dans la cellule située sous le dernier élément (colonne A), entrez « Dépenses totales : » et fusionnez-la avec la colonne B sur cette ligne. Sélectionnez la cellule dans la colonne C pour cette ligne. Cliquez sur le bouton somme dans la barre de formule. Calc devrait sélectionner tous les montants dans la colonne Montant dû. Appuyez sur Entrée. Dans la colonne D de la même ligne, entrez « Total des paiements » et fusionnez-la avec la colonne E sur la même ligne. Sélectionnez la colonne F de la même ligne et cliquez sur le bouton somme dans la barre de formule. Cette fois, Calc saute tout jusqu'au dernier montant dans notre section Actifs, ce que nous ne voulons cependant pas. Cela arrive parce que c'est le premier nombre trouvé par Calc dans la colonne. Sélectionnez les nombres dans la colonne À payer de la section pour modifier la plage. Appuyez sur Entrée.
Final Calculations for the Asset Section Going back to the Assets section, we will use some of the numbers in the Expenses section to do a few more calculations. Select cell G6. This is the total for our expendable income after all payments have been made. Enter the formula: =F6-F## where ## is the row number where the total payments is calculated. For the ending balance on our savings account, we need to take the beginning total, add the deposit, and subtract the transfer. If you put the Savings as your first item in the Expenses section, the formula will look like this: =F7+D13-F5 For the Retirement ending balance, we just need to add the deposit. If you added Retirement as the second item in the Expenses section, the formula will be: =F8+D14 Finally, we will make the final adjustment to the Gross Assets by summing the three numbers in the G column. Select G9, and click the sum button in the formula toolbar. Calc should select the three numbers we need. Press Enter. Our budget spreadsheet is now complete, but it doesn't look very pretty. Next time, we will format our spreadsheet using styles.
Calculs définitifs pour la section Actifs
Pour en revenir à la section des Actifs, nous utiliserons quelques nombres de la section Dépenses afin de faire quelques opérations en plus. Sélectionnez la cellule G6. Il s'agit du total de nos revenus disponibles après que tous les paiements ont été effectués. Entrez la formule :
=F6-F##
où ## représente le numéro de ligne où le total des paiements a été calculé.
Pour le solde de clôture de notre compte d'épargne, nous avons besoin de prendre le total initial, d'ajouter la somme déposé et de soustraire le transfert. Si vous placez Epargne comme votre premier élément dans la section Dépenses, la formule devrait ressembler à ceci :
=F7+D13-F5
Pour le solde de Retraite final, nous avons juste besoin d'ajouter le montant déposé. Si vous avez ajouté Retraite comme deuxième élément dans la section Dépenses, la formule sera :
=F8+D14
Enfin, nous allons procéder à l'ajustement final aux Actifs bruts en additionnant les trois chiffres dans la colonne G. Sélectionnez G9 et cliquez sur le bouton somme dans la barre de formule. Calc devrait sélectionner les trois nombres dont nous avons besoin. Appuyez sur Entrée.
Notre feuille de calcul Budget est maintenant terminée, mais elle n'est pas très belle. La prochaine fois, nous mettrons en forme notre feuille de calcul en utilisant des styles.