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If you have been following along in this series on LibreOffice Base, you now have a database file with tables and relationships. You can enter information into your database through forms, but what about getting information out of the database? Queries and Reports are used for extracting data from your database - the Queries define what data is extracted, and the Reports define the appearance of the extracted data. We will create a query and a report to show how you can generate a report of your data. Creating a Query Queries poll the database for certain information in your database. You have three ways to create a query: a wizard, design view, and SQL. The wizard doesn't work with the type of relational database we have created and SQL is beyond the scope of this How-to, so we will use the design view to create our query. We will create a query that contains all the important fields in our tables: title, published year, author(s), and type(s). Click on Queries in the Database pane, then click on Create Query in Design View in the Tasks pane. A Query design form will display with a Add Tables or Query pop-up dialog. Add all the tables to the Query Design form, and close the pop-up. You will end up with a form that looks a lot like the relationships design we created previously. Below the tables, you see a form that will contain the fields which we want to include in our query. From the Books table drag Title and Published into the form. Drag Name from Authors, and drag Type from Media. That is all we need for this query. Save it as AllFields. Close the Query Design form.
Si vous suivez cette série sur LibreOffice Base, vous avez actuellement un fichier de base de données avec des tables et des relations. Vous pouvez entrer des informations dans votre base de données avec des formulaires, mais comment récupérer des informations de la base de données ? Des Requêtes et des Rapports sont utilisés pour extraire des données d'une base de donnée - les Requêtes définissent les données à extraire et les Rapports définissent l'apparence des données extraites. Nous allons créer une requête et un rapport pour vous montrer comment générer un rapport de vos données.
La création d'une requête
Les requêtes interrogent la base de données pour des informations spécifiques qui s'y trouvent. Il y a trois façons de créer une requête : avec l'assistant, en mode ébauche ou en mode SQL. L'assistant ne fonctionne pas avec le genre de base de données relationnelle que nous avons créée et SQL dépasse les propos de ce tutoriel ; nous allons donc nous servir du mode ébauche pour créer notre requête. Nous allons créer une requête contenant tous les champs importants dans nos tables : titre, année de publication, auteur(s) et type(s).
Cliquez sur Requêtes dans le volet Base de données, puis cliquez sur Créer une requête en mode Ébauche dans le volet Tâches. Une ébauche de Requête s'affichera avec un dialogue pop-up Ajouter des tables ou une requête. Ajoutez toutes les tables proposées à l'Ébauche de Requête et fermez le pop-up. Le résultat final sera un dessin qui ressemble à celui des relations qui nous avons créées précédemment. Sous les tables, vous verrez un formulaire contenant les champs à inclure dans notre requête. À partir de la table Livres, faites un glisser-déplacer de Titre et Publié vers le formulaire. Faites la même chose pour Nom à partir d'Auteurs et pour Type à partir de Média. C'est tout ce dont nous avons besoin pour cette requête. Sauvegardez-la sous le nom de TouslesChamps. Fermez le formulaire d'Ébauche de requête.
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You now have a query to use in creating multiple reports for your database. If you're curious about the SQL used to create your query, you can right-click on the newly created query and select Edit in SQL View. This brings up the SQL View with the complete SQL statement for the query you just created. I wouldn't recommend changing this unless you are well versed in SQL, but creating multiple queries in Design View, and then viewing them in SQL View, could help you begin to learn SQL. Creating A Report A report runs a query and formats the query results into something you can use. You can create many different reports with the query we created – depending on how you group the data from the query. We will create a report for sorting our books by media type, and I will suggest how you might create other reports using the same query. There is only one way to create a report – use the wizard. Select Reports in the Database pane and click on Use Wizard to Create Report. A report template window will appear with the report wizard. You can actually watch your template fill in as you go through the steps of the wizard, giving you some ideas about how your final report will look. In step 1, you will pick your query and the fields to use in the report. If not selected already, select the AllFields query we just created. Move all the fields into the Fields in report box by clicking on the » button. If you wanted to create a report that uses just some of the fields, you would just select the required fields. For our report, we will use all the fields. Click Next.
Vous avez maintenant une requête que vous pouvez utiliser pour créer des rapports multiples pour votre base de données. Si vous souhaitez en savoir plus sur le SQL utilisé pour créer votre requête, vous pouvez faire un clic droit sur la requête nouvellement créée et sélectionner Modifier en mode SQL. Le mode SQL s'affiche alors avec l'argument complet en SQL pour la requête que vous venez de créer. Je vous déconseillerai de l'éditer à moins de très bien connaître le SQL, mais créer de multiples requêtes en mode ébauche, puis les visionner en mode SQL pourrait vous aider pour commencer à apprendre le SQL.
La création d'un rapport
Un rapport exécute une requête et met les résultats de celle-ci en un format utilisable. Vous pouvez créer beaucoup de rapports différents avec la requête que nous avons créée - selon votre façon de regrouper les données trouvées par la requête. Nous allons créer un rapport pour le tri des livres par type de média et je suggérerai comment vous pourrez créer d'autres rapports à partir de la même requête.
Il n'y a qu'une seule façon de créer un rapport : utiliser l'assistant. Sélectionner Rapports dans le volet Base de données et cliquez sur Utiliser l'assistant pour créer rapport… Une fenêtre de modèle de rapport s'affichera avec l'assistant. Vous pouvez même regarder le modèle se compléter pendant que vous suivez les étapes de l'assistant, ce qui vous donnera des idées sur l'apparence du rapport final.
À la première étape, vous choisirez la requête et les champs qui seront utilisés pour le rapport. Si vous ne l'avez pas déjà fait, sélectionnez la requête TouslesChamps que nous venons de créer. Déplacez tous les champs de Champs disponibles vers Champs du rapport en cliquant sur le bouton ». Si vous vouliez créer un rapport qui ne se sert que de quelques-uns des champs, vous ne sélectionneriez que les champs voulus. Pour notre rapport, nous allons utiliser tous les champs. Cliquez sur Suivant.
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Step 2 is labeling our fields. Here we specify how the fields are labeled in our report. Change the label for Type to Media Type, and Name to Author(s). Click Next. We create our groupings in step 3. Groupings control how the fields are consolidated and arranged in the report. Grouping is important, because we can use it to create a whole different report depending on how we group the fields. For example, if you wanted to create a report of titles by author, you would make Name your first grouping, then Title as a sub-group. For our report, we are creating a report of Titles by Media Type, so our grouping order is Type, Title, Published. We add published because, if there is more than one author, the published date will repeat in the report template, a byproduct we don't want. We exclude the Name field because if there is more than one author, we want them listed together. Click Next. Sorting is done in step 4, but we don't have much use for it here. You will notice that you can change only whether the sorting is ascending or descending for our groupings. In the fourth box, select Name and leave on Ascending. Click Next.
Il faut maintenant (étape 2) étiqueter les champs. C'est ici que nous précisons comment les champs doivent être étiquetés dans le rapport. Changez le nom de Type en Type de média et le Nom en Auteur(s). Cliquez sur Suivant.
Lors de l'étape 3, nous créons nos groupes. Les groupes contrôlent la façon dont les champs sont consolidés et organisés dans le rapport. La création de groupes est importante, parce que nous pouvons les utiliser pour créer un rapport tout à fait différent du premier selon le regroupement des champs. Par exemple, si vous vouliez créer un rapport de titres par auteur, vous feriez de Nom votre premier groupe avec Titre comme sous-groupe. Pour notre rapport, nous créons un rapport de Titres par Type de média. Ainsi, l'ordre des groupes est Type, Titre, Année de publication. Nous ajoutons cette dernière car, s'il y a plus d'un auteur, l'année de publication se répétera dans le modèle de rapport, un sous-produit indésiré. Nous exclurons le champ Nom, parce que, s'il y a plus d'un auteur, nous voulons qu'ils soient listés ensemble. Cliquez sur Suivant.
Le tri est fait à l'étape 4, mais ce ne serait pas très utile ici. Vous remarquerez que vous ne pouvez modifier que l'ordre du tri (Croissant ou Décroissant) des groupes. Dans la quatrième case, sélectionnez Nom et laissez sur Croissant. Cliquez sur Suivant.
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In step 5, we can choose a layout for the data and the header. There are several for each, and they change the look of the report. I left mine at the defaults, but feel free to play around with these options. Under the Layout of data list box, you can select whether the report is landscape or portrait. For this report, I think portrait will work best. Click Next. The final step is where we create the report. You can give it a title, indicate how the report is used, and what to do with the report. For this report, give it a title of TitleByType. Now, we need to answer the two questions. What type of report do you want to create? A static report is a one time report. It cannot change. Once it is created, the data is fixed. If, however, you want a report you can re-use, you want a dynamic report. A dynamic report is just a template you can use over again. For this report, we want a dynamic report we can use again, so select Dynamic. How do you want to proceed after creating report? Modify report layout will allow you to edit the report as a writer document. Create report now is obvious; it will fill in the data and generate the report. We can always edit the layout later, so we will select Create report now. Click Finish.
C'est à l'étape 5 que nous choisissons une mise en page pour les données ainsi que pour l'en-tête. Il y en a plusieurs pour chaque et ils modifient l'apparence du rapport. J'ai laissé les miens par défaut, mais vous êtes libre de jouer avec ces options si cela vous chante. Sous la case concernant la mise en page de la liste des données, vous pouvez choisir si le rapport est en paysage ou en portrait. Pour ce rapport-ci, je pense que portrait sera mieux. Cliquez sur Suivant.
L'étape finale est la création du rapport. Vous pouvez lui donner un titre, indiquer comment le rapport sera utilisé et que faire avec. Appelez ce rapport-ci Titrepartype ; maintenant, nous devons répondre à deux questions. Quel type de rapport voulez-vous créer ? Un rapport statique est un rapport ponctuel. Il ne peut pas changer. Une fois créé, les données sont fixes. Si, cependant, vous voulez un rapport qui soit réutilisable, vous voulez un rapport dynamique. Un rapport dynamique n'est qu'un modèle que vous pouvez réutiliser. Pour ce rapport-ci, nous voulons un rapport dynamique que nous pourrons réutiliser ; sélectionnez donc Dynamique. Comment voulez-vous procéder une fois le rapport créé ? Modifier la mise en page du rapport vous permettra d'éditer le rapport en tant que document Writer. Créer un rapport maintenant est explicite ; il remplira les données et générera le rapport. Nous pouvons toujours modifier la mise en page plus tard ; nous sélectionnerons donc Créer un rapport maintenant. Cliquez sur Terminer.
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Base generates our report and displays it in a Writer window. This generated report is read-only. If you want to edit the text or layout of the report, close it. In the Reports pane, right-click your report and edit. This opens the report template in Writer, where you can add text, graphics, etc, just like you would in any Writer document. Just take care when changing anything in the cells where the data is plugged in. In this How-to, we created a query and a report. Play around with the grouping and sorting settings in the report wizard and see just how many different reports you can create from the one query we created. Next time, we will use macros to create enhancements to our database and make it act more like an application.
Base génère notre rapport et l'affiche dans une fenêtre de Writer. Ce rapport est en lecture seule. Si vous voulez changer le texte du rapport ou sa mise en page, fermez-le. Dans le volet Rapports, faites un clic-droit sur votre rapport et Èditer. Le modèle du rapport s'ouvrira alors dans Writer, où vous pourrez ajouter du texte, des graphismes, etc., tout comme vous le feriez dans n'importe quel document Writer. Il faut simplement faire attention quand vous changerez quelque chose dans les cellules contenant des données.
Dans ce tutoriel, nous avons créé une requête et un rapport. Jouez un peu avec les paramètres de groupe et de tri dans l'assistant et essayez de créer un maximum de rapports différents à partir de la requête que nous avons créée.
La prochaine fois, nous utiliserons des macros pour améliorer notre base de données de sorte qu'elle agisse un peu plus comme une application.