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As best as I can decipher, Drive is the cloud based file storage system that hosts Docs, Sheets and Slides, the three basic apps that comprise the Google Office suite, which is given the generic title of Google Docs. Technically, when you create a doc in Docs, it’s also in Drive. While that may seem a little confusing, installation definitely isn’t—there is none. Go to https://drive.google.com and if you have a Gmail address you merely sign up. If not, get an address and then sign up. Doing so gets you a free 5GB storage space for life with fee-based options going up to somewhere around 1TB. Got a new Chromebook or Chromebox? You get 100GB for 2 years on select models. Otherwise, the only requirements consist of having a computer, tablet or smartphone, some form of internet connectivity, and the Chrome[*] browser.

En le décryptant au mieux, j'ai conclu que Drive est un système de stockage de fichiers basé dans le nuage qui héberge Docs, Sheets (Tableur) et Slides (Présentation), les trois applications de base dans la suite bureautique de Google Office, dont le titre générique est Google Docs. Techniquement, quand vous créez un document dans Docs, il se trouve également dans Drive.

Alors que cela puisse sembler un peu déroutant, l'installation ne l'est pas - il n'y a rien à installer. Allez à https://drive.google.com et si vous avez une adresse Gmail, il suffit de vous inscrire. Sinon, obtenez une adresse et inscrivez-vous ensuite. Ainsi, vous aurez 5 Go d'espace de stockage gratuit à vie avec des options payants qui s'élèvent jusqu'à environ 1 To. Si vous possédez un nouveau Chromebook ou Chromebox, vous obtenez 100 Go pendant 2 ans sur certains modèles.

À part cela, il vous suffit d'avoir un ordinateur, une tablette ou un smartphone, une connexion quelconque à Internet et le navigateur Chrome*.

Sounds great? Well, it is, but remember the following: • Chrome is not only the recommended browser, it’s the only one that’ll work with certain functions such as offline editing. This means if you’re a diehard fan of some other browser, some functions just won’t be included. • Docs, Sheets and Slides are the standards, but over 100 apps are in the Google Web Store ranging from advanced processors to music players (an odd choice for an office suite). • Files are saved to Google Drive or Chrome’s cache (for offline editing—more on that later), so an internet connection at some point is imperative—even if most of your work is offline. If your idea of web surfing is to hover around the local motel once a month or so to swipe their signal, you really should be looking elsewhere. In addition, files are given a https secured web address, so, if you are using a shared signal, make sure it allows the accessing of secured sites.

Vous le trouver génial ? En fait, ça l'est, mais il faut vous souvenir de ce qui suit :

• Chrome n'est pas que le navigateur recommandé, c'est le seul avec lequel vous avez accès à certaines fonctionnalités telles que l'édition hors ligne. Cela veut dire que, si vous êtes fan inconditionnel d'un autre navigateur, vous n'y trouverez tout simplement pas certaines fonctionnalités.

• Docs, Sheets and Slides sont les applis de base, mais vous trouverez plus de 100 applis dans le Google Web Store, de traitements de texte avancés à des lecteurs de musique (choix bizarre pour une suite bureautique).

• Les fichiers sont sauvegardés sur Google Drive ou la cache de Chrome (si vous voulez faire des modifications hors ligne - plus de détails plus tard) ; ainsi, il vous faut absolument une connexion au Net à un moment quelconque, même si, la plupart du temps, vous travailler hors connexion. Si pour vous, « surfer le Web » signifie vous installer casuellement à l'extérieur du petit motel local environ une fois par mois, pour essayer de pirater leur signal, vous devrez vraiment chercher ailleurs. En outre, les fichiers ont un URL https sécurisé ; ainsi, si vous vous servez d'un signal partagé, il faudra vous assurer qu'il permet l'accès aux sites sécurisés.

Following the protocol gets you this: That’s your menu. Get used to it as you’ll be using it a lot. And what of the rest? Well, as you’ll find out as you read on, Google believes in simplicity, so the Create button is your ally here, as it does most of the grunt work. As for the individual apps (they are not called programs), you get the following: So what do they look like? Take a gander right. (Top to bottom:) Docs, the word processor. Gee, ain’t it exciting? Sheets for spreadsheets. Generic but functional. Slides, with color! No, you haven’t gone colorblind and I haven’t gone cheap on black-and-white photos—these are your color schemes with the first two being devoid of anything but murky shades of gray, black and white. Unfortunately, that’s the price of admission for products that use online sourcing—you pretty much have to take what’s offered and lump it otherwise. Only Slides comes with any sense of color in the base format, and that’s only if you set the slides themselves to have color. Otherwise it’s the same blasé format as everything else. Can you jazz them up a bit with options? Not really, since this is an online-only proposition. You can perk up the Chrome browser a bit but not Google Docs or Drive.

Voici ce que vous obtenez en suivant le protocole : C'est le menu. Il faut vous y habituez, car vous allez l'utiliser beaucoup. Et quid du reste ? Eh ben, comme vous allez le découvrir pendant la lecture de cet article, Google croit en la simplicité et le bouton Create est votre ami ici, car il fait la quasi totalité du travail fastidieux.

Quant aux applis même (elles ne se nomment pas des programmes), vous avez ce qui suit :

Bon, à quoi ressemble-t-il ? Regardez à droite. (Du haut en bas :) Docs, le traitement de texte. Oh… c'est passionnant, Non ? Sheets pour le tableur. Générique mais fonctionnel. Des diapos (Slides), en couleur !

Non, vous n'êtes pas devenu daltonien et moi, je ne suis pas devenu mesquin avec des photos en noir et blanc - ce sont les modèles de couleurs dont les deux premiers n'ont que des tons sombres de gris, noir et blanc. Malheureusement, c'est le prix à payer pour des produits qui utilisent le sourcing en ligne - il faut l'avaler ou s'étouffer. Il n'y a que Slides qui vient avec un sens des couleurs dans le format de base, mais ce n'est que si vous réglez les diapositives mêmes en couleur. Autrement, c'est le même format blasé que tout le reste.

Pouvez-vous les agrémenter avec des options ? Pas vraiment, puisque c'est uniquement en ligne. Vous pouvez enjoliver le navigateur Chrome un tout petit peu, mais ni Google Docs ni Drive.

And what of that blue button in the upper right corner? That’s the Share option in anything put on Drive. Clicking it opens a box of options allowing for the sharing of your files via Gmail, Google+, Facebook or Twitter. Of note, I went full-screen for the screenshots which explains the absence of any browser borders. Operational Efficiency As you’ve probably figured by now, these are lightweights compared to commercial versions. However, you are getting them for 100% less than those other options (excepting LibreOffice). As with anything free, there are peccadilloes and oddities to be aware of. First, most reviews state any of these can handle MS and Open-Document files, but is this true? Sort of, but you have to understand the multi-step procedure (and these do apply to other non-Google formats, too): 1. Upload your file(s) to Google Drive. Anything is accepted for Drive storage but remember that doesn’t necessary mean it’ll open in Docs. MS and LibreOffice formats are welcome to the party but you can forget Wordperfect files (they never did open for me). Most of the generic offerings (.txt, .rtf, etc) can also be opened and edited. PDF files can be uploaded but not edited unless options are added.

Et qu'est-ce que c'est que ce bouton bleu dans le coin supérieur droit ? C'est l'option « Share » (partager) et se trouve dans tout ce qui est mis sur Drive. Si vous cliquez dessus, une liste d'options s'affiche vous permettant de partager vos fichiers via Gmail, Google+, Facebook ou Twitter.

N.B. J'ai choisi plein écran pour les captures d'écran, ce qui explique l'absence totale de bordures du navigateur.

Efficacité opérationnelle

Comme vous avez sans doute compris à ce stade, ce sont des poids légers comparés aux versions commerciales. Cependant, vous les obtenez pour 100 % de moins que tous les autres (sauf LibreOffice).

Comme c'est le cas avec tout ce qui est gratuit, vous devez être conscient de ces peccadilles et bizarreries.

Tout d'abord, la plupart des critiques disent que n'importe laquelle d'entre elles peuvent gérer les fichiers MS et Open-Document, mais est-ce la vérité ?

Jusqu'à un point, et il faut comprendre le processus à plusieurs étapes (et celles-ci s'appliquent aussi à d'autres formats non-Google) :

1. Télécharger un/des fichier(s) vers Google Drive. N'importe quel type de fichier peut se stocker sur Drive, mais il faut se souvenir que cela ne signifie pas que le fichier s'ouvrira dans Docs. Les formats MS et LibreOffice sont les bienvenus, mais vous pouvez oublier les fichiers Wordperfect (qui n'ont jamais voulu s'ouvrir pour moi). La plupart des génériques (.txt, .rtf, etc.) peuvent également être ouverts et modifiés. Vous pouvez transférer des fichiers PDF, mais pas les modifier, à moins d'ajouter des optiions.

2. Ask Drive to open the file and while that sounds simple enough, it can get sticky. Docs handles just its .gdoc, .gsheet and .gslides so anything coming in with a different format has to be converted to the appropriate .g suffix. While this is done automatically it does have a quirk or two: * Formats are limited with Docs having just 16 fonts. If you have a foreign document in a font not offered by Docs, you’re flat out of luck. It’ll attempt a conversion and may actually succeed (after quite a while, I might add), but your original fonts will be gone and you’ll get Google’s equivalent (which, as I discovered, is not even remotely close). * Have watermarks? Not an option in Docs (at least not easily), and having these in your original document is a guaranteed failure during the conversion, as I discovered. 3. Once editing is finished, you can download the file off Google Drive in various formats including .docx, .pptx, .odt, .rtf, .txt, .html, .pdf and zipped, or you can publish to the web. Naturally you can also opt to keep it right on Drive if you so desire. * Hold your horses there, partner. Let me clarify that point. You can save Google formats to Drive and you can import nearly any other format to Drive, but you can’t save anything Drive outside of .g formats; however, there is a curious twist. If you download a file in .odt you can turn right around and send it back to Drive in that format. Go figure! * Here’s an example. I did this review in Docs, downloaded it as .odt, and then discovered a few errors. Upon re-uploading the file back to Drive, it converted it again and now I had multiple files. Fortunately, Drive comes with a time and date stamp for each file. These problems also crop up in Sheets and Presentations, too. Use of options in your original files not available in Google Docs is a guaranteed snafu, but, to be fair, that has always been a problem with switching files back and forth between suites. Anybody transferred files back and forth between MS Office programs and the LibreOffice equivalents can testify to this.

2. * Demandez à Drive d'ouvrir le fichier et, alors que cela a l'air tout à fait simple, ça peut s'avérer délicat. Docs ne gère que ses propres .gdoc, .gsheet and .gslides et tout ce qui arrive dans un format différent doit être converti en format .g approprié. Ceci se fait automatiquement, mais il peut faire un ou deux caprices :

• Le formatage est limité, à cause des 16 polices dans Docs. Si vous avez un document étranger dans une police qui n'est pas proposée dans Docs, tant pis pour vous. Il va essayer de le convertir et il se peut qu'il y réussisse (après beaucoup de temps, je dois dire), mais les polices originales auront disparues et vous en obtiendrez les équivalents sous Google (qui, comme je l'ai découvert, n'ont rien à voir).

Vous avez des filigranes ? Pas une options dans Docs (du moins pas facilement) et s'il y en ai dans votre document original, l'échec de la conversion est garanti - je l'ai découvert à mes dépens.

3. Une fois les modifications terminées, vous pouvez transférer le fichier dans divers formats, ailleurs que dans Google Drive. Les divers formats comprennent .docx, .pptx, .odt, .rtf, .txt, .html, .pdf et zippé ou vous pouvez publié sur le Web. Cela va sans dire que vous pouvez également choisir de le garder sur Drive, si vous le désirez.

• Minute, papillon. Permettez-moi de clarifier ce point. Vous pouvez sauvegarder dans les formats Google vers Drive et vous pouvez importer presque n'importe quel autre format vers Drive,mais vous ne pouvez sauvegarder rien d'autre sauf les format .g sur Drive. Cependant, ce n'est pas tout : si vous télécharger un fichier en .odt vous pouvez tout de suite le téléverser sur Drive dans ce format-là. Allez comprendre !

• En voici un exemple. J'ai écrit cette critique sur Docs, je l'ai téléchargé en tant que .odt, puis j'ai découvert quelques erreurs. lorsque je l'ai transféré à nouveau sur Drive, il l'a reconverti et j'avais de fichiers multiples. Heureusement Drive fait figurer l'heure et la date sur chaque fichier.

Ces problèmes surviennent aussi dans Sheets et Presentations. Utiliser des options qui ne sont pas disponibles dans Google Docs dans vos fichiers originaux chamboulera tout, c'est garanti. Mais, pour être juste, cela a toujours été un problème quand vous transférer sans cesse des fichiers d'une suite à une autre. Quiconque a déjà fait des allers et retours de fichiers entre les programmes de MS Office et leurs équivalents dans LibreOffice peut en témoigner.

Second, you must get accustomed to a certain change in procedures.

For example, in most suites you open the corresponding program and then pick a template. In Docs and Sheets you pick the template and it opens the corresponding app (Slides has templates its menu system).

And if you want to see a real case of hyperactivity, take a gander at the autosave function in any of the apps. As soon as typing commences so does autosave. No waiting for a couple hundred characters—as soon as you stop typing or have a pause for punctuation or a brain spasm, it’s saving.

Otherwise, it’s business as usual although your internet connection determines just how well it works. If you have a slow connection, you will notice a certain lagginess. A couple times I found it quicker to just shut down my wireless and go to offline mode when my signal was too weak.

Offline Editing

And what of offline editing, a function that’s highly touted by Google? It works but only if you know the procedure. Unfortunately, it’s not automatically set and must be requested via the main menu. Once established, it applies to all files created in Docs, but I have seen users give up on Docs because offline editing is missing only to later discover it failed because they forgot to initiate the process (hint to Google—make it automatic). ===== 8 ===== Additionally, offline files are stored in Chrome’s cache. Take a hint from me and don’t get overzealous with the cache cleaning, especially if you don’t plan to go online before using offline editing again. Cleaning the cache also wipes out the offline files (don’t worry—they aren’t deleted except from cache).

Of note, there are some reviews that state just Docs and Slides worked offline; however, it appears Sheets is in the mix now, too.

Users must also realize that offline means you’ll have to go online in the near future so Drive can auto-save the changes (it’s done seamlessly to the point you’ll never notice). If for some reason your cache gets wiped before going online again, your changes are goners.

Final Analysis

So what keeps me coming back even with a boatload of restrictions and some odd twists?

It’s basic, it’s free and it works on nearly any computer, tablet or smartphone out there. Just try that with most office suites. While MS, Corel and even OpenOffice/LibreOffice are making strides in cloud suites, they haven’t quite hit the mark yet, or, in the case of the first two, are just too expensive for the average person. ===== 9 ===== Does it fit the bill for everybody? Absolutely not. I imagine students doing complex documents and spreadsheets will find it lacking, as will certain professionals. However, the average person will probably find it quite useful, especially those doing work on a wide variety of portable devices. Several times I’ve found myself on a tablet and come up with a brainstorm. Docs allows me to just visit the site and make notes or start a new file without having to fire up the laptop (which may not even be close at hand).

Okay, so it is a little quirky, carries limited menu options and has all the artistic appeal of badly worn asphalt, but has anybody ever really noticed that many suites today have become so complex it’s like learning a new language? Maybe less is better in this case, just realize your limitations and work with them.

DISCLAIMER:

All of the editing for Full Circle Magazine is done in Google Docs. Free, online, collaborative text editing is the answer to an editor’s prayer. – Gord Campbell

Amen! – Ronnie**