Imagine a scientist, let's call him Doc Brown, who has just written a manuscript for a book describing his new theory on time travel. The manuscript is a few hundred pages long. He has broken it down into chapters and sections, but he needed to add a table of contents and an index that the other scientists, who will praise and adore his work, can use to navigate his book with ease. Luckily, he knew about LibreOffice and how to use Writer's indexes and tables tools to create a table of contents and an index. Let's see how he did it.
Imaginez un scientifique, disons qu'il s'appelle Docteur Brown, qui vient d'écrire le manuscrit d'un livre décrivant une nouvelle théorie sur le voyage dans le temps. Le manuscrit est long de quelques centaines de pages. Il l'a réparti en chapitres et en sections, mais il avait besoin d'une table des matières et d'un index pour que les autres scientifiques, qui loueront et adoreront son travail, puissent naviguer facilement dans son ouvrage. Heureusement, il connaissait LibreOffice et savait comment utiliser les outils d'index et de tables de Writer pour créer une table des matières et un index. Voyons comment il s'y est pris.
Setting Up the Styles In many of my articles, I have emphasized the importance of using styles, but just in case you haven't got the message yet, “Using styles is the best way to save time and create uniformity in your documents.” Luckily, Doc Brown knew the importance of using styles, and he used styles to help simplify the creation of his table of contents. These are the heading styles “Heading 1[…10].” He could edit the styles in any way he wanted for appearance, but we are interested in how he used them in the overall outline of the document. To set up the overall outline of his document, Doc Brown opened the “Outline Numbering” dialog, Tools > Outline Numbering. Selecting each of the different levels, he noticed that each one was already assigned to a heading styles in order from 1 to 10.
Préparer les Styles
Dans beaucoup de mes articles, j'insiste sur l'importance d'utiliser les styles, mais, juste au cas où vous n'auriez pas encore compris, « L'utilisation des styles est la meilleure façon de gagner du temps et d'uniformiser la présentation de vos documents ». Heureusement, Dr Brown sait qu'il est important d'utiliser les styles, et il les a utilisé pour simplifier la création de sa table des matières. Ce sont les styles de titres « Titre 1[…10] ». Il pouvait éditer les styles pour obtenir l'apparence qu'il souhaitait, mais nous voulons savoir comment il les a utilisé dans la structure générale du document.
Pour préparer la structure générale de ce document, Dr Brown a ouvert la boîte de dialogue « Numérotation du plan », Outils > Numérotation des chapitres… En sélectionnant chacun des niveaux différents, il a noté que chacun d'eux est déjà relié à un style de titre et que les styles sont ordonnés de 1 à 10.
Working with these defaults he selected level 1 with the paragraph style “Heading 1” assigned as its style. For the “Number” setting, he selected “1, 2, 3,…” For the “Before”, he entered “Chapter ” (note the space), and for the “After”, he entered a colon “:”. Using this method, each “Heading 1” inserted into the document would have the format of “Chapter N: Title”, where N is the chapter number. Doc Brown has also decided that the second and third levels needed a numbering scheme of 1.1 for the second level and 1.1.1 for the third level. On the second level, he changed “Number” to “1, 2, 3, …”, set “Show sublevels” to 2, and added a period and space to “After.” For the third level, he set “Number” to “1, 2, 3, …”, set “Show sublevels” to 3, and added a period and space to “After.” With all the styles set, Doc Brown went to work on his document. He used “Heading 1” for all the chapter headings, and “Heading 2” and “Heading 3” for the subheadings within the chapters. Because he took the time to set up his styles, he could easily create his table of contents once his document was finished.
Gardant ces valeurs par défaut pour travailler, il choisit le niveau 1 associé au style de paragraphe « Titre 1 ». Pour le paramètre Numéro, il choisit « 1, 2, 3, … ». Pour « Avant », il a entré « Chapitre » (remarquez l'espace), et pour « Après », il a saisis les caractères « : » (espace, 2 points, espace). De cette façon, chaque « Titre 1 » inséré dans le document prendrait le format de « Chapitre N : Titre“, où N est le numéro du chapitre.
Dr Brown décida aussi que les deuxième et troisième niveaux auraient un format de numérotation « 1.1 » pour le deuxième niveau et « 1.1.1 » pour le troisième. Pour le second niveau, il choisit « 1, 2, 3, … »pour « Numéro », mit « Montrer les sous-niveaux » à 2 et saisit un point et une espace pour « Après ». Pour le troisième niveau, il choisit « 1, 2, 3, … » pour « Numéro », mit « Montrer les sous-niveaux » à 3 et saisit un point et une espace pour « Après ».
Tous ces styles ayant été paramétrés, Dr Brown se mit à son document. Il utilisa « Titre 1 » pour tous les entêtes de chapitre et Titre 2, et Titre 3 pour les sous-titres dans les chapitres. Parce qu'il a pris le temps de préparer ses styles, il pourra facilement créer sa table des matières une fois son document terminé.
Create the Table of Contents With the writing all done, Doc Brown was ready to create his table of contents. Placing the cursor below the last line of the title page, he decided the table of contents should start on a new page. Insert > Manual Break brought up the “Insert Break” dialog. He selected “Page Break” and clicked OK. The cursor moved to the start of a new page. Now, to create the table of contents. Insert > Indexes and Tables > Indexes and Tables. The “Insert Index/Table” dialog appeared. He changed “Title” to “Regarding the Mathematics of Time Travel.” For the “Type”, he made sure that “Table of Contents” was selected. The “Create Table/Index for” gave him two options: “Entire Document” or “Chapter.” If he wanted, he could have placed a table of contents at the beginning of each chapter by inserting a table of contents after the chapter headings and selecting “Chapter” for the “Create Table/Index for.” However, he was creating the table of contents for the whole book, so he selected “Entire Document.”
Créer une table des matières
Une fois tout le travail d'écriture fait, Dr Brown était prêt pour créer sa table des matières. En positionnant son curseur à la dernière ligne de la page de titre, il décida que la table des matières commencerait sur une nouvelle page. Insertion > Saut manuel…, ouvrit la fenêtre de dialogue « Insérer un saut ». Il sélectionna « Saut de page » et cliqua sur OK. Le curseur se trouvait ainsi au début d'une nouvelle page.
Il pouvais désormais créer une table des matières. Insertion > Index et tables > Index et tables… La boîte de dialogue « Insérer un index/une table » s'ouvrit. Il modifia « Titre » en « Traité de mathématiques pour le voyage dans le temps ». Pour le « Type », il vérifia que « Table des matières » était sélectionnée.
Pour le paramètre « Créer un index/table pour » il avait deux options : « Document entier » ou « Chapitre ». S'il l'avait voulu, il aurait pu placer une table des matières au début de chaque chapitre, avec insertion de la table des matières après l'entête du chapitre, en faisant le choix de « Chapitre » dans « Créer un index/table pour ». Mais il a choisi de créer la table des matières pour tout l'ouvrage, en sélectionnant « Document entier ».
Finally, he had the “Evaluate up to level” option. Here he selected the depth of his table of contents. If he changed this to 1, only the chapter titles would show. He could then create a table of contents for each chapter to show the subheadings. In the end, he decided to show 3 heading levels in the table of contents and set this option to 3. Doc Brown clicked OK, and the table of contents was created. Without any editing, the page numbers for the first three levels were added to the table of contents. Each new level was indented just a little to show that it was a lower level. Each title in the table of contents was a link to the heading in the document. This became handy when he converted the document to PDF and Ebook. He could have left his table of contents like this and it would have worked great, but he decided it needs just a few more added touches.
Enfin, il y a l'option « Evaluer jusqu'au niveau ». Ici, il a sélectionné la profondeur de sa table des matières. S'il l'avait mise à 1, seul le titre du chapitre aurait été visible. En ensuite il aurait créé une table des matières par chapitre pour afficher les sous-titres. Finalement, il décida de montrer trois niveaux dans la table des matières et mit l'option à 3.
Dr Brown cliqua sur OK et la table des matières fut créée. Sans aucune rédaction, les numéros de pages des trois premiers niveaux s'ajoutèrent à la table des matières. Par un léger retrait, chaque nouveau niveau montrait qu'il était de plus bas niveau. Chaque titre de la table des matières était un lien vers l'entête dans le document. Ceci s'est avéré pratique quand il a converti le document en PDF et en ebook. Il aurait pu laisser la table des matières dans cet état et il aurait fait du bon travail, mais il décida qu'elle avait besoin de quelques petites touches supplémentaires.
Edit the Table of Contents Styles To change the appearance of the different levels in the table of contents itself, Doc Brown would need to edit the “Contents 1[…10]” styles. There was also the “Contents Heading” style which was used to style the table of contents title. Doc Brown wanted the title centered, enlarged, and bold. He opened the “Styles and Formatting” dialog through the new sidebar (no longer experimental in version 4.2). He could also open the “Styles and Formatting” dialog by clicking on its button in the “Formatting” toolbar, or through the menus, Format > Styles and Formatting. He right-clicked the “Content Heading” style and selected “Modify”. On the “Font” tab, he selected bold and set the size to 20pt. He switched to the “Align” tab and selected “Center.” He clicked OK to save his changes. Since Doc Brown was only including the first three levels, he only needed to change the paragraph styles “Contents 1”, “Contents 2”, and “Contents 3.” The first level he wanted a little bigger and bold, since these were the chapter titles. He modified the “Contents 1” style by selecting bold and changing the size to 16pt on the “Font” tab. To distinguish the second level from the third, he set the second to bold but left the size at the default. For the third, he changed the font to italic but left the size at the default. Doc Brown saved his document with its newly formatted table of contents. He was now one step closer to publishing his book and becoming world famous. He smiled as he imagined the raving peer reviews it would receive, but wait… what about the alphabetical index?
Editer les styles de la table des matières
Pour modifier l'apparence des différents niveaux de la table des matières elle-même, Dr Brown aurait eu besoin d'éditer les styles « Table des matières 1 […10] ». Il y avait aussi le style « Titre de table des matières » utilisé pour personnaliser le titre de la table des matières.
Dr Brown voulait un titre centré, plus grand et en gras. Il ouvrit la boîte de dialogue « Styles et formatage » à partir de la nouvelle barre latérale (qui n'est plus expérimentale depuis la version 4.2). Il aurait pu aussi ouvrir la boîte de dialogue « Styles et formatage » en cliquant sur le bouton dans la barre d'outils « Format » ou en utilisant le menu Format > Styles et formatage. Il fit un clic droit sur « Titre de la table des matières » et sélectionna « Modifier ». Dans l'onglet « Police », il choisit « Gras » et mit la taille à 20. Il passa dans l'onglet « Alignement » et choisit « Centré ». Il cliqua sur OK pour sauvegarder ses changements.
Comme Dr Brown n'avait inclus que les trois premiers niveaux, il n'avait à changer que les styles de paragraphes « Table des matières 1 », « Table des matières 2 » et « Table des matières 3 ». Il modifia le style « Table des matières 1 » en choisissant Gras et une taille de 16 points dans l'onglet « Police ». Pour distinguer le second niveau du troisième, il plaça le second en gras mais laissa la taille par défaut. Pour le troisième, il changea la police en italique avec la taille par défaut.
Dr Brown sauva son document avec sa table des matières nouvellement formatée. Il avait fait un pas de plus vers la publication de son livre et la célébrité. Il sourit en imaginant les comptes rendus élogieux de ses pairs, mais attendez… Et l'index alphabétique ?
Create the Index Entries In a book of such scientific importance, an index at the end would help researchers find a reference to certain scientific knowledge contained in the book. With the final edit completed, Doc Brown began reading through his manuscript to determine which words he would need to include in the index. Before he created the index itself, he needed to create the index entries for the words he decided to include in the index. To get started, he selected the first word he wanted indexed; then from the menus, he selected Insert > Indexes and Tables > Entry. The “Insert Index Entry” dialog appeared. He left the “Index” at the default, “Alphabetical Index.” If he had planned to create a custom index, he would create one using the button beside the dropdown list. “Entry” is the word or phrase for the index, and it doesn't necessarily have to appear the same as in the manuscript. For example, he changed the term “supplementary angle” to “angle, supplementary”in the index. Even though the order of the words has changed, it continues to refer to the same place in the manuscript.
Créer les entrées de l'index
Dans un ouvrage d'une telle importance scientifique, un index en fin de livre pourrait aider les chercheurs à trouver la référence à une connaissance scientifique particulière contenue dans le livre. Une fois la rédaction terminée, Dr Brown commença à parcourir son manuscrit pour déterminer quels mots il devrait inclure dans l'index.
Avant de créer l'index même, il a eu besoin de créer les entrées de l'index pour les mots qu'il avait décidé d'y inclure. Pour commencer, il choisit le premier mot qu'il voulait indexer, puis, à partir du menu, il sélectionna Insérer > Index et tables > Entrée… La boîte de dialogue « Insertion d'une entrée d'index » s'afficha.
Il laissa le champ « Index » à sa valeur par défaut, « Index lexical ». S'il avait eu l'intention de créer un index personnalisé, il en aurait créé un en utilisant le bouton à côté de la liste déroulante.
« Entrée » est le terme ou la phrase dans l'index et il ne doit pas nécessairement apparaître comme dans le manuscrit. Par exemple, il transforma le terme « nouvel angle » en « Angle, nouveau » dans l'index. Même si l'ordre des mots a changé, il continue à faire référence au même endroit dans le manuscrit.
Writer allows for two levels of “Keys” or categories for grouping indexes together. For example, Doc Brown decided that all indexes concerning angles should appear together in the index, as well as the different operators used. For the angle entries, he entered “angle” in “Key 1”, and for the operator entries, he entered “operators” in “Key 1.” Though he only created one key level in each case, he could have created two by entering a second value in “Key 2”. Whenever he was on the page where the main text for a topic appeared, he would check “Main Entry.” This makes the page number appear in bold numerals for that entry by default. (You can change the appearance of the main entry page number by editing the character style “Main index entry.”)
Writer autorise deux niveaux de « Clés » ou catégories de regroupement des index. Par exemple, Dr Brown décida que tous les index concernant les angles devraient apparaître ensemble dans l'index, idem pour les différents opérateurs utilisés. Pour les entrées des angles, il entra « angle » dans « Clé 1 » et pour les entrées des opérateurs, il entra « opérateurs » dans « Clé 1 ». Alors qu'il n'avait créé qu'un seul niveau de clé dans chaque cas, il aurait pu en créer deux en entrant une deuxième valeur dans « Clé 2 ».
S'il avait été sur la page où apparaît le texte principal sur le sujet, il aurait coché « Entrée principale ». Ceci entraîne que le numéro de page apparaît en gras pour cette entrée par défaut. (Vous pouvez changer l'apparence du numéro de page de l'entrée principale en éditant le style de caractère « Entrée principale d'index ».)
Doc Brown checked the entry “Apply to all similar text” as this creates an entry for every time the word or phrase appears in the manuscript. He left “match case” unchecked, as sometimes the word or phrase appears in a different case. He checked “Whole words only” as he does not want variations to the word or phrase indexed. Once finished with a word, Doc Brown clicked “Insert.” Leaving the dialog open, he selected the next word or phrase in his document. When he clicked on the dialog, the new word or phrase appeared in the dialog's “Entry” field. He made the changes needed for this entry and clicked “Insert.” This ability to switch between the dialog and the manuscript makes creating the index entries quicker than if he had to open the dialog each time.
Dr Brown cocha l'entrée « Appliquer à tous les textes similaires » de façon à créer une entrée à chaque apparition du mot ou de la phrase dans le manuscrit. Il laissa « Respecter la casse » décoché, ainsi le mot peut apparaître avec ou sans majuscule. Il cocha « Uniquement les mots entiers » parce qu'il ne voulait pas de variations du mot ou de la phrase indexée.
Une fois fini pour un mot, Dr Brown cliqua « Insérer ». Laissant la boîte de dialogue ouverte, il sélectionna le mot ou phrase suivant dans le document. Quand il cliqua sur la boîte de dialogue, le nouveau mot ou la nouvelle phrase apparut dans le champ « Entrée ». Il fit les changements nécessaires pour cette entrée et cliqua sur « Insérer ». Cette possibilité de passer de la boîte de dialogue au texte rend la création des entrées d'index plus rapide que s'il avait fallu ouvrir la boîte de dialogue à chaque fois.
Creating the Index Once Doc Brown completed creating his index entries, he was ready to create the actual index. He went to the last page of his manuscript, and deciding the index should start on a new page, inserted a page break (Insert > Manual Break; select “Page Break”; click OK). Insert > Indexes and Tables > Indexes and Tables, brought up the “Insert Index/Table” dialog. On the “Index/Table” tab, he selected “Alphabetical Index” for the “Type”, changed the “Title” to “Index”, and unchecked all entries except “Combine identical entries.” This prevents the index from creating separate entries because of upper or lower case.
Créer l'Index
Une fois que Dr Brown eut fini la création de ses entrées d'index, il fut prêt à créer l'index réel. Il se plaça à la dernière page du manuscrit et, décidant que l'index devait commencer à la page suivante, il inséra un saut de page (Insertion > Saut manuel…, puis sélectionnez « Saut de page » et cliquez sur OK).
Insertion > Index et tables > Index et tables… fit ouvrir la boîte de dialogue « Insérer un index/une table ». Dans l'onglet « Index/table », il sélectionna « Index lexical » pour le « Type », modifia le « Titre » en « Index » et laissa décochées toutes les entrées sauf « Regrouper les entrées identiques ». Ceci empêche l'index de créer des entrées différentes pour les mots avec minuscules ou majuscules.
Doc Brown decided that the index should have two columns to conserve some space. On the “Columns” tab, he changed the number of columns to 2. To create some space between the two columns, he changed the spacing to 0.20'' (0.50cm). Satisfied the index was set up the way he wanted it, he clicked on OK. The index then appeared on the page the way he formatted it. Now, Doc Brown's manuscript was ready for publication. He began to dream of the raving peer reviews he would receive. Thanks to LibreOffice, he was able to add his table of contents and index rather quickly.
Dr Brown décida que l'index devait comporter deux colonnes pour préserver un peu d'espace. Dans l'onglet « Colonnes », il choisit 2 pour le nombre de colonnes. Pour créer un peu d'espace entre les deux colonnes, il modifia l'espacement à 0.50 cm (0.20”).
Satisfait d'avoir paramétré l'index comme il le souhaitait, il cliqua sur OK. L'index apparut sur la page avec l'aspect voulu.
Maintenant, le manuscrit du Dr Brown est prêt à être publié. Il commence à rêver qu'il va recevoir des comptes rendus élogieux de ses confrères. Grâce à LibreOffice, il a pu ajouter une table des matières et un index assez rapidement.