I am a dedicated and proud user of linux, predominately Ubuntu, and, for a long time I’ve wanted to rid myself of the last remaining occurrence of Windows in my home. Only PaperPort was preventing me from achieving my goal. I have searched the internet for a few years, but have been unable to find a substitute for this, until now. I am a dedicated user of the paperless office. So what is this all about, I hear you ask? Well, the title is somewhat self-explanatory. It's an office (home or small business) without paper. (Well, almost.) Let me explain. Whether you are a home user or a small business user, this is applicable to you.
Je suis un utilisateur de Linux uniquement et fier de l'être, principalement Ubuntu et, depuis longtemps, je veux me débarrasser de la dernière occurrence restant de Windows chez moi. Seul PaperPort m'empêchait d'atteindre mon objectif.
J'ai cherché sur internet pendant quelques années, mais ai été incapable d'en trouver un substitut, jusqu'à maintenant.
Je suis un utilisateur exclusif du bureau zéro-papier.
Alors, quel est le sujet ? je vous entends demander.
Eh bien, le titre est un peu auto-explicatif. C'est un bureau (à domicile ou en petite entreprise) sans papier. (Enfin, presque.)
Laissez-moi vous expliquer. Que vous soyez un utilisateur à domicile ou un utilisateur de petite entreprise, ceci s'applique à vous.
Almost every day the letter box, and consequently the home or business, is littered with letters or bills or statements. What do you do with them? I suppose most home users dump them in the bin; business users will need to store most of them in increasing numbers of filing cabinets I guess. This is where the paperless office comes into its own. There is a windows application called PaperPort; this has changed ownership in recent years, but the application still remains the “Rolls Royce” of the paperless office. The whole package has many, many features, more than I can recall, but I tend to use only a couple of these. The cost of this s/w is reasonable (for a Windows setup), but not an option (at the current time) for Linux users. In simplistic terms, the application contains a built-in file manager and scanner application.
Presque tous les jours la boîte aux lettres, et par conséquent la maison ou votre entreprise, est jonchée de lettres ou de factures ou déclarations. Qu'en faites-vous ? Je suppose que la plupart des utilisateurs à domicile les jettent à la poubelle ; les utilisateurs professionnels auront besoin de stocker la plupart d'entre eux dans un nombre croissant de classeurs, je suppose.
C'est là que le bureau sans papier trouve sa justification.
Il y a une application Windows appelée PaperPort ; elle a changé de propriétaire ces dernières années, mais l'application reste toujours la « Rolls Royce » du bureau sans papier. L'ensemble du paquet a beaucoup, beaucoup de fonctionnalités, plus que je puisse m'en rappeler, mais j'ai tendance à n'en utiliser seulement qu'une ou deux. Le coût de ce logiciel est raisonnable (pour une installation de Windows), mais n'est pas envisageable (à l'heure actuelle) pour les utilisateurs Linux.
En termes simples, l'application contient un gestionnaire de fichiers et une application de scanner intégrés.
On running PaperPort, you use the file manager application to select the folder where you want all your “scans” saved (the office of no paper). It is simple to create new folders and move things around. Just remember to file everything in sensibly-named folders and filenames. Each time you scan in a document, it will be saved in the “selected” folder as a compressed pdf file type. If a document is multi-page, it will be saved as a compressed multi-page pdf. Once the documents have been scanned (and backed up to another HDD), they can be “binned”, although I would recommend that they are shredded with a cross-cut shredder. Everything that is paper-based can be treated in the same way. All bills, bank statements, receipts, etc., are stored in an appropriate folder, thus allowing it to be found easily in the future. Should a hard copy be required, a document can be dropped onto the printer icon and it will be printed. Fantastic! Think of the space you can save!
Quand vous lancez PaperPort, vous utilisez le gestionnaire de fichiers pour sélectionner le dossier où vous voulez que tous vos « scans » soient enregistrés (le bureau zéro-papier). Il est simple de créer de nouveaux dossiers et de déplacer les choses. N'oubliez pas de classer chaque chose avec un nom et dans des dossiers nommés de façon cohérente.
Chaque fois que vous numérisez un document, il sera sauvegardé dans le dossier « sélectionné » comme un fichier compressé de type pdf. Si un document est multi-pages, il sera enregistré comme un fichier compressé pdf multi-pages.
Une fois que les documents ont été numérisés (et sauvegardées sur un autre disque dur), ils peuvent être « mis à la poubelle », bien que je recommande qu'ils soient déchiquetés avec un déchiqueteur à coupe croisée. Tout ce qui est à base de papier peut être traité de la même manière. Toutes les factures, relevés bancaires, reçus, etc., sont stockés dans un dossier approprié, lui permettant ainsi d'être retrouvé facilement à l'avenir. Si une copie papier est nécessaire, un document peut être déposé sur l'icône de l'imprimante et il sera imprimé. Fantastique ! Pensez à l'espace que vous pouvez économiser !
I have recently found PaperPort's Linux equivalent. It's not something that has just been created, it's been there quite a while, but doesn't seem to have been documented or even considered for this purpose. I will now try my best to explain the workings of this Windows replacement. BTW, I am now ecstatic, as I can now make my last Windows PC redundant. Installation There are two applications that you will need to install to replace the functionality of PaperPort: gscan2pdf and pdfsam. Both are available in most repositories. Now, let me make it quite clear that I am no expert in either of these applications, and I am still learning the finer points of both of them, but I will try to explain the elements that I know work, and which provide me with the end result I need: “The paperless office”. It matters not whether your scanner is a stand-alone or all-in-one; gscan2pdf should be able to detect it. I accept that there will be some issues here, especially the the newest printers/scanners, but I will state that I purchased an Epson PX810 over 12 months ago, when it was quite new to the market, and Ubuntu detected it straight away, even though I use it over my local network with Wi-Fi. I also have a HP OfficeJet 4500, connected with USB, and have no issues with that either.
J'ai récemment trouvé l'équivalent Linux de PaperPort. Ce n'est pas quelque chose qui vient d'être créé, il était là depuis un certain temps, mais ne semble pas avoir été documenté ou même pris en considération à cet égard.
Je vais maintenant essayer d'expliquer de mon mieux le fonctionnement de ce remplaçant de Windows. A ce propos, je suis maintenant extatique, car je peux rendre superflu mon dernier PC sous Windows.
Installation
Il y a deux applications que vous aurez besoin d'installer pour remplacer les fonctions de PaperPort : gscan2pdf et pdfsam.
Les deux sont disponibles dans la plupart des dépôts. Permettez-moi d'être tout à fait clair sur le fait que je ne suis pas un expert dans l'une ou l'autre de ces applications et que j'apprends encore des subtilités des deux, mais je vais essayer d'expliquer les éléments qui, à ma connaissance, fonctionnent et qui me fournissent le résultat final dont j'ai besoin : « Le bureau zéro-papier ». Il importe peu de savoir si votre scanner est un appareil seul ou un tout-en-un ; gscan2pdf devrait être en mesure de le détecter. J'admets qu'il puisse y avoir des problèmes ici, en particulier pour les imprimantes et les scanners les plus récents, mais il faut savoir que j'ai acheté un Epson PX810 il y a plus de 12 mois, quand il était tout à fait nouveau sur le marché, et Ubuntu l'a détecté tout de suite, même si je l'utilise sur mon réseau local avec une connexion wi-fi. J'ai aussi un HP OfficeJet 4500, connecté en USB, et n'ai pas de problèmes avec cela non plus.
Now, let’s get down to action. Scan and save Let me now summarise the use of each of the applications mentioned above. gscan2pdf provides the functionality needed to scan your documents and save them to disk. Pdfsam (pdf split and merge) provides the functionality to merge multiple single pdf scans into a single 'stacked' pdf document, and, if required, it can unstack them back to single pdf's. Ensure that your scanner is connected to the Laptop or PC or to your Network, and switched on at the mains. Select and run the application gscan2pdf, and, once it opens, click the “scan” icon; the application will now search for any connected scanners and place them in a selection list. The next window that opens allows you to select the appropriate scanner if you have more than one connected.
Maintenant, passons à l'action.
Numériser et enregistrer
Permettez-moi maintenant de résumer l'utilisation de chacune des applications mentionnées ci-dessus.
gscan2pdf fournit la fonctionnalité nécessaire pour numériser vos documents et les enregistrer sur le disque.
Pdfsam (PDF Split And Merge) fournit la fonctionnalité de fusionner plusieurs scans pdf simples en un seul document pdf « empilé », et, si nécessaire, il peut les séparer en des pdf uniques.
Assurez-vous que votre scanner est connecté à un ordinateur portable ou à un PC ou à votre réseau et branché sur le secteur. Sélectionnez et lancez l'application gscan2pdf et, une fois qu'il s'ouvre, cliquez sur l'icône « scan » ; l'application va maintenant rechercher les scanners connectés et les placer dans une liste de sélection. La fenêtre suivante qui s'ouvre vous permet de sélectionner le scanner approprié si vous en avez plus d'un connecté.
There are 4 tabs: Page Options: here you can select to scan single pages or multiple pages. Obviously, multiple pages can be handled only with an ADF (Automatic Document Feeder). I have found that “Clean up images” and “OCR scanned pages” are best left un-ticked for the purposes of this tutorial. Scan Mode: here you can choose between 'colour', 'line art', and 'grey'. The scan resolution can also be changed here. I find that for normal “paperless office” uses, 150 is a good choice. Advanced: here you can alter the 'compression', 'factor', and 'scan source'. I tend to set Compression at JPEG, factor at 10, and Scan Source at either 'Flatbed' or 'ADF' - as appropriate. I use ADF mostly, as you can scan many pages with ease. NOTE: ADF will be an option only if the scanner supports this. Geometry: I leave measurement as default, and paper size as A4 (I am in the UK).
Il y a 4 onglets : Page Options (Options de page) : ici vous pouvez choisir de numériser des pages individuelles ou plusieurs pages. Évidemment, plusieurs pages peuvent être traitées uniquement avec un chargeur automatique de documents ADF (Automatic Document Feeder). J'ai trouvé qu'il est préférable de laisser « Clean up images » (nettoyer les images) et « OCR scanned pages » (Pages numérisée en reconnaissance de caractères) non cochées pour les besoins de ce tutoriel. Scan Mode (Mode de numérisation) : ici, vous pouvez choisir entre « Colour » (couleur), « Line Art » (silhouette), et « Grey » (gris). La résolution de numérisation peut également être changée ici. Je trouve que pour un usage normal de « bureau zéro-papier », 150 ppi est un bon choix. Advanced (Options Avancées): ici, vous pouvez modifier la « Compression », le « Factor », et la « Scan Source ». J'ai tendance à mettre la compression à JPEG, le facteur à 10, et la source de numérisation à soit « Flatbed » (sur la vitre) soit « ADF », le cas échéant. J'utilise la plupart du temps ADF, car vous pouvez numériser plusieurs pages avec facilité. Remarque: ADF ne sera une option que si le scanner le prend en charge. Geometry (Géométrie) : Je laisse la mesure par défaut et la taille du papier à A4 (je suis au Royaume-Uni).
Now, assuming you have placed the docs to scan in either the flatbed or the ADF, click 'Scan'. The scanned pages will now appear as thumbnails in the 'main' gscan2pdf window. If you have scanned multiple documents, you have the option to select one or more in the left pane. You can now click the 'save' icon (looks like an HDD with green arrow). The save window will now appear. You have the following options: Page Range, select either All or Selected as appropriate. Image Type, for normal Paperless Office uses, select PDF. Date, click this and choose the appropriate date. If you are scanning, say, bank statements, select the date of the statement as this will be used for the filename. Other data can be added as required. For Compression, I normally select Automatic. Click Save. You will now be offered a file manager window to select the target destination.
Maintenant, en supposant que vous avez placé les docs à numériser soit sur la vitre soit dans l'ADF, cliquez sur « Scan ».
Les pages numérisées apparaissent maintenant sous forme de vignettes dans la fenêtre « Main » (principale) de gscan2pdf.
Si vous avez numérisé plusieurs documents, vous avez la possibilité d'en sélectionner un ou plusieurs dans le volet de gauche. Vous pouvez maintenant cliquer sur l'icône « Save » (Enregistrer), qui ressemble à un disque dur avec une flèche verte. La fenêtre de sauvegarde apparaîtra. Vous disposez des options suivantes : Page Range (Nombre de pages) : Sélectionnez « All » (toutes) ou « Selected » (choisies) selon vos besoins. Image Type (Type d'image) : Pour des utilisations normales de bureau zéro-papier, sélectionnez PDF. Date : Cliquez dessus et choisissez la date appropriée. Si vous numérisez, par exemple, les relevés bancaires, sélectionnez la date de la déclaration qui sera utilisée pour le nom du fichier. D'autres données peuvent être ajoutées si nécessaires.
Pour la compression, j'ai l'habitude de sélectionner « Automatic ». Cliquez sur « Save ».
Vous allez maintenant avoir une fenêtre du gestionnaire de fichiers pour sélectionner la destination cible.
Browse to where you wish to save the scan. To make the next “save” somewhat easier, you can choose to click the + sign (to save as a shortcut for next time), before you click the Save button. That's it, your scans will have been saved to your HDD. Merge and/or Split If you subsequently need to merge (stack) multiple single scans together, or extract (split) a page from a merged set, then you need to open pdfsam. This is quite simple to use: select the Merge/Extract option in the left-hand window, then click the ADD button, and select the PDFs you want to merge into one. In the selection window that returns listing all the PDFs that you previously selected, you get the option of re-ordering them, then you can choose the target location and filename, and then click RUN.
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la numérisation.
Pour rendre le prochain « Save » un peu plus facile, vous pouvez choisir de cliquer sur le signe + (pour enregistrer comme un raccourci pour la prochaine fois), avant de cliquer sur le bouton « Save ».
Ça y est, vos numérisations ont été enregistrées sur votre disque dur.
Fusion et/ou Découpe
Si vous devez fusionner ensemble (empiler) par la suite plusieurs numérisations simples, ou extraire (split) une page à partir d'un ensemble fusionné, alors vous avez besoin d'ouvrir pdfsam.
C'est très simple à utiliser : sélectionnez l'option « Merge/Extract » dans la fenêtre de gauche, puis cliquez sur le bouton « Add » (ajout) et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez fusionner en un seul. Dans la fenêtre de sélection qui renvoie la liste de tous les fichiers PDF que vous avez déjà sélectionnés, vous avez la possibilité de les réorganiser, puis vous pouvez choisir l'emplacement cible et le nom, puis cliquer sur « Run ».
Conversely, if you wish to split a page from a merged/stacked set, select the split option in the left window, then click the ADD button, and select the PDF you want to extract from. The normal split option would be Burst; then you can choose the target location and filename, and then click RUN. I hope you have found this useful, because I now use this at weekly intervals, to reduce the “paper” collecting in my office. Many thanks to the author(s) of both the applications described above.
Inversement, si vous voulez séparer une page à partir d'un ensemble fusionné/empilé, sélectionnez l'option de scission (split) dans la fenêtre de gauche, puis cliquez sur le bouton « Add » et sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez extraire. L'option de scission normale devrait être « Burst », puis vous pouvez choisir l'emplacement cible et le nom, puis cliquez sur « Run ».
J'espère que vous avez trouvé ceci utile, parce que maintenant je l'utilise de manière hebdomadaire, pour réduire le « papier » recueilli dans mon bureau.
Un grand merci aux auteurs des deux applications décrites ci-dessus.