Linking to data on the web is often useful, but, sometimes you need to just get data from a sheet in another Calc file. You can just import or link the whole sheet from another file. You do this through the Insert Sheet dialog. Another choice, with a little more power, is to create named ranges of the data you need to link to your new sheet. You can do this through the Navigator as we did with the web data, but there is another method for inserting through the External Data dialog. Difference Between Insert and Link Since our main topic concerns linking data from other sheets, you need to know the difference between inserting a sheet and linking a sheet. When a sheet is inserted, you can change the cells in both sheets and changes in one will not affect the other. However, when you create a link in sheet 2 to sheet 1, changes to cells in sheet 1 will override changes in sheet 2 when sheet 2 is updated. Changes in sheet 2 have no effect on sheet 1.
Se relier à des données du Web est souvent utile, mais, parfois, vous avez juste besoin de passer des données d'une feuille de calcul à un autre fichier Calc. Vous pouvez simplement importer ou lier toute la feuille à un autre fichier. Vous le faites par la boîte de dialogue Insertion Feuille… Un autre choix existe, avec un peu plus de possibilités, en créant des plages de données nommées à relier à la nouvelle feuille. Vous pouvez le faire par le Navigateur comme vous l'avez fait pour les données du Web, mais il y a une autre méthode d'insertion par la boîte de dialogue Données Externes.
Différence entre Insérer et Lier
Parce que notre sujet principal concerne les liaisons de données avec d'autres feuilles, vous devez savoir la différence entre insérer une feuille et lier une feuille. Quand une feuille est insérée, vous pouvez changer les données dans les cellules des deux feuilles et les changements dans l'une ne changent rien dans l'autre. À l'inverse, quand vous créez dans la feuille 2 un lien à la feuille 1, les changements dans les cellules de la feuille 1 remplacent les changements de la feuille 2 quand la feuille 2 est mise à jour. Les changements dans la feuille 2 n'ont aucun effet sur la feuille 1.
Link/ Insert Whole Sheet Sometimes, you just need the entire sheet from a spreadsheet file in your new spreadsheet file. If you want to make changes to the sheet, and have those changes stay, you will need to import the sheet. However, if you need any changes to the original sheet to apply to the new sheet also, you need to create a link. From the menus, Insert > Sheet will bring up the Insert Sheet dialog. You have two choices for the position of the new sheet within the spreadsheet file. You can place it before or after the currently selected sheet. The Position options allows you to select where you want the imported / linked / new sheet(s) located. You have the choice of creating new blank sheet(s) or select an existing sheet from another file. The settings under “New Sheet” allows you to create one or more new blank sheets. The settings under “From sheet” let you import, and optionally link, a sheet from another file. For the “New sheet” options, you can specify a number of sheets to add and a name for the sheet (if you’re adding one sheet). If you are creating more than one sheet, the option for the name is grayed out. The sheets are created with the default sheet prefix and a numeric iteration. You can set the default sheet prefix in Tools > Options > LibreOffice Calc > Defaults. For the “From file” options, you use the Browse button to locate the file containing the sheet(s) you want to import into your new spreadsheet file. Once you open the file containing the sheets you want to use, a list of sheets will appear in the list box. Select the sheet(s) you want in your new file. To select sequential sheets, click on the first one, then hold SHIFT while clicking on the last one. To select non-sequential sheets, click on the first one, then hold CTRL while clicking on the others. Once you have your sheets selected, you can check the Link check box to link to the sheet(s) rather than just import a copy of them. Remember, when linked, the data will update from the original sheet. Click the OK button to import / create the sheets using the options you have selected.
Lier/insérer une feuille entière
Parfois, vous avez seulement besoin de toute la feuille de calcul d'un tableur dans le fichier d'un autre tableur. Si vous voulez faire des modifications dans la feuille et que ces changements persistent, vous devez importer la feuille. Cependant, si vous avez besoin que tous les changements dans la feuille originale soient appliqués aussi à la nouvelle feuille, vous avez besoin de créer un lien. A partir du menu Insertion > Feuille…, vous ouvrez la boîte de dialogue Insérer une feuille.
Vous avez deux choix pour positionner la nouvelle feuille dans le tableur. Vous pouvez la placer avant ou après la feuille actuellement sélectionnée. Les options Position vous permettent de sélectionner où vous voulez placer la nouvelle feuille importée/liée.
Vous avez le choix entre créer une nouvelle feuille vierge ou sélectionner une feuille existante d'un autre fichier. Les choix sous « Nouvelle feuille » vous permettent de créer une ou plusieurs feuilles vierges. Les réglages sous « A partir d'un fichier » vous donnent le choix d'importer, et éventuellement de lier, une feuille d'un autre fichier.
Dans les options de « Nouvelle feuille », vous pouvez définir le nombre de feuilles vierges à ajouter et, si vous n'en voulez qu'une, le nom de la feuille. Si vous créez plus d'une feuille, l'option nom est grisée. Les feuilles sont créées avec un préfixe par défaut, suivi d'un chiffre itératif. Le préfixe par défaut peut être défini dans Outils > Options > LibreOffice Calc > Par défaut.
Pour les options de « A partir d'un fichier », vous utilisez le bouton « Parcourir… » pour définir le fichier contenant la feuille (ou les feuilles) à importer dans votre nouveau fichier de tableur. Une fois que le fichier choisi est ouvert, la liste des feuilles apparaît dans la fenêtre déroulante. Sélectionnez la/les feuille(s) que vous voulez dans votre nouveau fichier. Pour sélectionner plusieurs feuilles successives, cliquez sur la première, puis maintenez la touche MAJ appuyée pour cliquer sur la dernière. Si vous voulez sélectionner des feuilles dispersées, cliquez sur la première, maintenez la touche CTRL appuyée et cliquez sur chaque feuille à sélectionner. Une fois les feuilles sélectionnées, vous pouvez cocher la case Lier pour relier les feuilles plutôt que d'en importer une copie. Souvenez-vous cependant que la mise à jour de chaque feuille se fera à partir de celle d'origine.
Cliquez sur OK pour importer/créer les feuilles, suivant les options choisies.
Link Part of a Sheet When I showed you how to link to data on the web, I used the Navigator to link the data. Today, I am going to show you another method for linking data, but this time we will link data from another file rather than from the web. When linking to just a section of a sheet, you need a way to define the section of the sheet you want to link. This is done by creating a named range. We discussed named ranges back in part 42 (Full Circle Magazine, issue 90). We will create a named range in order to link to that portion of the sheet. For example, let's say you want to link to just the top ten stocks from the top 100 stocks we pulled from the web last time. Open up the 100 stocks file linked to the data on the web. Select the range A1:H12. Insert > Name > Define. The Define Name dialog will show. Give the range a name like “Top10”. Remember that the name cannot contain spaces. The range should fill in with the range you selected. Leave the scope as “Document (Global).” Click the Add button, and save the file.
Lier une partie de feuille
Pour vous montrer comment se relier à des données du Web, j'ai utilisé le Navigateur pour lier les données. Aujourd'hui, je vous vous montrer une autre méthode de liaison de données ; cette fois-ci, je vais relier les données à partir d'une autre feuille et non du Web.
Pour lier seulement une section d'une feuille, vous devez définir la portion de votre feuille que vous voulez lier. C'est fait en créant une plage nommée. Nous avons parlé des plages nommées dans la partie 42 (n° 90 du Full Circle Magazine). Nous créerons une plage nommée afin de pouvoir créer une liaison à cette portion de la feuille.
Par exemple, disons que vous voulez lier juste les 10 premières lignes de vos 100 valeurs boursières, tirées du Web la dernière fois. Ouvrez le fichier des 100 valeurs boursières liées aux données du Web. Sélectionnez la plage A1:H12. Insertion > Noms > Définir…. La boîte de dialogue Définir un nom s'ouvre. Donnez un nom à la plage comme « Top10 ». Souvenez-vous que le nom ne doit pas contenir d'espace. Le champ Plage doit correspondre à la zone sélectionnée. Conserver « Document (global) » dans le champ Étendue. Cliquez sur Ajouter et sauvegardez la feuille.
Create a new spreadsheet file, File > New > Spreadsheet. We will use the External Data dialog instead of the Navigator this time. Insert > Link to External Data opens the dialog. The drop-down list shows a list of recent documents. Select the top 100 stocks file. If the document you need does not appear in the drop-down list, you can click on the ellipse (…) button to browse to and select the file. Once you select your file, the named ranges appear in the list box. Select the named range Top10 from the stocks file to link to the top 10 stocks. You can set how often the file should update when open by setting the “Update every” field. Keep in mind the number is in seconds. Click OK and you now have a link to the top 10 stocks. The data will update from the original sheet every time you open the file or at the specified update interval.
Créer un nouveau fichier de tableur, Fichier > Nouveau > Classeur. Cette fois, nous allons utiliser la boîte de dialogue Données externes à la place du Navigateur. Insertion > Lien vers des données externes… ouvre la boîte de dialogue. La liste déroulante présente un ensemble de documents récents. Sélectionner le fichier des 100 valeurs boursières. Si le document voulu n'apparaît pas dans la liste déroulante, vous pouvez cliquer sur le bouton aux 3 points (…) pour naviguer et sélectionner le fichier. Une fois le fichier sélectionné, les plages nommées apparaissent dans la liste. Sélectionnez la plage nommée Top10 du fichier des valeurs boursières pour créer un lien avec les 10 premières valeurs. Vous pouvez définir la fréquence d'actualisation quand le fichier est ouvert, en réglant le champ « Actualiser tous les : ». Gardez en tête que cette valeur est en secondes.
Cliquez sur OK et vous avez maintenant un lien vers les 10 premières valeurs boursières. Les données seront rafraîchies à partir de la feuille d'origine chaque fois que vous ouvrez la feuille ou régulièrement à l'intervalle de temps spécifié.
You can link to a web page using the External Data dialog as well. Just type in or paste the URL into the drop down box and press enter. You will get the import data dialog discussed in the last article. You will get a list of link names. Unlike the Navigator method, there is no way to preview which element is the one you need. It becomes a matter of trial and error (mostly error). This is why I recommended the Navigator method as the best for linking to web data. You can also use the Navigator to link to named ranges in other documents. Just drag the ranged range into your new document. Not only can we link to data on the web, but we can also link to data in other Calc files. We can import or link entire sheets using the Insert Sheet dialog. If we need just a portion of a sheet, we can create a named range in the original sheet. In a new sheet, we can link to the named range in the original sheet through the External Data dialog. Always keep in mind the difference between linking and importing. Imported data is not affected by changes in the original, but linked data is affected by changes in the original.
Vous pouvez aussi relier une page Web en utilisant la boîte de dialogue Données externes. Tapez simplement l'URL ou collez-la dans la liste déroulante et appuyez sur Entrée. Vous obtiendrez la boîte de dialogue présentée dans le précédent article. Vous obtiendrez une liste de noms de liens. Contrairement à la méthode par le Navigateur, il n'y a pas de possibilité de prévisualiser quel est l'élément recherché. C'est une question de tâtonnements (avec beaucoup d'erreurs). C'est pourquoi je recommande la méthode du Navigateur qui me semble la meilleure pour lier des données du Web.
Vous pouvez utiliser aussi la méthode du Navigateur pour lier des plages nommées à d'autres documents. Il suffit de tirer la plage nommée dans le nouveau document.
Nous pouvons non seulement lier des données sur le Web, mais nous pouvons aussi relier des données d'autres fichiers Calc. Nous pouvons importer ou lier des feuilles entières en utilisant la boîte de dialogue Insérer une feuille. Si nous voulons seulement une partie de la feuille, nous pouvons créer une plage nommée dans la feuille d'origine. Dans la nouvelle feuille, nous pouvons créer un lien vers la plage nommée de la feuille d'origine par la boîte de dialogue Données externes. Gardez toujours en mémoire la différence entre importer et lier. Les données importées ne sont pas affectées par des modifications dans l'original, alors que les données liées sont affectées par ces modifications.