In the last part of this series, we added the data and formulas for our budget worksheet. The end result, while functional, is not very pretty or easy to read. Now, we will add some styles to our spreadsheet to help make the worksheet not only more pleasant to look at, but easier to read and find specific data. We will accomplish this using cell styles. Back in part 3 of this series, we used paragraph styles to format the paragraphs in our documents. Cell styles are Calc's equivalent to paragraph styles. Cell styles allow us to specify the border, font, background color, font effects, number format, alignment and cell protection. Styles help to create consistency throughout the spreadsheet.
Dans la dernière partie de cette série, nous avions ajouté les données et les formules à notre feuille de calcul Budget. Le résultat final, bien que fonctionnel, n'est ni très joli, ni facile à lire. Nous allons maintenant ajouter quelques styles à notre feuille de calcul afin de la rendre non seulement plus agréable à l'œil, mais aussi plus facile à lire et à trouver des données spécifiques. Nous atteindrons cet objectif en utilisant des styles de cellules.
Nous avions utilisé, dans la partie 3 de cette série, les styles de paragraphe pour formater les paragraphes de nos documents. Les styles de cellule sont les équivalents dans Calc des styles de paragraphe. Les styles de cellule nous permettent de définir la bordure, la police, l'arrière-plan, les effets de police, le format numérique, l'alignement et la protection de cellules. Les styles aident à créer une cohérence tout au long de la feuille de calcul.
Section and Column Title Styles We'll start by creating styles for our section titles and column titles. Click on the styles icon (above). Now, we will create a style for our column titles based on the Section style. Basing one style on another style makes it quick and easy to just add and change the differences between the styles. In the Styles and Formatting windows, right-click on the Section style and select New. Give the style the name “Column Title.” You will notice that the style is linked to the Section style. If you browse through the tabs, you will see all the settings we made for the Section style are already set. To distinguish column titles from sections, we will give them a different background color. On the Background tab, select a suitable light color for the background, such as Blue 8. Applying the Section and Column Title Styles Now, we can apply our two new styles to cells in our spreadsheet. The sections are “Income This Period”, “Assets”, and “Expenses”. Select the cells for these items and double-click on the Section style in the Styles and Formatting window. You can select more than one cell and apply the style all at once. For example, highlight all the column titles under Income (Source and Amount) and double-click on the Column Title style. Do the same for the column titles under the other two sections.
Styles des titres de section et de colonne
Nous commencerons par créer des styles pour nos titres de section et de colonne. Cliquez sur l'icône Styles (ci-dessus). Maintenant, nous allons créer un style pour les titres de nos colonnes en fonction du style Section. Baser un style sur un autre rend rapide et facile l'ajout et la modification des différences entre les styles. Dans la fenêtre Styles et formatage, cliquez droit sur le style Section et sélectionnez Nouveau. Nommez le style « Titre Colonne ». Vous remarquerez que le style est lié au style Section. Si vous naviguez à travers les onglets, vous pourrez voir que tous les paramètres configurés pour le style Section sont déjà définis. Pour distinguer les titres des colonnes de ceux des sections, nous leur donnerons une couleur de fond différente. Sous l'onglet Arrière-plan, sélectionnez une couleur claire appropriée pour le fond, comme bleu 8.
Application des styles aux titres de section et de colonne
Nous pouvons à présent appliquer nos deux nouveaux styles de cellules à notre feuille de calcul. Les sections sont « Revenu pour la période », « Actif » et « Dépenses ». Sélectionnez les cellules pour ces éléments et double-cliquez sur le style Section dans la fenêtre Styles et formatage. Vous pouvez sélectionner plus d'une cellule et appliquer le style en une seule fois. Par exemple, mettez en surbrilliance tous les titres des colonnes sous Revenu (Source et Montant) et double-cliquez sur le style Titre Colonne. Faites de même pour les titres des colonnes dans les deux autres sections.
Editable, Total, and Date Styles Editable items are the items in our budget spreadsheet that we will need to change from use to use. These are most of the cells under the column titles, except those that contain formulas - which are our total cells. We will first create the Editable style and use it as the link for our Total and Date styles. In the Styles and Formatting window, right-click on the default style and select New. Give the new style the name “Editable”. On the Number tab, select currency and your currency type. Set your font and font size on the font tab. I suggest a font size of at least 12 points. Make sure the font style is regular (not bold or italic). On the border tab, create light gray borders on the left and right. You can accomplish this by clicking on the third box under defaults. Make sure that the Protected box is unchecked on the Cell Protection tab. Now, we will create the Total styles by linking it with the Editable style. Right-click on the Editable style in the Style and Formatting window, and select New. Once again, we are starting with an exact copy of the style we right-clicked. Name the style “Total”. We will make changes to distinguish our totals from ordinary items. On the Font tab, change the style to bold. On the background tab, select a darker gray color than the light gray we used for the borders - like gray or gray 40%. Finally, check Protected on the Cell Protection tab. Apply the styles much in the same manner as we did previously. You will notice that if you apply the Editable style to the date column under expenses, you get a strange result for your dates (probably ####). That's because it was converted into currency. Right-click the Editable style and create a new style named “Dates”. All we need to do here is change the number type to Date and select a simple numeric date style on the Numbers tab.
Styles Modifiable, Total et Date
Les éléments modifiables sont les éléments dans notre feuille de calcul Budget que nous aurons besoin de changer à chaque utilisation. Ce sont la plupart des cellules sous le titre des colonnes, sauf ceux qui contiennent des formules qui sont nos cellules de total. Nous créerons d'abord le style Modifiable et nous l'utiliserons comme lien pour les styles Total et Date.
Dans la fenêtre Styles et formatage, cliquez droit sur le style par défaut et sélectionnez Nouveau. Nommez le nouveau style « Modifiable ». Sous l'onglet Nombre, sélectionnez Monétaire et votre format monétaire. Réglez votre police et sa taille sous l'onglet Police. Je suggère une taille de police d'au moins 12. Assurez-vous que le style de police est régulier (ni gras ni italique). Sous l'onglet Bordures, créez une ombre de bordures grises projetée sur la gauche et la droite. Vous pouvez réaliser ceci en cliquant sur la troisième zone sous Par défaut. Sous l'onglet Protection des cellules, assurez-vous que la case Protégé est décochée.
Nous allons, à présent, créer le style Total en le liant au style Modifiable. Cliquez droit sur le style Modifiable dans la fenêtre Style et formatage, puis sélectionnez Nouveau. Encore une fois, nous commençons avec une copie exacte du stylesur lequel nous avons fait un clic-droit. Nommez le style « Total ». Nous apporterons des modifications pour distinguer nos totaux des éléments ordinaires. Sous l'onglet Police, modifiez le style pour mettre en gras. Sous l'onglet Arrière-plan, sélectionnez une couleur plus foncée que le gris clair déjà utilisé pour les bordures, comme le gris ou le gris 40 %. Enfin, cochez la case Protégé sous l'onglet Protection des cellules.
Appliquez les styles comme nous l'avons fait précédemment. Vous remarquerez que si vous appliquez le style Modifiable à la colonne date sous les Frais, vous obtiendrez un résultat étrange pour vos dates (probablement ####). En fait, elles ont été converties au format monétaire. Cliquez droit sur le style Modifiable et créez un nouveau style nommé « Dates ». Tout ce que nous avons à faire ici est de changer la catégorie à Date et sélectionnez un simple format de date numérique sous l'onglet Nombres.
Conditional Formatting We need a way to break up the big block of data under the Expenses section. We could just put borders around them, but large groups of bordered boxes look dull. Instead, we will highlight all the even rows with light gray. We also want to do this quickly. For this we will use conditional formatting. ISEVEN(ROW()) With this formula, whatever style we choose will only apply to the even rows. For the cell style, click on the New Style button. Give the style the name “Editable Highlight” and link it to the Editable style. On the Borders tab, change the border color from light gray to gray. Move to the Background tab and change the background color to light gray. Click OK to save the changes. You will notice the Cell style is now Editable Highlight. Click OK and you will see the even number rows are highlighted in light gray. Unfortunately, this has the side effect of changing our dates again, but that is easily fixed by doing the same thing with the Date style. Select all the dates in the Expenses section. Format > Conditional Formatting. Once again use the formula ISEVEN(ROW()). Click on the New Style button and name the new style “Dates Highlight”. Link the style with Dates style. Change the border color to gray and the background to light gray. OK to save the style, and OK to apply the conditional formatting.
Formatage conditionnel
Nous avons besoin d'un moyen de morceler le gros bloc de données dans la section Dépenses. Nous pourrions simplement mettre des bordures autour d'elles, si ce n'est que de grands groupes de blocs avec des bordures paraîtraient ternes. Nous mettrons plutôt en évidence toutes les lignes paires avec un gris clair. Nous voulons aussi le faire rapidement. Pour cela, nous utiliserons le formatage conditionnel.
EST.PAIR(LIGNE())
Avec cette formule, quel que soit le style que nous choisissons, il ne sera appliqué qu'aux lignes paires. Pour le style de cellule, cliquez sur le bouton Nouveau style, nommez le style « Modifiable en Surbrillance » et liez-le au style Modifiable. Sous l'onglet Bordures, changez la couleur de la bordure du gris clair au gris. Allez sous l'onglet Arrière-plan et changez la couleur de fond à gris clair. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. Vous remarquerez que le style de cellule est maintenant Modifiable en Surbrillance. Cliquez sur OK et vous verrez que les lignes paires sont mis en surbrillance en gris clair.
Malheureusement, cela a pour effet secondaire de modifier nos dates à nouveau, mais cela est facilement corrigible en faisant la même chose avec le style Date. Sélectionnez toutes les dates dans la section Dépenses. Format > Formatage conditionnel. Une fois de plus, utilisez la formule EST.PAIR (LIGNE()). Cliquez sur le bouton Nouveau style, nommez le style « Dates en Surbrillance » et liez-le au style Dates. Changez la couleur de la bordure au gris et l'arrière-plan au gris clair. Cliquez OK pour enregistrer le style, puis sur OK pour appliquer le formatage conditionnel.
Finishing Touches Just a few simple things to make all things even. If you have more than two items in the Income section, you can add the highlights to it as well using conditional formatting and the Highlight Editable style. Also, you can right justify the “Total Expenses” and “Total Payments” labels at the bottom. Now, to test run your spreadsheet. Remember, we protected the cells we didn't want to change. Tools > Protect Document > Sheet. You can enter a password to password-protect the document, or just click OK to protect it without a password. If you try to edit one of the protected cells you will get a message window saying the cell is protected. However, the unprotected cells are easily edited as before. Using cell protection is a good way to keep your formulas from getting changed once you have the spreadsheet set up and working the way you want it. In the next part of this series, we will prepare our spreadsheet for printing by adding a header and footer to the page, and looking into our printing options.
Touche finale
Juste quelques petites choses simples pour que tout soit bien. Si vous avez plus de deux éléments dans la section Revenu, vous pouvez ajouter la surbrillance en utilisant aussi bien le formatage conditionnel que le style Modifiable en Surbrillance. En outre, vous pouvez aligner à droite les labels « Total Dépenses » et « Total Paiements » situés plus bas.
Testez à présent votre feuille de calcul. Rappelez-vous, nous avons protégé les cellules que nous ne voulions pas modifer. Outils > Protéger le document > Feuille. Vous pouvez entrer un mot de passe pour protéger le document ou cliquez simplement sur OK pour le protéger sans mot de passe. Si vous essayez de modifier l'une des cellules protégées, vous obtiendrez une fenêtre avec un message annonçant que la cellule est protégée. Cependant, les cellules non protégées restent facilement modifiables, comme avant. Utiliser la protection des cellules est un bon moyen de préserver vos formules du changement une fois que la feuille de calcul est en place et qu'elle fonctionne comme voulu.
Dans la prochaine partie de cette série, nous préparerons notre feuille de calcul pour l'impression en ajoutant un en-tête et un pied de page. Nous examinerons également les options d'impression.